Avec la crise sanitaire survenue en 2020, qui a entraîné deux confinements en France, les entreprises ont été bien obligées de s'adapter pour que les collaborateurs puissent poursuivre leur travail à distance et dans des conditions convenables.
Dans les services de recrutement les pratiques, déjà bien informatisées, étaient toutefois pensées pour un mode de travail en présentiel.
Les données et logiciels étaient souvent stockés dans des serveurs accessibles seulement depuis le bureau ou même imprimés et classés dans des dossiers et beaucoup d'informations passaient par des discussions informelles avec les collègues.
Sans compter la logistique autour des entretiens de recrutements, qui a dû être repensée dans son intégralité.
Un an plus tard, on peut dire que tout cela a bien évolué. Malgré tout, il s'agit d'une organisation adoptée dans l'urgence. Si le télétravail perdure, ce qui semble être le cas, l'enjeu est aujourd'hui d'adopter un fonctionnement efficace et pratique, dans lequel il sera parfaitement intégré.
Dans cet article, je vous donne quelques conseils pour une stratégie de recrutement à distance pérenne et performante.
Qu'entend-on exactement par recrutement à distance ?
Bien loin de se réduire à l'examen des candidatures et à la conduite d'un entretien au téléphone, la stratégie de recrutement à distance consiste à digitaliser 100% du funnel de recrutement. Cela commence à l'élaboration d'une fiche de poste et se termine à l'issue du processus d'onboarding du nouveau collaborateur.
Selon les processus de recrutement ayant cours dans votre entreprise, il peut donc y avoir un nombre important d'étapes qui devront être repensées pour s'adapter au télétravail.
Recruter à distance peut être un véritable bouleversement, surtout quand on n'a pas l'habitude. L'expérience candidat doit être redessinée, il faut changer ses méthodes de travail et passer du temps à former l'équipe sur les nouvelles pratiques.
Ceci étant, les outils digitaux qui rendent ce mode de recrutement possible font très souvent gagner du temps aux recruteurs. De plus, cela atténue les biais cognitifs que l'on peut avoir en rencontrant quelqu'un.
Étape 1 : Poser à plat son processus de recrutement
L'enjeu lorsqu'on commence à travailler à distance, c'est souvent l'accès aux bonnes données, aux outils de travail et la circulation des informations entre les membres de l'équipe.
Une fois seul·e chez soi, on se rend compte qu'une grande partie de la connaissance passe par des échanges informels qu'il est beaucoup plus compliqué d'avoir en télétravail. Les éventuels manques d'informations sont plus faciles à combler quand il suffit de glisser à la pause café "au fait, tu en es où, toi, de cette candidature ?".
C'est pourquoi il est nécessaire de commencer par faire un état des lieux de l'existant.
Pour chaque étape de votre processus, décidez si la méthode de travail est adaptée au distanciel. Demandez-vous :
- Comment fonctionnons-nous ?
- Quels sont les outils utilisés ? Pouvons-nous nous en servir ailleurs qu'au bureau ?
- Est-ce que tous les collaborateurs auront accès facilement aux données à jour ?
- Est-ce que cette organisation est plus fastidieuse chez vous ?
- Est-ce que cela implique de recevoir une personne sur le lieu de travail ?
Ainsi, vous aurez une meilleure connaissance des points forts et faibles de votre stratégie actuelle et vous saurez quel genre d'outils chercher, si besoin est.
Étape 2 - Se préparer techniquement
S'il ressort de votre analyse que certaines méthodes de travail ne sont pas adaptées au télétravail, il vous faudra sûrement investir dans des outils spécifiques.
Voici un panel de logiciels qui faciliteront votre travail à distance :
- Les drives (Google, Outlook,...) sont des espaces sécurisés de stockage en ligne dans lesquels vous pouvez créer des dossiers et sous-dossiers de la même manière que sur votre ordinateur. L'avantage, c'est qu'ils sont accessibles depuis n'importe où, du moment que vous avez une connexion internet.
✅ Usages : stocker des CV ou des fichiers de suivi.
- Les suites bureautiques en ligne (Google, Outlook) vous permettent de créer des documents (traitement de texte, tableur, présentation,...) qui seront accessibles aux personnes autorisées. Les documents se synchronisent en temps réel, ce qui permet à chacun de faire ses modifications et d'accéder aux informations à jour.
✅ Usages : rédiger une offre d'emploi, créer un tableau de suivi des candidatures.
- Les outils de gestion des candidatures (ATS) sont des logiciels qui vous permettent de centraliser une bonne partie de vos activités et données. L'interface est bien souvent collaborative, ce qui facilite l'échange d'informations. L'avantage des ATS en ligne, c'est que vous pouvez y accéder chez vous comme au bureau. Ils vous permettent aussi d'éviter la surenchère d'outils qui entraînent souvent une inefficacité des équipes.
✅ Usages : créer des offres d'emploi, les diffuser sur les jobboards, créer des formulaires de candidatures personnalisés, recevoir et suivre toutes vos candidatures, créer une page carrière personnalisée, créer et gérer votre propre CVthèque d'entreprise,...
- Les outils d'évaluation. Si certains d'entre vous avaient l'habitude d'évaluer les candidats en entretien, sachez qu'il existe des outils qui vous permettent de le faire à distance, qu'il s'agisse d'en savoir plus sur la personnalité d'un candidat ou d'évaluer une compétence bien précise.
✅ Usages : évaluer les candidats.
- Pour mener des entretiens, vous avez plusieurs solutions. La plus simple à mettre en place est bien entendu le téléphone, mais il existe également des outils de visioconférence comme Skype ou GoogleMeet, ou encore des outils d'entretien différé. Veillez dans tous les cas à disposer d'une bonne connexion internet et de vous mettre dans un environnement neutre (pas de contre-jour, pas de bruit autour, attention à l'arrière-plan).
✅ Usages : entretiens de recrutement.
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D'une manière générale, faites attention au nombre d'outils que vous avez l'intention d'adopter. Il est tentant de chercher à s'équiper de tous les outils possibles, mais cela ne doit pas alourdir votre processus. Priorisez vos besoins et veillez à ce que vos collaborateurs aient bien pris leurs marques sur un outil avant d'en acheter d'autres. Le risque sinon est de vous retrouver avec des dizaines d'abonnements qui ne serviront à rien car ils ne seront pas utilisés.
Étape 3 : prendre conscience des enjeux humains
Une fois vos processus de recrutement repensés vous allez pouvoir vous lancer. Il est primordial de garder à l'esprit que le contexte est encore inhabituel pour vous comme pour vos candidats. Ils sont finalement peu à être familiers des recrutements à distance.
Cela implique une grande transparence et beaucoup de communication, car un recrutement à distance peut empêcher le candidat de se faire une idée de l'entreprise, s'il n'a pas l'occasion d'y mettre les pieds.
Le candidat doit comprendre dans quel type d'entreprise il met les pieds et ce qu'on attend de lui. Soyez très clair·e sur l'entreprise, le poste, les missions, l'équipe, etc. (on peut même prévoir une "plaquette de présentation" axée RH). Ne partez pas du principe que le candidat posera des questions, car le contexte de communication peut le déstabiliser.
Il doit avoir un aperçu de l'atmosphère générale de l'entreprise, de sa culture. Au-delà du factuel, il faut que vous soyez capable de refléter fidèlement la culture d'entreprise, l'atmosphère de travail dans laquelle vous baignez, pour que le candidat ait une idée de ce qui l'attend et puisse décider que ça lui convient (ou pas).
De votre côté, vous devez déterminer si la personnalité du candidat conviendra à l'entreprise. La communication par écrans interposés et le peu de rencontres peut rendre les gens difficiles à cerner. Réfléchissez à des moyens de faire ressortir cette personnalité, de la laisser s'exprimer.
➡️ Quelques conseils supplémentaires :
Voici quelques conseils en plus pour nourrir votre réflexion :
- J'insiste sur la transparence mais c'est très important : si vous n'êtes pas rassuré·e par le fait de ne jamais rencontrer physiquement votre interlocuteur, il y a des chances pour que ce soit la même chose de son côté. Vous devez gagner sa confiance.
- Pensez à la cooptation : un collaborateur sera vigilant sur le profil de quelqu'un qu'il recommande à l'entreprise car il engage sa crédibilité.
- Pour cerner un candidat le plus précisément possible, les méthodes dites "d'entretiens structurés" sont très intéressantes. L'école du recrutement a fait une série d'articles pertinents sur le sujet.
- N'hésitez pas à faire en sorte que votre candidat rencontre le maximum de personnes possible de votre équipe. Faites plusieurs entretiens avec des personnes différentes pour avoir des points de vue variés.
Si vous souhaitez installer une stratégie de recrutement à distance efficace, le plus important est donc de prendre du recul sur vos pratiques actuelles et de vous informer un petit peu : une multitude d'outils en ligne existent pour vous aider, le plus difficile est de bien définir vos besoins pour être capable de savoir ce qu'il vous faut !
Bons recrutements !
Avec un marché de l'emploi de plus en plus complexe et compétitif, les entreprises doivent rivaliser pour attirer et recruter les meilleurs talents. Pour se démarquer et gagner en efficacité, il est nécessaire d'optimiser en premier lieu son processus de recrutement. Par où commencer ? On vous dit tout dans notre livre blanc dédié au recrutement :
Cet article est écrit dans le cadre d'une collaboration avec Taleez.
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