Votre coffre-fort numérique Eurécia

Qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique ?

Un coffre-fort numérique (ou coffre-fort électronique) est un service de stockage sécurisé permettant d'archiver de manière pérenne des données à caractère sensible et/ou confidentiel. On peut se servir de ce système d'archivage électronique (SAE) pour stocker factures, documents administratifs, contrats... en bref, tout document requiérant une conservation longue et sans faille.

Particuliers comme entreprises peuvent tirer bénéfice de cet archivage électronique : les uns, pour conserver leurs papiers personnels en lieu sûr (relevés bancaires, factures, photos...), les autres pour sécuriser et dématérialiser les données, notamment les bulletins de salaire de leurs employés.

Depuis janvier 2017, les entreprises peuvent effectivement proposer à leurs employés de recevoir leur fiche de paie au format électronique plutôt que papier. Une aubaine pour les entreprises et les salariés désireux de se libérer de la paperasse, mais qui vient avec son lot de contraintes.

 

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Dématérialisation des bulletins de paie, quelles obligations légales pour l'employeur ?

Dématérialiser ses bulletins de paie, oui, mais attention à ne pas enfreindre les obligations légales vis-à-vis de vos employés !

Ainsi, le décret du 16 décembre 2016 organise les conditions dans lesquelles l’employeur informe le salarié de son droit d’opposition, détermine les modalités d’accessibilité aux bulletins de paie afin de préserver la confidentialité des données et précise que les bulletins de paie doivent être accessibles sur le site Internet du Compte Personnel d’Activité (CPA). 

Voici, en bref, vos principales obligations :

  • Droit d'opposition : le salarié doit avoir la possibilité de refuser l'archivage éléctronique du bulletin de salaire. Dans ce cas l'employeur est tenu de satisfaire la demande du salarié dans un délai de 3 mois.
  • Modalités d'accessibilité : l'entreprise ou le prestataire stockant les bulletins de paie, doit garantir l'accessibilité des bulletins de paie pendant une durée de cinquante ans ou jusqu'aux 75 ans de l'employé
  • Compte Personnel d'Activité : les bulletins doivent être mis à disposition sur le CPA (Compte Personnel d'Activité) de l'employé

 

 

Quels sont les avantages du coffre-fort numérique Eurécia ?

 

L'utilisation d'un coffre-fort numérique (ou coffre-fort électronique) permet à nos clients de respecter les obligations légales liées à la dématérialisation des bulletins de salaire :

Obligations légales liées à l'utilisation du coffre-fort numérique
  • Durée d'accessibilité garantie par notre partenaire eDoc
  • Accessibilité des bulletins de paie via le CPA activée par le salarié en quelques clics
  • Droit d'opposition des salariés à la dématérialisation de leur bulletin de salaire en un seul clic - avec envoi de notification au gestionnaire de paie en cas de refus

 

Ce système d'archivage électronique a également l'avantage de faciliter la vie des admin/managers dans la distribution des bulletins de salaire :

Fiche de paie dématérialisée
  • Gain de temps dans la distribution des bulletins de paie aux employés (vous n'aurez plus besoin de faire le tour des services !)
  • Bulletins envoyés dans le coffre-fort électronique en quelques secondes

 

Il facilite également la vie de vos salariés :

salariés utilisant le coffre-fort numérique Eurécia
  • Récupération aisée des bulletins de salaire : disponibles et consultables à la fois sur Eurécia, leur coffre-fort personnel eDoc et via leur CPA (Compte Personnel d'Activité)
  • Centralisation des bulletins de paie : finis les feuilles volantes, gros classeurs et documents égarés !
  • Le salarié quitte l'entreprise ? Ses documents le suivront, et resteront tout de même accessibles dans son CPA.
  • Bulletins de salaire au format physique ou dématérialisée.... c'est le salarié qui choisit. 
  • Centralisation de tous ses documents importants (factures télécom, impôts, complémentaire santé…) dans son coffre-fort eDoc personnel

 

Enfin, le coffre-fort numérique présente une alternative plus écologique aux bulletins papier - offrant une solution idéale aux acteurs économiques soucieux de l’environnement.

Comment accéder au Coffre-Fort Numérique Eurécia ?

 

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Le coffre-fort numérique Eurécia est une option de notre module d'administration du personnel Portail RH.

 

Déjà client Eurécia Business ou ZEN ?

Vous pouvez contacter notre équipe support pour demander l'activation de l'option.

Pas encore client Eurécia ? 

Demandez une démo pour une présentation personnalisée de nos services,

ou demandez un essai gratuit pour découvrir notre module Portail RH en toute liberté !

 

J'essaie le logiciel Eurécia

Combien ça coûte ?

L'activation de l'option Coffre-Fort Numérique vous sera facturée 450€ (frais de mise en place).

Son utilisation vous coûtera ensuite 0,60€ / mois par utilisateur ... soit le coût d'un timbre !

 

L'union fait la force : le partenariat Eurécia / eDoc

 

Partenariat entre Eurécia et eDoc

 

La fonctionnalité CFN (Coffre-Fort Numérique) du module Portail RH d'Eurécia se fait par le biais de notre partenaire de confiance eDoc, spécialiste de l'archivage numérique sécurisé.

 

Notre partenaire eDoc :

  • Possède les normes NFZ42-020 (Coffre-Fort Numérique), NF42-025 (Gestion des bulletins de paie dématérialisés), ISO27001 (Management de la sécurité de l’information), et l'agrément SIAF (Service Interministériel des Archives de France)
  • Garantit la disponibilité des bulletins de paie pendant les durées légales de conservation des documents indiquées ci-dessus
  • Fait partie des partenaires de confiance de l'état ayant la capacité d'alimenter le CPA (Compte Personnel d'Activité)

 

Respecte les modalités de mise en œuvre d'un coffre-fort numérique en accord avec la législation en vigueur (Décret n° 2018-418 du 30 mai 2018 et Code des postes et des communications électroniques relatifs aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique)

 

 

Fonctionnement général du coffre-fort numérique d'Eurécia

 

Gestion des bulletins de salaire dématérialisés avec le coffre-fort électronique

 

  • L'administrateur importe les bulletins de salaire dans Eurécia, qui sont automatiquement dispatchés sur les bons dossier salariés
  • Les bulletins de salaire sont, dans le même temps, automatiquement déposés dans les coffres-forts numériques eDoc du salarié et de la société. Si le salarié a bien activé le lien entre eDoc et son CPA (Compte Personnel d'Activité), il aura également la possibilité de consulter ses bulletins de paie dématérialisés dans ce dernier.
  • Le collaborateur reçoit une notification, l'alertant de la disponibilité de son dernier bulletin de paie.

 

Import/export des bulletins de salaire dématérialisés - cliquez pour zoomer

 

Votre collaborateur préfère recevoir ses bulletins de paie au format papier ?

Dans le cas d'une dématérialisation des bulletins de salaire proposée par l'employeur, tout salarié est en droit de refuser la réception du bulletin au format digital.

Il doit alors en informer son employeur, qui est tenu de lui remettre son bulletin au format papier, et de prendre en compte sa demande dans un délai de 3 mois suivant la requête du salarié.

Et avec Eurécia ?

Afin de signaler son refus, le salarié coche la case "Recevoir mon bulletin de salaire au format papier" dans l'interface du logiciel

Option de refus de la dématérialisation des bulletins de paie par le salarié - cliquez pour zoomer

Le gestionnaire en charge d’imprimer et d'envoyer le bulletin par courrier est alors alerté par email, afin de lui signaler la nécessité d'éditer un bulletin au format papier pour ce salarié.

Dans ce cas de figure, le bulletin du salarié ne sera pas envoyé dans le coffre-fort numérique personnel du salarié chez eDoc, mais restera en revanche hébergé sur les serveurs d’Eurécia.

 

 

Clients Eurécia, vous avez besoin d’aide pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité ?

Nous vous invitons à écrire à support@eurecia.com