Coffre-fort numérique :  la solution pour gérer vos bulletins de paie et vos documents en toute sécurité

Dématérialiser ses bulletins de paie avec un coffre-fort numérique, oui mais attention à ne pas enfreindre les obligations légales vis-à-vis de vos employés !

Ainsi, le décret du 16 décembre 2016 organise les conditions dans lesquelles l’employeur informe le salarié de son droit d’opposition et détermine les modalités d’accessibilité aux bulletins de paie afin de préserver la confidentialité des données.

Voici, en bref, vos principales obligations :

• Droit d'opposition : le salarié doit avoir la possibilité de refuser l'archivage électronique du bulletin de salaire. Dans ce cas l'employeur est tenu de satisfaire la demande du salarié dans un délai de 3 mois.
• Modalités d'accessibilité : l'entreprise ou le prestataire stockant les bulletins de paie, doit garantir l'accessibilité des bulletins de paie pendant une durée de cinquante ans ou jusqu'aux 75 ans de l'employé

Un coffre-fort numérique est conçu pour stocker une variété de documents sensibles et confidentiels. Parmi les documents que l'on peut retrouver, on trouve :

• Bulletins de paie : archives essentielles pour le suivi des rémunérations et des cotisations.
• Contrats de travail : garantissant la légalité des relations professionnelles entre employeur et salarié.
• Documents administratifs : tels que les attestations d'emploi, les relevés de carrière, ou les certificats de travail.
• Factures et justificatifs : pour la gestion financière et la comptabilité de l'entreprise.
• Données personnelles : comme les copies de pièces d'identité ou d'autres documents nécessitant une protection renforcée.

Cet archivage électronique permet non seulement de centraliser et de sécuriser ces documents, mais aussi de faciliter leur accès pour les personnes autorisées, tout en garantissant leur intégrité et leur confidentialité.

L'utilisation d'un coffre-fort électronique pour bulletin de paie permet à nos clients de respecter les obligations légales liées à la dématérialisation des bulletins de salaire :

• Durée d'accessibilité garantie par notre partenaire eDoc
• Droit d'opposition des salariés à la dématérialisation de leur bulletin de salaire en un seul clic - avec envoi de notification au gestionnaire de paie en cas de refus

Ce système d'archivage électronique a également l'avantage de faciliter la vie des admin/managers dans la distribution des bulletins de salaire :

• Gain de temps dans la distribution des bulletins de paie aux employés (vous n'aurez plus besoin de faire le tour des services !)
• Bulletins envoyés dans le coffre-fort électronique en quelques secondes

Il facilite également la vie de vos salariés :

• Récupération aisée des bulletins de salaire : disponibles et consultables à la fois sur Eurécia et via leur coffre-fort personnel eDoc
• Centralisation des bulletins de paie : finis les feuilles volantes, gros classeurs et documents égarés !
• Le salarié quitte l'entreprise ? Ses documents le suivront, et resteront tout de même accessibles dans leur coffre-fort personnel EDoc
• Bulletins de salaire au format physique ou dématérialisée.... c'est le salarié qui choisit.
• Centralisation de tous ses documents importants (factures télécom, impôts, complémentaire santé…) dans son coffre-fort eDoc personnel

Enfin, le coffre-fort numérique présente une alternative plus écologique aux bulletins papier - offrant une solution idéale aux acteurs économiques soucieux de l’environnement.

Le fonctionnement d'un coffre-fort numérique au sein d'une entreprise repose sur plusieurs étapes clés :

1. Dématérialisation des documents : Les documents physiques (comme les bulletins de paie) sont numérisés et importés dans le système. Ce processus peut être automatisé grâce à des logiciels dédiés qui facilitent l’intégration des données.
2. Archivage sécurisé : Une fois numérisés, les documents sont stockés de manière sécurisée dans le coffre-fort numérique, protégé par des protocoles de sécurité avancés pour garantir la confidentialité des données.
3. Accès contrôlé : Seules les personnes autorisées (comme les responsables RH ou les employés concernés) peuvent accéder à leurs documents. Les droits d'accès sont gérés pour garantir que chaque utilisateur ne voit que ce qui le concerne.
4. Notification des salariés : Les employés sont informés de la mise à disposition de leurs documents via des notifications par e-mail ou au sein de l’application, leur permettant d'accéder facilement à leurs bulletins de paie et autres documents.
5. Droit d'opposition : Les salariés ont la possibilité de refuser la dématérialisation de leurs documents. L'employeur doit alors respecter cette demande et fournir les documents au format papier dans les délais requis.

En intégrant un coffre-fort numérique, les entreprises peuvent ainsi améliorer l'efficacité de leur gestion administrative tout en assurant la conformité avec la législation en vigueur.

Hélène, assistante de direction, importe chaque mois dans Eurécia le fichier PDF que lui a fourni son prestataire de paie, qui regroupe les bulletins de salaires des 50 collaborateurs de la société. En un clic, le fichier est découpé et chaque bulletin de salaire est distribué dans le dossier salarié du chaque collaborateur.

Hugo, commercial, reçoit chaque mois son bulletin de salaire dans son dossier salarié ainsi que dans son coffre-fort numérique personnel chez eDoc. S'il quitte la société, Hugo continuera à avoir accès à ses bulletins via son espace personnel eDoc, et pourra les retrouver durant toute sa vie active et au-delà (durant 50 ans ou jusqu'à ses 75 ans)... Pratique !

Florent, plus traditionnel, préfère recevoir ses bulletins de salaire au format physique. Il exprime donc son souhait via son espace personnel, en cochant la case "recevoir mes bulletins de salaire au format papier". Hélène en est tout de suite notifiée, et pourra prendre sa requête en compte le mois suivant.