C’est la fin du mois, et vous redoutez le moment de gérer la paie de cette période : vous savez bien que vous avez accueilli trois nouveaux stagiaires, deux collaborateurs en CDI, et que deux autres salariés ont quitté votre structure. De quoi vous assurer un moment de complexité particulier !
Et si la digitalisation, et notamment l’automatisation RH, vous permettait de simplifier ces processus de mouvement du personnel, tout en soignant votre expérience collaborateur ?
C’est ce que va vous faire découvrir cet article, en vous exposant 5 raisons d’automatiser vos processus RH de mouvements de personnels.
Quels sont les défis des mouvements de personnel dans votre entreprise ?
Qu’il s’agisse d’entrées, de sorties, ou de mutations au sein de l’entreprise, les mouvements de personnels peuvent être un véritable défi pour les différentes parties prenantes concernées.
Il n’est pas rare, notamment dans le cadre d’audits externes par les Commissaires aux comptes, de constater dans les entreprises un écart entre la liste des collaborateurs enregistrés au pôle RH et celle des employés “actifs” dans les systèmes d’information de l’entreprise. Cet écart se retrouve souvent corrigé plus tardivement, lorsqu’il s’agit de gérer la paie du mois en cours.
Or, cet écart est loin d’être anodin pour l’entreprise. D’une part, il ne permet pas aux RH d’avoir une vision précise du personnel bel et bien présent dans l’entreprise à un instant T, et de leurs postes effectifs.
Mais en plus, il peut mener à des brèches de sécurité. Imaginez-vous qu’un collaborateur ayant quitté l’entreprise ne vous ai pas rendu son badge d’entrée dans les locaux ; ou bien qu’il dispose toujours de ses accès informatiques à des logiciels contenant des données confidentielles. Voilà de quoi vous inquiéter, et vous motiver à bien gérer ces processus de mouvement de personnel, en co-responsabilité avec le pôle SI !
Mais ces process, aussi cruciaux soient-ils, s’avèrent très chronophages pour vous, responsable RH. Et c’est là que la digitalisation, et notamment les fonctionnalités d’automatisation, peuvent venir à votre rescousse…
Les bonnes raisons d'automatiser vos processus RH de mouvement du personnel
Simplifier l’onboarding des nouvelles recrues
Lors de l’onboarding d’un collaborateur, vous avez tant d’éléments auxquels veiller ! Mise en place de la DPAE, signature des documents d’embauche et des chartes de confidentialité ou informatique, mise à disposition du matériel nécessaire, renseignement des informations relatives à la nouvelle recrue…
Tous ces éléments, une fois automatisés dans un workflow de tâches auxquelles vous attribuez une date-butoir et des responsables, deviennent simples à gérer. Il vous suffit de suivre au quotidien le process d’onboarding des nouveaux collaborateurs depuis votre interface.
Par exemple, grâce à la checklist intelligente d'Eurécia, vous pouvez lister, prioriser et suivre en un coup d'œil les tâches à faire !
Qui plus est, en ne laissant au hasard aucun détail de l’accueil de vos nouvelles recrues, vous vous assurez de leur laisser une bonne première impression dès leur arrivée… et donc d’améliorer leur expérience collaborateur dès leur premier jour dans l’entreprise !
Ne rien laisser au hasard lors de l’offboarding
De la même manière, l’offboarding de vos talents contient un nombre de micro-tâches qui peuvent rapidement passer à la trappe dans les nombreuses missions qui vous incombent. Non seulement vous devez faire signer les documents liés à leur départ aux collaborateurs, mais vous devez également vous assurer qu’ils rendent leur matériel professionnel à l’entreprise.
En digitalisant ce processus, vous pouvez mettre en place le même type de workflows que pour les onboardings, et n’oublier aucun document à signer ou transmettre, ni aucun matériel à récupérer.
Fluidifier votre gestion de la paie
Les onboardings et offboardings dans votre entreprise influent nécessairement sur les éléments de paie que vous devez gérer chaque mois, en collaboration avec le pôle comptabilité ou finance. Et votre process de paie peut rapidement devenir complexe, notamment si vous accueillez régulièrement des personnels temporaires (stagiaires, intérimaires ou consultants) !
Or, le fait d’avoir regroupé en une même interface toutes les informations relatives aux mouvements de personnels de votre structure peut vous permettre d’automatiser une partie de votre gestion de la paie.
Vous n’oublierez plus jamais de verser le solde de tout compte aux recrues sur le départ, ni de mettre à jour les fiches de paie des personnels ayant bénéficié d’une promotion dans le cadre de leur mutation.
Assurer une gestion du matériel optimale
Grâce à un bon Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH), vous pouvez également garder une vision fine du matériel professionnel (et notamment informatique) que le personnel de l’entreprise utilise à tout moment.
Ainsi, lors des onboardings, vous mettez plus rapidement à disposition ce matériel pour les nouvelles recrues, et vous assurez que les collaborateurs sur le départ n’y ont plus accès dès leur dernier jour.
Veiller à la sécurité de votre entreprise
Vous l’avez lu plus haut dans l’article : la bonne gestion des mouvements de personnel dans l’entreprise est également une affaire de sécurité, et notamment de sécurité des données internes à votre structure.
En automatisant dans votre SIRH les départs et arrivées des collaborateurs, vous faites en sorte que tous les talents bénéficient des bons accès (login, mots de passe, paramètres informatiques, messageries…) au bon moment grâce à des alertes ou notifications.. C’est là une excellente manière de fluidifier votre communication avec le pôle SI !
Comment digitaliser ses process RH ?
Qui dit automatisation RH, dit nécessairement digitalisation RH. Et pour ce faire, vous devez disposer d’un SIRH qui contient des fonctionnalités vous permettant de fluidifier vos processus de mouvements du personnel.
Veillez donc à choisir un SIRH qui vous permette de…
- Centraliser toutes les informations relatives à vos collaborateurs au sein d’une plateforme unique, et également de mettre à jour leurs informations-clés eux-mêmes au besoin.
- Gérer vos onboardings et offboardings à l’aide de check-list personnalisés, où vous intégrez les différentes tâches à faire par les différentes parties prenantes. Il doit également vous permettre de mettre en place des relances automatisées lorsque ces tâches ne sont pas accomplies à temps.
- Gérer la préparation de la paie grâce aux informations de mouvements de personnels, de manière automatisée : collecte automatique des éléments variables de paie, calcul du solde de tout compte…
A la recherche de cet outil tout-en-un qui vous aidera à gagner du temps, et à améliorer votre expérience collaborateur ? Découvrez le SIRH Eurécia, et ses différents modules vous permettant de gérer les mouvements de vos collaborateurs dans l’entreprise dans une interface unique et intuitive !
