Vous savez combien l’onboarding est un process crucial pour mettre vos nouveaux collaborateurs dans les meilleures conditions de réussite dans votre entreprise, les rendre opérationnels et performants - mais aussi fidèles à votre organisation.
Quand il s’agit de stagiaires ou d’alternants, autre chose se joue également : le fait de donner envie à ces étudiants de poursuivre leur carrière dans votre entreprise. Car un jeune talent motivé, formé tôt à vos process et votre culture, est un véritable atout pour votre entreprise !
Vous vous demandez comment procéder à une bonne intégration de vos stagiaires et alternants ? Vous êtes au bon endroit pour découvrir comment réussir cette étape-clé.
Les enjeux de l’intégration de vos stagiaires et alternants
Pour comprendre comment bien accueillir vos stagiaires et alternants, il s’agit d’abord de bien comprendre qui ils sont.
Votre alternant ou stagiaire est généralement une personne peu expérimentée dans le monde du travail. Il ne possède probablement pas encore toutes les compétences nécessaires pour remplir pleinement son poste, voire n’a peut-être jamais travaillé dans une entreprise ! Il est donc nécessaire de le guider dans ses premières missions, pour le rendre opérationnel de manière structurée.
Qui plus est, votre collaborateur sera présent dans votre entreprise sur une période de temps assez limitée - notamment s’il ne s’agit que d’un stage de 6 mois. Il vous est donc nécessaire de le rendre opérationnel rapidement, pour qu’il délivre de la valeur à votre entreprise, et sorte de son expérience dans votre organisation avec une vraie plus-value.
Enfin, ces collaborateurs sont généralement très jeunes. En ce sens, ils ont des attentes spécifiques en termes d’environnement de travail par rapport à leurs collègues plus âgés. Certains ont un rapport au monde de l’entreprise plus “idéalisé” que leurs aînés, d’autres le verront comme moins attractif. Quel que soit le profil de votre alternant ou stagiaire, c’est une certitude : il recherche une ambiance de travail et des process managériaux engageants pour lui, qui donnent du sens à son début de carrière.
🚀 Alors à vous de réussir leur intégration avec brio en prenant en considération ces enjeux !
Comment structurer le process d’intégration de vos collaborateurs étudiants ?
Tout d’abord, le meilleur conseil que l’on puisse vous donner est de considérer votre alternant ou stagiaire comme un collaborateur à part entière. Qu’il possède ou non toutes les compétences requises pour son poste, il a besoin de vous lui fixiez des objectifs, des missions, des métriques-clés pour suivre l’évolution de son travail et de ses compétences.
Ces éléments sont cruciaux pour pouvoir le guider dans l’amélioration de ses missions quotidiennes, mais aussi apporter une véritable valeur ajoutée à l’étudiant. Grâce à un process d’intégration bien structuré, il découvre véritablement ce qu’est le travail dans une entreprise comme la vôtre.
D’où le fait de créer un process et planning d’onboarding bien ficelés, comme vous le faites pour des collaborateurs en CDD ou CDI.
L’intégration de vos stagiaires et alternants doit comprendre les différentes phases suivantes :
Accueil : distribution d’un livret d’accueil, et rencontre avec la personne référente (maître de stage ou tuteur).
Découverte de l’entreprise et de son poste de travail : découverte de sa position dans l’entreprise, visite de l’entreprise, mise en place du matériel et des outils de travail nécessaires…
Découverte de ses collègues : petit déjeuner ou déjeuner d’accueil.
Distribution des missions qu’il aura à effectuer au cours de son stage ou de son alternance.
Formation : développement progressif des compétences nécessaires pour prendre en charge ses missions.
Bilans et feedback : évaluations basées sur les KPI définis en amont + récolte du feedback du jeune collaborateur.
Le tout échelonné sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois si nécessaire.
6 conseils pour bien intégrer vos nouvelles recrues stagiaires et alternantes
Prêt à réussir le process d’onboarding de vos alternants et stagiaires ? La réponse est oui, grâce aux conseils malins suivants !
Commencer l’intégration… avant l’intégration
On parle beaucoup d’intégration… mais avez-vous pensé à la période de pré-boarding, soit celle avant l’onboarding ? Elle est tout autant cruciale. En effet, les stagiaires et alternants ont souvent plusieurs options d’entreprises à intégrer. Vous devez vous démarquer avant même que votre recrue accepte de rejoindre vos équipes.
Pour cela :
Présentez les éléments attractifs que votre entreprise lui permettra d’obtenir dans sa carrière : télétravail, avantages sociaux, missions intéressantes, montée en compétences, accompagnement managérial…
Présentez des exemples d’alternants ou de stagiaires qui ont apprécié leur parcours dans votre entreprise.
Tenez votre recrue au courant de l’évolution du process de recrutement, pour qu’il ne se désintéresse pas de sa candidature chez vous.
Soigner la journée d’accueil des jeunes collaborateurs
Votre stagiaire ou alternant ne connaît généralement que peu le monde de l’entreprise. Alors pour lui, la première journée dans votre organisation peut être d’autant plus intimidante ! Soignez-la donc avec attention.
Préparez en amont toute la partie administrative (signature du contrat d’alternance ou de stage, mise en place de son matériel…), pour qu’il n’ait plus qu’à se poser à son poste de travail rapidement.
Annoncez-lui également toutes les étapes de l’onboarding qu’il va suivre, pour lui permettre de se projeter. Et le conseil suivant s’applique également à cette première journée…
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Miser sur leur intégration sociale
Quoi de mieux pour rassurer et accompagner un jeune peu expérimenté dans votre entreprise que ses collègues ? L’intégration sociale de votre recrue sera clé pour l’aider à se sentir à l’aise et opérationnel rapidement.
Par exemple, en plus du référent du jeune, vous pouvez lui attribuer un mentor avec lequel il n’a aucun lien hiérarchique défini. Celui-ci lui sera d’une aide précieuse pour partager son ressenti, et poser toutes les questions qu’il a en tête.
Vous pouvez également lui proposer une journée d’immersion dans un autre service, pour qu’il comprenne le lien des différents pôles entre eux.
Veillez également à créer un lien fort entre le jeune et son référent. Pour ce faire, mettez en place des entretiens en one-to-one réguliers, et noter tout ce qui en découle pour faire un véritable suivi dans le temps.
💡 Le conseil en plus ? Utilisez un logiciel d’entretiens dédié pour améliorer ce suivi.
Mettre en place une formation adaptée à leur niveau d’expérience
Votre jeune recrue va avoir besoin de monter en compétences pour devenir de plus en plus autonome au cours de son stage ou de son alternance. Pour ce faire, préparez-lui une formation continue digne de ce nom.
Commencez par analyser les compétences développées au cours de son parcours de formation initiale, et à mettre en place de formations théoriques, mais surtout pratiques, pour mettre en application les compétences apprises. Pensez également à le former aux soft skills et à la posture qu’il doit adopter au sein d’une entreprise.
Le développement de cette formation doit se faire dans un véritable parcours, sur plusieurs mois, comprenant des évaluations de mi-parcours et une évaluation finale pour bien saisir la mesure de l’évolution des compétences du jeune collaborateur.
Faire découvrir votre culture d’entreprise
La découverte de votre culture d’entreprise est nécessaire à vos jeunes recrues, car vos stagiaires ou alternants représentent aussi bien l’entreprise que n’importe quel collaborateur !
Veillez donc à leur faire découvrir la mission et la vision de l’entreprise, ainsi que ses valeurs et ses codes. Cette découverte peut se faire via une formation dédiée, et l’accompagnement d’une personne référente en la matière.
Récolter du feedback des nouveaux collaborateurs
Tout alternant ou stagiaire apporte une vision neuve et fraîche de votre entreprise, et du monde du travail en tant que tel. Une vision intéressante pour améliorer vos parcours d’onboarding et vos process actuels !
En effet, les stagiaires et alternants sont une véritable richesse pour l’entreprise ! Écoutez donc de près ce qu’ils ont à vous dire de leur expérience. Par exemple, vous pouvez lui demander de rédiger un rapport d’étonnement 1 mois après son arrivée dans l’entreprise, ou bien récolter son feedback anonymement via un outil dédié.
Vous êtes fin prêt à mener à bien l’intégration de vos stagiaires et alternants. Et pour vous simplifier la vie, rien de tel qu’un logiciel d’onboarding spécifiquement conçu pour cela. Le module Onboarding du SIRH Eurécia vous permet de suivre l’avancement des différentes étapes de vos onboardings, et d’automatiser les tâches administratives qui y sont liées. Vous auriez tort de vous en passer !
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