Simplifiez la gestion et le suivi des entretiens de vos équipes !

Un logiciel de gestion des entretiens professionnel est une application digitale pour organiser et suivre chaque étape d'un entretien entre un collaborateur et son manager. En entreprise, différents types d'entretiens ponctuent le parcours professionnel d'un salarié :

• les entretiens annuels d'évaluation des compétences ;
• les entretiens professionnels tous les 2 ans, centrés sur les besoins en formation ;
• les entretiens de carrière, à l'issue d'un cycle de 6 ans ;
• les entretiens de reprise suite à une absence de plus de 3 semaines.

En fonction du secteur d'activité, certains entretiens font partie des pratiques afin de cibler au mieux l'évolution des performances attendues. C'est le cas notamment des équipes commerciales, avec les entretiens de suivi des objectifs.

L'agenda des entretiens est donc à suivre de près. La planification est essentielle afin de ne pas passer à côté d'une rencontre entre le salarié et le manager. Chaque entretien fait l'objet d'une préparation mutuelle à l'aide d'un outil.

Par ailleurs, une retranscription des points forts est attendue de part et d'autre à l'issue de l'entretien afin de servir de base d'échanges et de suivi. Le logiciel de gestion des entretiens simplifie la vie des managers, des collaborateurs et des services RH en automatisant de nombreuses tâches prévisibles.

Destinés à améliorer le management du capital humain, les entretiens individuels et professionnels sont des outils de développement des compétences, d’évolution professionnelle, de gestion de l’organisation du travail et de mesure du climat social.

Ces processus, essentiels à la réussite de l’entreprise, sont exigeants en termes de temps et d’organisation. C’est pourquoi le logiciel de gestion des entretiens d'évaluation ou professionnels a été conçu pour assister les responsables RH et managers sur la totalité des campagnes.

Egalement appelé « entretien d’évaluation », l’entretien individuel est pour le manager, l’occasion d'évaluer les compétences professionnelles du salarié, d’identifier ses points forts et faibles, de vérifier sa charge de travail, de surveiller et contrôler d’éventuels dysfonctionnements et de fixer les objectifs de l’année à venir.

Cet entretien individuel qui est une véritable pierre angulaire de la politique RH de l’entreprise, est à dissocier des rapports et autres comptes rendus d’activité entre managers et salariés. La préparation de l’entretien annuel est essentielle. A cet égard, la mise au point d'un plan d'entretien ainsi que d’une grille d’évaluation est déterminante. Elle donne la tonalité de l’exercice.

Si pour le collaborateur, l'entretien est un moment d’échange sur son activité et sur son avenir, il est pour l’entreprise, l’occasion d’un bilan global. Climat social, cartographie des effectifs et des postes ou encore première étape d’une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), les informations et indicateurs ainsi recueillies orientent la direction des ressources humaines.

Différent de l’entretien annuel d’évaluation, l’entretien professionnel est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié. C’est la loi de 2014 relative à la formation professionnelle, qui a donné lieu à sa création. Réalisé tous les deux ans à l'initiative de l'employeur, il s’agit d’un moment d'échange organisé pour évoquer les aspirations professionnelles, les souhaits d'évolution, la validation des acquis professionnels ainsi que les besoins en formation du salarié. Ce bilan implique le salarié dans la construction et la gestion de son parcours professionnel.

A l’occasion de l’entretien professionnel, l’employeur doit informer le salarié de la possibilité de recourir à des services de CEP gratuits. Les opérateurs du CEP (OPACIF, Apec, Mission locale, Pôle emploi) peuvent aider le salarié à faire le point sur sa situation, ses compétences professionnelles et l’accompagner dans ses projets professionnels.

Les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des entretiens sont multiples. Elles ont pour but d'automatiser certaines tâches répétitives, de faciliter l'organisation des campagnes et de valider chaque étape du circuit de l'entretien.

Le logiciel de gestion des entretiens est une à la planification par les fonctionnalités suivantes :

• création de campagnes d'entretiens individuels ;
• définition de la liste des personnes concernées par la campagne (collaborateurs et responsables de services) ;
• planning prévisionnel des entretiens ;
• convocation automatisée par e-mail ;
• demandes de confirmation ou de report des rendez-vous ;
• ouverture et clôture de la campagne d'entretiens.

Cet outil est également une aide à l'ingénierie de l'entretien. Ses fonctionnalités permettent de créer des contenus sur mesure et adaptés à l'objectif de la rencontre :

• création des outils préparatoires à l'entretien (auto-évaluation ou évaluation 360) ;
• construction des grilles d'évaluation pour le manager ;
• saisie des éléments préparatoires à l'entretien ;
• paramétrage des comptes-rendus ;
• mise en valeur des axes forts de l'entretien.

Le logiciel de gestion des entretiens dispose de fonctionnalités d'interface entre les parties prenantes afin d'assurer le suivi des informations en temps réel :

• formalisation du processus d'entretien avant, pendant et après (convocation, préparation, compte-rendu, validation) ;
• messagerie automatisée pour chaque étape ;
• répartition des rôles et des tâches;

Enfin, le logiciel est un allié technique essentiel au pilotage des campagnes d'entretiens :

• saisie directe dans les formulaires d'entretien ;
• actualisation permanente du planning des entretiens ;
• état d'avancement de la campagne ;
• rapports statistiques sur les campagnes en cours.

L'utilisation d'un logiciel de gestion est bénéfique pour chaque partie prenante de l'entreprise. Il facilite la communication interne en entreprise. Les entretiens sont définis selon un cadre bien structuré.

Un plus pour le collaborateur

Le logiciel de gestion des entretiens simplifie chaque étape d'une campagne. Les collaborateurs ont la possibilité de valider ou demander un report de date d'entretien en réponse à la convocation.

Ils ont accès aux outils préparatoires à l'entretien et peuvent ainsi travailler leur rencontre en amont et à leur rythme. Par la suite, ils bénéficient d'un compte-rendu détaillé, qu'ils peuvent co-signer en un clic.

Un indispensable pour le manager

La planification des entretiens est continue et chronophage. Le logiciel de gestion des entretiens permet de centraliser les données liées à chaque cycle d'entretien. Les paramétrages personnalisés donnent accès à des extractions de listes de personnes concernées par les entretiens. Il n'y a plus besoin de chercher dans chaque dossier du personnel leur date d'entrée pour suivre les cycles des entretiens.

La vue d'ensemble sur l'état d'avancement des campagnes donne des repères précis aux responsables. Ils disposent des informations en temps réel et peuvent ainsi valider chaque étape afin de passer à la phase suivante en quelques clics.

L'utilisation d'un logiciel facilite la mise en lien entre le capital humain et la performance de l'entreprise. Les objectifs individuels sont rassemblés sur l'application. Ces informations faciles d'accès permettent aux responsables d'identifier les axes de la gestion :

• des compétences ;
• des carrières ;
• des performances individuelles et collectives.

La gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP) est facilitée. Les compétences sont identifiées.

Un allié de taille pour le service RH

Le recours à un logiciel de gestion des entretiens permet de construire une politique des ressources humaines, alliant suivi et bonnes pratiques. Les grilles d'entretien et les procédures sont harmonisées et peuvent s'actualiser de façon simple. Leur diffusion est facilitée via la plateforme partagée.

La planification et les automatisations réduisent les risques d'erreur ou d'omission de phases d'entretien pour chaque collaborateur. L'organisation des campagnes d'ampleur n'a jamais été aussi simple.

Les données sensibles liées au personnel sont sécurisées via un accès réservé. Les logiciels de gestion des entretiens sont conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), une obligation pour l'employeur. Cette sécurisation participe à la relation de confiance entre l'entreprise et les collaborateurs.

L'outil de gestion des entretiens doit correspondre à vos attentes. Il doit représenter un gain de temps et de productivité pour votre entreprise, et non l'inverse. Afin d'opter pour le bon logiciel, quelques critères sont bons à prendre :

• le caractère intuitif de l'interface : l'outil doit être simple à utiliser par n'importe quel professionnel. Ne faites pas l'impasse sur l'expérience utilisateur, au risque de sous-utiliser l'application. C'est la clé d'entrée d'un bon logiciel.
• le caractère modulable de la solution : les dispositions légales en matière d'entretien sont évolutives. Vous devez disposer de garanties de la part de l'éditeur du logiciel quant à son développement. Cela implique du côté de l'éditeur une parfaite maîtrise des politiques de ressources humaines.
• la personnalisation du paramétrage : les lois en matière de droit du travail incombent à toutes les entreprises, mais chaque organisation a son ADN et sa façon de procéder. Veillez à choisir un logiciel capable de traduire votre politique RH (charte graphique, formulaires d'entretiens, typologie des rencontres).
• un service client présent à vos côtés : la société éditrice du logiciel doit être en mesure d'assurer un accompagnement de sa clientèle. Soyez donc pointilleux quant aux conditions d'assistance proposées.
• la sécurisation des données RH : le logiciel choisi doit obligatoirement être certifié conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). L'éditeur doit vous présenter ses garanties sur ce sujet.
• la compatibilité avec votre SIRH existant : cette caractéristique vous fera gagner un temps précieux sur les actualisations de vos listes du personnel. Oubliez le phénomène de double saisie des bases de données.

Il n'y a pas de secret : réussir la mise en place d'un logiciel repose sur une bonne anticipation du déploiement. Ainsi, quelques étapes s'avèrent indispensables avant l'installation technique de votre logiciel pour un projet qui fait sens dans votre organisation :

• Identifiez votre besoin en gestion des entretiens. Qu'attendez-vous exactement d'un logiciel ? Quelles sont vos priorités ? Il peut s'agir de gagner du temps, d'améliorer le suivi de vos campagnes ou encore de développer votre vision stratégique des compétences. Ces réponses vont aiguiller la suite de votre démarche.
• Définissez votre budget en achat et maintenance. Un logiciel de gestion représente un investissement pour votre entreprise. Le fait de définir un budget au préalable vous donne une ligne de conduite pour prendre vos décisions. Les abonnements sont souvent basés sur le volume des salariés ou le nombre d'utilisateurs. Rassemblez les données nécessaires pour établir votre budget.
• Anticipez la typologie et la volumétrie des entretiens. Qu'allez-vous demander exactement à votre logiciel ? Quelles sont vos pratiques en matière d'entretiens professionnels ? Vous pouvez définir les types d'entretiens, leur fréquence et le volume prévisionnel annuel.
• Préparez les paramétrages. Les réponses aux questions précédentes vont définir une vision assez précise des options et applications nécessaires pour l'installation de votre logiciel.
• Formez le personnel à l'outil de gestion. Les collaborateurs, les managers et le service RH doivent maîtriser les fonctionnalités du logiciel pour une bonne prise en main.

Choisir Eurécia, c'est opter pour une solution 100 % modulable pour la gestion de vos ressources humaines. Le SIRH Eurécia s'adapte à votre besoin sur toute la ligne, en vous proposant des modules à intégrer au gré de votre développement.

Le logiciel Entretiens Eurécia allie toutes les fonctionnalités pour vous simplifier la gestion et le suivi de vos temps de rencontres avec les salariés :

• vous pouvez intégrer toutes vos catégories d'entretiens (annuels, professionnels, de carrière, etc.) ;
• les entretiens de reprise d'activité suite à une absence de longue durée sont identifiés afin de ne rien oublier ;
• les salariés ont accès à tout leur historique d'entretiens et peuvent ceux à venir via l'application ;
• vous pouvez créer tous les supports dont vous avez besoin pour mener vos entretiens.

Simplifiez votre quotidien en entreprise avec un outil à la hauteur de vos talents. Bonne nouvelle ! Le logiciel Entretiens complète parfaitement les modules RH de dossiers du personnel ou de gestion de la paie. N'attendez plus et poussez les portes d'une démo avec l'un de nos experts RH.