Le calcul des frais kilométriques peut parfois être déroutant pour vos collaborateurs notamment lorsqu’ils franchissent les seuils définis par le barème Urssaf ou par votre propre barème.

A chaque dépense enregistrée, Eurécia calcule automatiquement le montant à rembourser en fonction du barème à appliquer. Des régularisations peuvent s’opérer notamment lors de ces fameux changements de tranches ou lors de la publication du nouveau barème qui se fait souvent avec quelques mois de retards….

Mais pas de panique, ces régularisations sont effectuées afin de vous assurer une parfaite équité entre ce qui est remboursé et ce qui doit être remboursé.

 

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Qui est concerné par cet article ?

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Les administrateurs d'Eurécia en charge du paramétrage mais aussi tous les utilisateurs du module Note de frais qui se poseraient des questions.

 

Au programme dans cet article :

 

Mais que dit la loi ?

Les frais kilométriques définissent les frais engagés lors de l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Ils permettent donc à un dirigeant ou à un salarié, de se faire rembourser les frais liés à l’utilisation de son véhicule personnel, pour les besoins de son activité professionnelle.

Un barème publié chaque année permet de calculer le montant des indemnités kilométriques à verser. Il tient compte du véhicule utilisé, du nombre de chevaux et de la distance parcourue durant l’année civile.

 

Calcul du montant à rembourser

 

Le barème kilométrique

Par défaut, Eurécia utilise le barème légal français publié chaque année (Voir le barème fiscal / URSSAF). Celui-ci se base sur le type de véhicule, la puissance fiscale, la date du trajet et notre fameux nombre de kilomètres effectués depuis le début de l’année.

En clair, le montant à rembourser par kilomètre effectué est différent en fonction de si vous parcourez :

  • Moins de 5.000 km/an,
  • entre 5.000 et 20.000 km/an
  • et plus de +20.000 km /an.

Une régularisation s’opère donc sur la totalité des kilomètres parcourus depuis le début de l’année lorsque vous franchissez l’un de ces seuils.

 

La règle de calcul

La règle de calcul du montant des indemnités kilométriques est donc la suivante :

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TKM = Total des Kilomètres parcourus depuis le début de l'année avec ce même véhicule

CM = Coefficient Multiplicateur (montant à rembourser par kilomètre en fonction de la puissance fiscale et nu nombre de kilomètre parcourus. cf. barème kilométrique)

CA = Coefficient Additionnel : montant fixe à rembourser qui s'applique au-delà d'un certain nombre de kilomètres parcourus. Selon le barème français, un montant fixe n'est appliqué que si le salarié a réalisé plus de 5.000 depuis le début de l'année

MR = montant déjà remboursé pour ce véhicule depuis le début de l'année

 

En pratique !

En 2021, le barème à appliquer est celui-ci :

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Prenons l’exemple de Jérémy qui roule dans une magnifique voiture blanche de 5CV de marque allemande (mais nous ne dirons par laquelle ).

  • Pour les 5000 premiers kilomètres

Rien de plus simple, le nombre de kilomètres effectués est multiplié par un taux défini en fonction de la puissance du véhicule.

Son véhicule fait 5CV, le barème Urssaf indique qu’il doit être remboursé de 0.548€ par kilomètre parcouru.

S’il effectue 150 km pour se rendre à Carcassonne, il doit donc être remboursé de 150x0.0548 = 82.20€

  • A partir du 5001ème kilomètre

Les choses se complexifient un peu. Le nombre de kilomètres effectués est multiplié par un nouveau taux auquel on ajoute un coefficient additionnel.

Jérémy se dit donc que lorsqu’il effectuera 250 km pour aller à Bordeaux dans cette tranche, il touchera :

(250x0.308) + 1200€ = 1277 €

 

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Mais malheureusement Jérémy cela ne fonctionne pas comme ça …

Ce coefficient additionnel permet de compenser la baisse du taux de remboursement. Ce nouveau barème doit s’appliquer à la totalité des kilomètres parcourus depuis le début de l’année et non pas aux seuls kilomètres effectués au-delà de 5000km.

 

Imaginons qu’avant d’aller à Bordeaux Jérémy avait parcouru 4950 km depuis le début de l’année et avait déjà touché 2 713 € de remboursement.

Lorsqu’il va déclarer ses 250 km, il aura donc parcouru 5200km en tout. Voici le calcul qui sera effectué :

Montant à rembourser = TKM x CM + CA – MR = (5200x0.308) + 1200 – 2713 = 88.6 €

 

 

Détail du calcul

Le détail du calcul effectué est disponible dans la note de frais en cliquant sur 'information'. Les distances parcourues sont indiquées en déployant le détail des dépenses :

 

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Pourquoi le montant à rembourser peut-il être négatif ?

Le montant peut être négatif quand il y a eu :

  • Une erreur dans la puissance fiscale du véhicule
  • Une erreur dans le barème appliqué
  • Un trop perçu suite à une erreur de saisie des frais kilométriques (le plus fréquent )

Mais dans tous les cas, il n'y a pas d’inquiétudes à avoir. Les indemnités kilométriques négatives proviennent toujours d'un trop perçu de certains collaborateurs qui ont été remboursés avec un taux / km supérieur à celui de la tranche kilométrique dans laquelle ils se situent réellement.

 

Exemple

Sébastien a effectué 7 669 km depuis le début de l'année et il a été remboursé avec un taux de 0.574€/km correspondant à la tranche véhicule 6 cv et -5.000 km / an, selon le paramétrage initialement défini.

Or comme il a déjà réalisé 7669 km. Il aurait du être remboursé avec le taux 0.32€/km + un coefficient additionnel de 1244€. Il a donc été remboursé avec un taux / km plus généreux que ce qui aurait du être.

Lors de la réalisation d'une nouvelle dépense de type Frais km dans laquelle désormais le barème officiel français est appliqué, une régularisation automatique est proposée.

 

Calcul effectué :

Il a été remboursé à un taux de 0.568 € / km soit un total de 4129.65 € depuis le début de l'année.

Il aurait du être remboursé d'un total de 7669 x 0.32 + 1244 = 3698.08 €.

Il a donc un trop perçu de 4129.65 - 3698.08 = 431.57 €

 

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - Remboursement des dépenses pro - Frais professionnels - Demande prise en charge des dépenses de déplacement - empreinte carbone - Tri des dépenses - Affichage montant dans le paramétrage des notes - Filtres et options d'affichage - Méthode de calcul - Somme des dépenses à rembourser