La rentrée approche, et avec elle, une vague d’arrivée de nouvelles recrues dans votre entreprise. Votre pôle RH est en ébullition ! Un de ses objectifs : accueillir et intégrer ces nouveaux collaborateurs de manière optimale, pour les rendre rapidement efficaces à leur poste de travail, et pour les fidéliser.
Et si, pour ce faire, vous vous appuyez sur ces 6 bonnes pratiques en matière d’onboarding ? Intégration efficace garantie !
Planifier les éléments administratifs bien en amont
Ce premier conseil semble aller de soi, et pourtant, il représente l’une des charges de travail les plus importantes pour les RH face à l’arrivée d’un nouveau collaborateur : il s’agit de la préparation des éléments administratifs relatifs à l’embauche du salarié.
Vos nouveaux collaborateurs s’attendent à arriver dans une entreprise qui leur a préparé tous ces éléments de manière efficace. Leur matériel informatique, leurs outils, ainsi que leurs postes de travail doivent être prêts, de même que les contrats et autres documents à leur faire signer.
Pour faciliter ces tâches administratives, n’hésitez pas à vous appuyer sur la digitalisation des process RH. Bon nombre de logiciels vous aident aujourd’hui à dématérialiser ces tâches, comme la signature du contrat ou le suivi du matériel informatique, pour ne rien oublier au moment de l’intégration d’un nouveau salarié !
Accueillir le collaborateur comme il se doit
Vous le savez bien : la réussite de l’intégration de nouveaux collaborateurs ne tient pas uniquement à de l’administratif. Il s’agit de faire comprendre à ces nouvelles recrues qu’elles étaient attendues, et combien l’entreprise est ravie de les voir intégrer ses rangs.
Pour ce faire, vous pouvez par exemple préparer :
- Un pack de bienvenue comprenant tout ce dont le collaborateur aura besoin : livret d’accueil avec les codes d’accès à ses outils et les documents l’informant sur ses droits, ainsi que des goodies et autres petits cadeaux pour bien l’accueillir.
- Un email de bienvenue que le nouveau collaborateur reçoit dès son arrivée à son poste de travail
- Une réunion d’accueil avec son équipe, tel qu’un petit déjeuner d’accueil, qui peut être pris en charge par le manager de l’équipe
Pensez également à organiser d’autres événements plus informels pour accueillir vos nouvelles recrues comme il se doit. Pourquoi pas, par exemple, une fois par mois, organiser un afterwork pour accueillir toutes les nouvelles recrues qui sont arrivées au cours de la période ? L’idée derrière cette bonne pratique est simple : il s’agit de renforcer les interactions informelles au sein de l’entreprise pour fidéliser et engager les collaborateurs.
Miser sur la formation pour bien intégrer vos nouveaux collaborateurs
La formation continue de vos nouvelles recrues présente deux avantages significatifs. D’une part, elle permet à ces collaborateurs d’être rapidement efficaces à leur poste de travail ; d’autre part, elle vient les fidéliser, en leur montrant que votre entreprise a à cœur de les accompagner dans leur montée en compétences.
Ainsi, lors de l’onboarding de vos nouvelles recrues, vous pouvez leur proposer plusieurs types de formations :
- Une formation aux outils-clés qu’ils vont utiliser au quotidien (notamment les outils RH si vous utilisez un SIRH par exemple)
- Une formation à votre culture d’entreprise, cruciale pour véhiculer vos valeurs et vos missions-phares
- Une formation à leur poste de travail, notamment si celui-ci suppose de s’appuyer sur des process spécifiques à votre entreprise
Pour ce faire, tablez sur un mélange de formation synchrone (pour que le nouveau collaborateur crée du lien avec ses managers, ses collègues, voire le Top Management) et asynchrone (en e-learning, pour qu’il puisse se former à son rythme).
Et même si vous optez pour des formats asynchrones, n’hésitez pas à proposer un véritable plan de formation avec des deadlines à la nouvelle recrue. À l’issue de ces dates butoires, vous pouvez même lui proposer des petits quiz, pour vous assurer que les connaissances ont bien été intégrées.
Créer un véritable parcours d’intégration
Les premiers jours sont particulièrement importants pour une nouvelle recrue, qui doit se sentir accueillie et guidée dans ses premiers pas. Mais votre processus d’onboarding doit courir bien au-delà de ces quelques premiers jours !
La bonne pratique consiste à planifier des actions d’intégration sur 3 mois. C’est en effet la période à l’issue de laquelle votre nouveau collaborateur doit être bien intégré à ses équipes et apte à son poste de travail
Ainsi, veillez à bien segmenter ce planning d’intégration en y intégrant tous les éléments nécessaires à un bon onboarding : intégration sociale, mise en place des outils-clés, ainsi qu’une formation progressive (qui les fait d’abord découvrir l’entreprise et sa culture, puis les forme à leur poste de travail).
Intégrez également à ce parcours d’intégration la fixation d’objectifs avec le manager à l’issue d’une période donnée (par exemple, à l’issue du premier mois).
Le fait de donner une vision de ce planning à votre nouvelle recrue lui permettra de se projeter dans l’entreprise, et de s’y sentir bien accueillie.
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Mettre en place un système de mentoring
Et si vous nommiez pour chaque nouveau collaborateur un tuteur, un mentor ou bien parrain dédié ? Le rôle de ce mentor est alors d’aider le nouvel arrivant à se saisir des bonnes pratiques relatives à l’entreprise, mais aussi à s’intégrer en termes de sociabilité.
La bonne pratique en la matière ? Choisir un collaborateur d’un autre pôle que la nouvelle recrue, pour casser les silos et favoriser la collaboration entre les différents services grâce au mentoring.
Recueillir le feedback des nouveaux collaborateurs
Dernière bonne pratique, souvent négligée par bon nombre d’entreprises : le fait de recueillir le feedback de vos nouvelles recrues sur votre process d’intégration.
L’objectif est alors double. Il s’agit à la fois de :
- Savoir si le collaborateur se sent bien intégré, et s’il rencontre des soucis que vous devez régler (par exemple, une difficulté à se saisir d’un outil en particulier)
- Récolter des axes d’optimisation pour votre plan d’onboarding
Pour récolter ce feedback, vous pouvez demander au manager de la nouvelle recrue de le lui demander pendant un entretien en face-à-face, ou bien lui envoyer un questionnaire à remplir de son côté, appelé également rapport d’étonnement.
Prêt à appliquer ces bonnes pratiques pour intégrer efficacement vos nouveaux collaborateurs dès la rentrée ? Le SIRH Eurécia vous accompagne dans cette mission, en vous permettant d’automatiser un bon nombre de process RH qui y sont liés et suivre le parcours d’intégration de chaque nouveau collaborateur : suivi des documents d’embauche, du matériel informatique, de la formation, des réunions avec les managers, des feedbacks récoltés…
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