Déménagement d’entreprise : la checklist et les bonnes pratiques

Ça y est le grand jour du déménagement de votre entreprise est acté et vous êtes chargé(e) de piloter le projet !

Changement d’adresse, communication interne, logistique, gestion des prestataires… Un projet qui fait tourner la tête avant même de s’y attaquer, tant il y a de choses auxquelles penser. En effet, un déménagement d’entreprise est délicat et demande une organisation rigoureuse. Il est important d’anticiper les missions pour ne rien oublier et mener à bien le projet.

Pas de panique, on a pensé à vous ! Et en plus on vous partage le retour d’expérience d’Aurélie d’Eurécia pour embarquer les collaborateurs dans votre déménagement. Elle a organisé le nôtre au Campus Eurécia et vous livre ses bonnes pratiques et son fichier de suivi pour une organisation aux petits oignons !

Comment organiser un déménagement d'entreprise ?

Aurélie d'Eurécia nous partage ses conseils suite à notre dernier déménagement !

Pour un déménagement d’entreprise réussi, vous l’avez compris, tout réside dans la préparation. Il est donc conseillé de s’y prendre au moins 6 mois à l’avance afin de pouvoir réaliser toutes les démarches et formalités administratives avant le jour J. Poser le préavis, étudier les contrats des collaborateurs, faire l’état des lieux des travaux à réaliser mais aussi, informer les collaborateurs, trier les documents et archives, informer les prestataires sur le changement d’adresse …

Les actions sont nombreuses. Et pour ne rien oublier, avec l’aide d’Aurélie, nous vous avons concocté un fichier complet pour faire un suivi optimum de votre déménagement : checklist des missions, calendrier, gestion des commandes de mobilier, annuaire et liste de changement d’adresse. Tout pour réussir votre déménagement !

Quelles sont les obligations de l'employeur pour le déménagement d'entreprise ?

Quelles sont les règles pour un déménagement ? Les collaborateurs peuvent-ils refuser ce déménagement ? On fait le point …

Premièrement, l’employeur doit consulter le comité social d’entreprise et le CHSCT (à partir de 50 collaborateurs) avant tout déménagement. Article L4742-1 du Code du travail. Lors de cette consultation il doit présenter le projet aux représentants du personnel afin qu’ils évaluent l’impact de ce déménagement sur les conditions de travail des collaborateurs mais aussi de santé et de sécurité.

A ce sujet, Aurélie nous rappelle également ne pas oublier de modifier le DUERP (document d’évaluation des risques professionnels). Au-delà d’être important, il est obligatoire ! En changeant de locaux, les risques évoluent. Il est alors essentiel de reprendre le document unique d’évaluation des risques professionnels, de consulter la médecine du travail ainsi que les collaborateurs formés en santé et sécurité au travail (SST). Pas de précipitation, vous avez jusqu’à six mois après le déménagement. 

Enfin, si votre entreprise déménage dans un autre secteur géographique, une modification du contrat de travail des salariés est à prévoir. Les collaborateurs devront être prévenus par courrier recommandé avec accusé de réception de cette modification.

Quels sont les droits du salarié quand son entreprise déménage ?

Comme nous venons de le voir, si le déménagement se fait dans le même secteur géographique, l’employeur n’a pas besoin d’obtenir l’accord du collaborateur.

Mais si celui-ci s’effectue dans un autre secteur, le collaborateur bénéficie d’un mois à compter de la réception du courrier de l’employeur pour accepter ou refuser cette modification au contrat de travail. Passé ce délai, l’employeur considère la modification comme acceptée.

Quel est l’impact du déménagement d’entreprise ?

Au-delà des aspects pratiques et logistiques, le plus important dans un déménagement d’entreprise est d’embarquer les collaborateurs et de les accompagner dans le changement.

Et pour parler de ce sujet, on laisse la parole à Aurélie d’Eurécia : 

« Ma plus grande préoccupation a été de m’assurer que tous les collaborateurs puissent continuer à travailler correctement avec le confort qu’ils connaissent. L’expérience collaborateur est un vrai enjeu pour l’entreprise, il est donc primordial de s’y prendre au plus tôt pour un déménagement.

Pour embarquer le collectif dans cette transition, je suis allée chercher les collaborateurs les plus motivés, des ambassadeurs qui ont pris un rôle de porte-parole au sein de leur équipe. Il ne faut pas hésiter à répéter les choses, à parler du déménagement souvent pour soulever les questions et lever les tabous. Au tout début il y a eu quelques réfractaires au changement, mais cela s’est vite dissipé après avoir donnée des réponses à leurs craintes.

Il est également hyper important que la direction soit un moteur de ce changement. Chez Eurécia, le CEO a parlé du projet très tôt à toutes les équipes et en toute transparence. Il a commencé plus d'un an avant !

Environ six mois en amont, j’ai également beaucoup échangé avec les managers pour les sensibiliser à la réorganisation des bureaux, à l’importance de communiquer avec les collaborateurs sur ce sujet et de faire remonter les craintes et les suggestions. Nous les avons aussi consultés pour faire le point sur les postes de travail, les espaces communs de travail, la façon de communiquer avec leurs équipes ou encore imaginer comment être plus créatifs grâce aux nouveaux espaces. Cela a été un vrai travail d’équipe et transverse dans l’entreprise.

Les jours précédents le déménagement, j'ai partagé une note complète avec toutes les infos pratiques sur le fonctionnement de nos nouveaux locaux qui répondait aux questions habituelles des équipes.

Enfin, nous avons distribué un kit de déménagement à nos collaborateurs. Il y avait des goodies pratiques comme un mug, un porte badge, un carnet, un stylo, un plan des nouveaux locaux mais aussi des choses plus ludiques comme des bonbons ou des autocollants. Cela a été très bien accueilli ! 

Le jour J, nous avons organisé un petit déjeuner d’inauguration pour fêter notre arrivée dans les locaux. C’est un vrai moment convivial qui fédère toutes les équipes, que je recommande fortement. »

Aurélie nous rappelle l’importance de mettre à jour le livret d’accueil de l’entreprise. Et oui ! Les bons plans resto, les codes d’accès, les informations pratiques… Tout change lors du déménagement, alors pensez-y ! D’ailleurs, nous avons un modèle de livret d’accueil personnalisable et gratuit à vous proposer.

Ça y est, vous avez tous les éléments en main pour préparer votre déménagement en toute sérénité ? Forcément, il y aura quelques aléas, mais ça va bien se passer ! Bon courage et bon déménagement !