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  • Actu RH
  • 07/07/2021

Onboarding : comment la signature électronique peut-elle améliorer votre processus d’intégration ?

Ça y est le service R&D a trouvé son nouvel ingénieur full stack Java ! Paul arrive lundi 6 septembre smiley Mais comment mettre toutes les chances de notre côté pour que Paul soit satisfait avant même qu’il arrive dans l’entreprise ?

Zoom sur les avantages à mettre en place la signature électronique pour améliorer l’onboarding des collaborateurs.

 

Rappel : qu’est-ce que l’onboarding ?

L’onboarding,  ou en français “l’embarquement”, est le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs dans une entreprise. Ce processus permet de faciliter l’arrivée des nouveaux collaborateurs à travers diverses actions pour qu’ils puissent prendre rapidement ses marques, être motivé et engagé.

Le saviez-vous ? 22% du turnover du personnel a lieu dans les 45 premiers jours de contrat. (Étude sur l’industrie de Bersin by Deloitte : Onboarding Software Solutions 2014: On-Ramp for Employee Success)

Voici les objectifs de l’onboarding :

  • Aider le nouveau salarié à prendre ses marques
  • Faciliter la compréhension de l’organisation, des enjeux et des valeurs de l’entreprise
  • Booster la motivation, son engagement et son investissement
  • Favoriser la performance et l’efficacité du salarié sur sa prise de poste
  • Participer à l’expérience collaborateur et donc à fidéliser le collaborateur

C’est aussi un véritable + pour votre marque employeur !

 

Qu'est-ce que la signature électronique ?

Hé bien c’est très simple wink La signature électronique c’est, comme son nom l’indique, le fait de signer un document électroniquement. Non pas en physique avec un stylo mais sur un ordinateur, un smartphone ou une tablette via une souris ou son doigt.

La e-signature en pratique c’est 3 étapes :

  • Etape 1 : La mise à disposition des documents
  • Etape 2 : L’authentification
  • Etape 3 : La signature électronique

Et niveau légal, aucun souci à se faire ! La signature électronique a la même valeur légale que la signature physique. L'article 1367 du Code civil, issu de l'ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 définit la signature électronique de la manière suivante :

"Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie."

Deux points sont donc essentiels :

  • L'identification du signataire - on doit pouvoir s'assurer que le signataire est bien celui qu'il prétend être
  • L'intégrité du processus - on doit pouvoir prouver que la signature a été effectuée à un moment T

Besoin d'une démo ? découvrez le replay du webinar : Signature électronique, vos documents RH signés à distance en un rien de temps !

 

Quels sont les avantages de la signature électronique dans le processus d’onboarding ?

On peut se dire que le processus d’onboarding commence dès lors que le candidat sélectionné a accepté votre offre. Le collaborateur n’est pas encore entré dans votre entreprise mais il va dans très peu de temps faire partie de votre effectif. Mais avant cela, passage obligatoire : la signature du contrat de travail. La signature électronique va permettre aux nouveaux salariés de signer rapidement et simplement leurs contrats, même à distance. En un seul clic, le document est signé ! L’embauche, la première étape de l’onboarding, est mieux vécu par les recrues wink

Exemple concret :

Paul votre nouvel ingénieur full stack Java habite actuellement à Bordeaux et vous rejoint à la rentrée sur Toulouse, dans vos locaux. Vous aimeriez réceptionner les éléments de son arrivée avant vos congés et les siens.

  • sans la signature électronique vous auriez dû : envoyer le contrat en papier et attendre l’originale signé ou même proposer rendez-vous physique pour finaliser l’embauche...
  • avec la signature électronique, vous pouvez faire signer l’ensemble des documents administratifs d’embauche en quelques instants et partir en vacances sereinement (ça donne envie non ?)

De nos jours, le marché du travail est très tendu. L’image d’une entreprise est de plus en plus importante car lorsqu’elle est bien travaillée, elle permet d’attirer les talents et donc d’améliorer la performance de l’entreprise. C’est ce qu’on appelle la marque employeur. La signature électronique va vous permettre de moderniser et d’améliorer l’image de votre entreprise aux yeux de vos tout nouveaux collaborateurs. Et nous le savons, la modernité d’une entreprise participe fortement à l’engagement et à l’intérêt des collaborateurs.  

L’administratif est clairement la bête noire des collaborateurs, et d’autant plus à leur arrivée ou ils ont de multiples documents à signer : charte de télétravail, règlement intérieur, contrat de contrat, fiche d’objectifs... Il ne faut surtout pas vous priver de la e-signature qui va largement améliorer l’expérience collaborateur dans votre entreprise. Et ne l’oubliez pas, un collaborateur satisfait et un collaborateur fidèle !

 

Alors prêts à digitaliser vos processus et mettre en place la signature électronique dans votre entreprise ?

Découvrir la signature électronique

A propos de l'auteur

Marion

Blogueuse RH

Curieuse depuis ma plus tendre enfance, j'aime partager autour du management, du bien-être au travail et de l'actu RH !

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