Avez-vous déjà rencontré des problèmes tels qu’un dossier qui se perd, une erreur de paie, ou un recrutement qui tourne mal ? Lorsqu’elles s’accumulent, ces petites failles sont source de stress et de frustration. Pour vous comme pour vos collaborateurs.
L’objectif des process RH est précisément d’éviter ces situations malheureuses. En organisant et en fluidifiant chaque action, du recrutement à l’offboarding, vous gagnez en efficacité et vous offrez à vos équipes une expérience collaborateur plus sereine et engageante. Dans cet article, on vous explique pourquoi et comment structurer efficacement vos procédures RH.
Pourquoi structurer les process RH ?
Des processus RH mal structurés sont un frein à l’engagement
Imaginez des salariés qui attendent des jours pour voir leurs demandes de congés validées, ou un recrutement qui n’en finit pas. De telles situations ne sont pas sans conséquences sur la motivation des collaborateurs et leur engagement à l’entreprise, en particulier lorsqu’elles se répètent.
L'impact d’un process RH clair et fluide
Quand chaque étape d'une procédure est claire (recrutement, évaluation de performance, gestion des congés), vos équipes savent à quoi s'attendre. Un processus RH bien défini renforce la confiance et la transparence, ce qui impacte directement la rétention des talents.
La sécurité avant tout : prévenir les erreurs coûteuses
Des erreurs administratives peuvent coûter cher. Par exemple, une mauvaise gestion des paies ou des congés expose l'entreprise à des risques de non-conformité légale. En structurant vos procédures RH, vous protégez votre organisation contre ces risques.
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Les processus RH du recrutement à l’offboarding
Le recrutement : transformer chaque étape en opportunité
Une mauvaise expérience candidat a un impact important sur l’entreprise : 58% des candidats partageront leur expérience, 52% ne postuleront plus dans cette structure et pour 57% l’image de l’entreprise est dégradée (baromètre Yaggo 2024). Vous l’aurez donc compris : lorsque le recrutement est mal géré, il entraîne une perte de candidats de qualité et des erreurs coûteuses. Alors qu’en définissant clairement chaque étape du recrutement, en utilisant un ATS pour centraliser les candidatures et en établissant des critères de sélection précis, vous offrez une expérience fluide et professionnelle.
L’onboarding : l’accueil qui fait toute la différence
Un onboarding mal structuré peut nuire à la motivation du nouvel employé. Un parcours d’intégration bien défini permet d’offrir une expérience fluide, de guider le collaborateur et de l’amener rapidement à être opérationnel. Cette étape est cruciale pour l'engagement à long terme (22% des turnover surviennent durant les 45 premiers jours d’un nouvel emploi : les chiffres de l’onboarding 2025).
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La gestion des carrières et des compétences
Une gestion de carrière mal structurée entraîne stagnation et démotivation. Pour maintenir la motivation et réduire le turnover, il est essentiel de suivre l’évolution des talents, de leur offrir des formations et de définir des perspectives d’évolution claires.
La rémunération : garantir transparence et équité
Un cadre de rémunération bien défini empêche les frustrations et montre à vos collaborateurs que leur travail est apprécié à sa juste valeur. Aussi, rendre les critères de rémunération transparents et objectifs renforce la confiance et la fidélité des employés.
Enfin, en ayant un processus clair pour les augmentations et les primes, vous minimisez les risques de malentendus et vous créez un environnement où chacun se sent respecté et valorisé.
L’offboarding : une sortie soignée pour une image renforcée
70% des entreprises n’ont pas encore formalisé de processus d’offboarding (source : Parlons RH). Pourtant, un process bien géré permet de maintenir une relation positive avec les anciens collaborateurs et de récolter des retours précieux pour améliorer l’organisation.
Les étapes pour structurer et formaliser vos process RH
1/ Cartographier les process existants
Cela consiste à recenser tous les process RH en place. Pour visualiser vos processus, vous pouvez utiliser des logigrammes (ou organigrammes de processus) via des outils comme Miro ou PowerPoint. Ils permettent d’identifier les étapes, les boucles, les responsabilités et les points de friction. De cette façon, vous pourrez poser un diagnostic de vos pratiques actuelles, d’identifier les points de friction et les étapes redondantes. Une fois cette cartographie effectuée, vous aurez une vision claire de ce qui fonctionne et de ce qui doit être amélioré.
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2/ Définir les objectifs
Pourquoi structurer vos process ? Pour améliorer la réactivité, garantir la conformité, ou réduire les erreurs ? Clarifiez vos objectifs avant de formaliser vos procédures. Cela permet d’orienter vos efforts et d’évaluer l'impact des changements.
3/ Impliquer les parties prenantes
Les managers et les équipes RH doivent être consultés dès le début. Leur implication est essentielle pour éviter les résistances et garantir que les nouveaux processus répondent aux besoins de l’organisation.
4/ Formaliser les procédures
Une fois les objectifs définis, détaillez chaque étape de chaque process RH de façon à ce que vos process soient clairs et facilement applicables par toutes les parties prenantes. Par exemple, pour le recrutement, cela inclut la définition des critères de sélection, les étapes d’entretien, les outils utilisés, et la communication avec les candidats.
Pour clarifier les rôles et responsabilités de chaque partie prenante, une matrice RACI est un outil simple et très efficace : elle permet de savoir qui est Responsable (R), qui est Approbateur (A), qui doit être Consulté (C) et Informé (I) à chaque étape. Elle est particulièrement utile pour éviter les doublons ou les zones grises, notamment dans les processus comme l’onboarding ou la gestion des absences.
Une fois les rôles et les étapes définis, formalisez chaque processus dans une trame de procédure type (ou SOP – Standard Operating Procedure). Cette trame décrit de façon normée le nom du processus, son objectif, les étapes, les responsables, les outils utilisés et les documents associés. Elle permet d’assurer la cohérence dans le temps et d’optimiser la transmission, notamment en cas de turn-over.
5/ Communiquer et former
Une fois les process RH formalisés, il est crucial de communiquer et de former. Pensez à créer des fiches processus ou checklists accessibles à tous sur l’intranet ou le SIRH, pour que chaque collaborateur ou manager sache quoi faire à chaque étape.
Un outil comme Notion ou SharePoint permet de centraliser et mettre à jour facilement ces documents. Organisez aussi des sessions de formation pour présenter les nouveaux processus à toutes les parties prenantes. Assurez-vous que chacun sait à quoi s'attendre et quels outils utiliser.
6/ Évaluer et ajuster
Les process doivent être continuellement évalués pour en mesurer l’efficacité. Définissez des indicateurs de performance pour chaque processus et ajustez-les en fonction des retours et des résultats obtenus.
Les outils pour structurer ses process RH
L’un des leviers les plus puissants pour structurer vos process RH est d’utiliser les bons outils. Mais comment choisir les bons outils pour chaque étape, du recrutement à l’offboarding ?
Prenons l'exemple du recrutement. Combien de fois avez-vous perdu des heures à trier des candidatures manuellement ? Un ATS (Applicant Tracking System) simplifie ce processus, vous permettant de suivre chaque candidature, d’évaluer les profils plus rapidement et de maintenir une communication fluide avec les candidats.
Mais le recrutement n'est qu'une étape. Une fois vos talents intégrés, comment suivez-vous leur évolution ? Un logiciel de gestion des compétences permet de centraliser et d’analyser les performances de vos collaborateurs. Vous identifiez ainsi les besoins en formation, les opportunités d’évolution et vous gérez efficacement les compétences clés de votre organisation.
Aussi, un SIRH comme Eurécia vous aide à centraliser toutes les informations, des absences à la gestion des performances, et vous offre une vision claire de chaque processus en temps réel.
Ces outils ne sont pas seulement des gains de temps : ils garantissent aussi la conformité et la sécurité des données. Vous réduisez ainsi les risques d'erreurs humaines tout en respectant les obligations légales.
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Rédactrice
Ancienne juriste et RH, Sonia n’a jamais tourné le dos à l’entreprise… même si son rêve était d’écrire des scénarios pour le cinéma. Aujourd’hui…
