Le recrutement est une étape complexe pour les entreprises. Entre les candidatures peu qualifiées, les tâches administratives chronophages et le manque de fluidité de certains outils gratuits, les process gagneraient à être optimisés.
Et une fois le bon profil trouvé, la collaboration n’est pas encore garantie. Avec 22% de démissions qui ont eu lieu au cours des trois premiers mois dans l’entreprise en 2022, la réussite de l’onboarding conditionne la suite de la collaboration.
Fort heureusement, il existe des logiciels sur lesquels vous appuyer pour optimiser vos process de recrutement et d’intégration ! On fait le point.
7 manières d’optimiser les process de recrutement grâce à la digitalisation
1- La multidiffusion des annonces
Avec un ATS (appelé aussi logiciel de recrutement), vous pouvez créer votre annonce et la diffuser automatiquement sur de nombreux sites d’emploi en seulement quelques clics. Sachant que la diffusion d’une annonce sur un site emploi prend environ 10 à 15 minutes, plus il y a de jobboards, plus la tâche est longue. C’est donc un véritable gain de temps.
2- Le sourcing de candidats qualifiés
Vous passez du temps à chasser des profils qualifiés sur LinkedIn et sur les sites emploi spécialisés ? Vous sauvegardez les candidats qui vous intéressent dans un fichier personnel, et le jour où vous en avez besoin vous ne savez plus où il se trouve ? Avec un logiciel de recrutement, c’est terminé !
Concrètement, l’ATS propose une fonctionnalité permettant d’importer un profil en quelques clics depuis Google ou LinkedIn. Pour cela, il vous suffit de choisir l’offre d’emploi à laquelle associer le profil et d’importer son CV. Le logiciel renseigne ensuite automatiquement les informations du candidat dans les champs adéquats.
3- La centralisation des recrutements
Où en est le recrutement ? Quels candidats ont été reçus en entretien ? Qu’a pensé le manager du profil candidat ? Ces informations sont centralisées dans un seul et même espace. En un clin d’œil, vous pouvez visualiser l’avancement de vos recrutements, les derniers échanges avec les postulants et les commentaires des managers. Tout va donc plus vite.
4- La création d’une CVthèque
La gestion des compétences est une mission clé des professionnels RH, mais qui prend du temps autant qu’elle est fastidieuse. Avec un ATS qui propose une CVthèque, vous avez la possibilité de centraliser les candidatures reçues et ainsi de créer un vivier de talents qualifiés. Lors de vos futurs recrutements, vous pourrez identifier les profils intéressants en faisant une recherche par filtres (métier, compétences, localisation).
5- La mise en ligne d’un site carrière
33% des candidats déclarent refuser une offre d’emploi, quel que soit le salaire proposé, si l’image de l’entreprise est négative (enquête de Link Humans). Avec un logiciel de gestion de recrutement, vous pouvez créer et personnaliser votre page carrière facilement, et ainsi partager tous les détails et les coulisses de votre entreprise aux candidats : culture d’entreprise, valeurs phares, vidéos de présentation du dirigeant et de l’équipe, visite virtuelle des locaux. C’est une excellente façon de travailler votre image et de booster votre attractivité !
6- Analyser la performance de vos recrutements grâce au reporting
Quel site de recrutement fonctionne le mieux ? Combien de candidats voyez-vous en moyenne par recrutement ? Quel est le temps moyen pour réaliser un recrutement ? Toutes ces données sont centralisées sur une unique plateforme. Vous pouvez ainsi analyser vos performances et dégager des tendances qui vous permettront d’optimiser vos recrutements.
7- Envoyer des réponses automatiques aux candidats
Vous n’avez pas le temps de répondre à l’ensemble des candidats ? Pourtant, vous savez que c’est important pour votre image ? Bonne nouvelle : l’ATS envoie automatiquement un mail de réponse personnalisé à vos candidats.
🔍 A quoi ressemble ce type d'outil et quels sont les avantages ? Voici un aperçu du module Recrutement d'Eurécia :
5 manières d’optimiser vos process d’intégration grâce à la digitalisation
1- L’automatisation des contrats de travail et des attestations
Le logiciel d'onboarding intègre votre modèle de contrat de travail et les attestations diverses. Ainsi, vous n’avez plus qu’à générer le contrat et les attestations pour chaque salarié. Et tout ça, en seulement quelques clics.
2- La centralisation du dossier salarié
Les documents sont centralisés et sécurisés dans un seul et même espace (RIB, carte d’identité, contrat de travail signé de manière électronique...). Vous pouvez les partager aux autres services (comptabilité, paie, juridique) en toute sécurité.
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3- Une check-list onboarding pour suivre l’avancement du parcours d’intégration
L’intégration mobilise plusieurs services : l’informatique et la logistique, la paie, les RH, la comptabilité, la communication. Chacun d’entre eux a des tâches spécifiques à réaliser. Pour ne rien oublier et suivre l’avancement du parcours, vous avez la possibilité de créer une check-list onboarding et assigner les tâches aux différents interlocuteurs.
🔍 Vous vous demandez à quoi peut bien ressembler une checklist onboarding dématérialisée ? La réponse en image :
4- L’accès en ligne aux informations essentielles à la bonne intégration du salarié
Organigramme, règlement intérieur, charte de télétravail, notes internes… Vos nouvelles recrues vont pouvoir se familiariser avec votre environnement et vos pratiques. S’ils ont besoin d’une information, il leur suffit de se connecter sur l’espace dédié.
5- Dématérialiser vos entretiens de suivi
Une solution d’onboarding permet de planifier un rendez-vous de suivi entre le collaborateur et son manager. Aussi, les managers peuvent, depuis l’outil, fournir la trame du rapport d’étonnement digitalisé. Ces entretiens sont l’occasion de faire le point sur les missions, les besoins du salarié, répondre à ses interrogations, et s’assurer qu’il se sente bien.
Quand on sait que 62 % des collaborateurs ayant suivi une étape d’intégration sont parvenus à atteindre leurs objectifs dans l’année, alors qu’ils ne sont que 17 % chez ceux qui n’ont pas eu d’onboarding, on aurait tort de s’abstenir !
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