Votre coffre-fort numérique RH par Eurécia

Qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique ?

Un coffre-fort électronique (ou coffre-fort numérique) est un service de stockage sécurisé permettant d'archiver de manière pérenne des données à caractère sensible et/ou confidentiel. On peut se servir de ce système d'archivage électronique (SAE) pour stocker factures, documents administratifs, contrats... en bref, tout document requiérant une conservation longue et sans faille.

Particuliers comme entreprises peuvent tirer bénéfice de cet archivage électronique : les uns, pour conserver leurs papiers personnels en lieu sûr (relevés bancaires, factures, photos...), les autres pour sécuriser et dématérialiser les données, notamment les bulletins de salaire de leurs employés.

Depuis janvier 2017, les entreprises peuvent effectivement proposer à leurs employés de recevoir leur bulletin de paie au format électronique plutôt que papier. Une aubaine pour les entreprises et les salariés désireux de se libérer de la paperasse, mais qui vient avec son lot de contraintes.

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Dématérialisation des bulletins de paie, quelles obligations légales pour l'employeur ?

Dématérialiser ses bulletins de paie, oui, mais attention à ne pas enfreindre les obligations légales vis-à-vis de vos employés !

Ainsi, le décret du 16 décembre 2016 organise les conditions dans lesquelles l’employeur informe le salarié de son droit d’opposition et détermine les modalités d’accessibilité aux bulletins de paie afin de préserver la confidentialité des données.

Voici, en bref, vos principales obligations :

Quels sont les avantages du coffre-fort électronique Eurécia ?

L'utilisation d'un coffre-fort électronique pour bulletin de paie permet à nos clients de respecter les obligations légales liées à la dématérialisation des bulletins de salaire :

• Durée d'accessibilité garantie par notre partenaire eDoc
• Droit d'opposition des salariés à la dématérialisation de leur bulletin de salaire en un seul clic - avec envoi de notification au gestionnaire de paie en cas de refus

Ce système d'archivage électronique a également l'avantage de faciliter la vie des admin/managers dans la distribution des bulletins de salaire :

• Gain de temps dans la distribution des bulletins de paie aux employés (vous n'aurez plus besoin de faire le tour des services !)
• Bulletins envoyés dans le coffre-fort électronique en quelques secondes

Il facilite également la vie de vos salariés :

• Récupération aisée des bulletins de salaire : disponibles et consultables à la fois sur Eurécia et via leur coffre-fort personnel eDoc
• Centralisation des bulletins de paie : finis les feuilles volantes, gros classeurs et documents égarés !
• Le salarié quitte l'entreprise ? Ses documents le suivront, et resteront tout de même accessibles dans leur coffre-fort personnel EDoc
• Bulletins de salaire au format physique ou dématérialisée.... c'est le salarié qui choisit. 

• Centralisation de tous ses documents importants (factures télécom, impôts, complémentaire santé…) dans son coffre-fort eDoc personnel

Enfin, le coffre-fort numérique présente une alternative plus écologique aux bulletins papier - offrant une solution idéale aux acteurs économiques soucieux de l’environnement.

Exemples d'utilisation du Coffre-Fort Numérique Eurécia

Hélène, assistante de direction, importe chaque mois dans Eurécia le fichier PDF que lui a fourni son prestataire de paie, qui regroupe les bulletins de salaires des 50 collaborateurs de la société. En un clic, le fichier est découpé et chaque bulletin de salaire est distribué dans le dossier salarié du chaque collaborateur.

Hugo, commercial, reçoit chaque mois son bulletin de salaire dans son dossier salarié ainsi que dans son coffre-fort numérique personnel chez eDoc. S'il quitte la société, Hugo continuera à avoir accès à ses bulletins via son espace personnel eDoc, et pourra les retrouver durant toute sa vie active et au-delà (durant 50 ans ou jusqu'à ses 75 ans)... Pratique !

Florent, plus traditionnel, préfère recevoir ses bulletins de salaire au format physique. Il exprime donc son souhait via son espace personnel, en cochant la case "recevoir mes bulletins de salaire au format papier". Hélène en est tout de suite notifiée, et pourra prendre sa requête en compte le mois suivant.

Comment accéder au Coffre-Fort Numérique Eurécia ?

Le coffre-fort numérique Eurécia est une option de notre module d'administration du personnel Portail RH.

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Vous pouvez contacter notre équipe support pour demander l'activation de l'option.

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Combien ça coûte ?

L'activation de l'option Coffre-Fort Numérique vous sera facturée 450€ (frais de mise en place).

Son utilisation vous coûtera ensuite 0,60€ / mois par utilisateur ... soit le coût d'un timbre !

La fonctionnalité CFN (Coffre-Fort Numérique) du module Portail RH d'Eurécia se fait par le biais de notre partenaire de confiance eDoc, spécialiste de l'archivage numérique sécurisé.

Notre partenaire eDoc :

• Possède les normes NFZ42-020 (Coffre-Fort Numérique), NF42-025 (Gestion des bulletins de paie dématérialisés), ISO27001 (Management de la sécurité de l’information), et l'agrément SIAF (Service Interministériel des Archives de France)
• Garantit la disponibilité des bulletins de paie pendant les durées légales de conservation des documents indiquées ci-dessus

Fonctionnement général du coffre-fort numérique d'Eurécia

Gestion des bulletins de salaire dématérialisés avec le coffre-fort électronique

• L'administrateur importe les bulletins de salaire dans Eurécia, qui sont automatiquement dispatchés sur les bons dossier salariés

• Les bulletins de salaire sont, dans le même temps, automatiquement déposés dans les coffres-forts numériques eDoc du salarié et de la société. 
• Le collaborateur reçoit une notification, l'alertant de la disponibilité de son dernier bulletin de paie.

Import/export des bulletins de salaire dématérialisés - cliquez pour zoomer

Votre collaborateur préfère recevoir ses bulletins de paie au format papier ?

Dans le cas d'une dématérialisation des bulletins de salaire proposée par l'employeur, tout salarié est en droit de refuser la réception du bulletin au format digital.

Il doit alors en informer son employeur, qui est tenu de lui remettre son bulletin au format papier, et de prendre en compte sa demande dans un délai de 3 mois suivant la requête du salarié.

Et avec Eurécia ?

Afin de signaler son refus, le salarié coche la case "Recevoir mon bulletin de salaire au format papier" dans l'interface du logiciel

Option de refus de la dématérialisation des bulletins de paie par le salarié - cliquez pour zoomer

Le gestionnaire en charge d’imprimer et d'envoyer le bulletin par courrier est alors alerté par email, afin de lui signaler la nécessité d'éditer un bulletin au format papier pour ce salarié.

Dans ce cas de figure, le bulletin du salarié ne sera pas envoyé dans le coffre-fort numérique personnel du salarié chez eDoc, mais restera en revanche hébergé sur les serveurs d’Eurécia.