Le planning des congés : comment gérer les absences ?

Entre les entreprises n’ayant plus de fermeture annuelle, celles dont les conventions modifient les pratiques courantes et celles qui autorisent d’autres absences comme des RTT, assurer un roulement du personnel est devenu une question complexe. Les occasions de déconvenue peuvent être nombreuses pour les acteurs RH comme pour les managers : congés d’hiver, d’été, fêtes de fin d’année, ponts du mois de Mai, … Dans ce contexte, la gestion des absences est devenue une vraie question pour les Ressources Humaines. « Quels sont les enjeux ? », « Que faut-il anticiper et à l’aide de quels outils ? » sont des questions récurrentes.

Les changements notoires apportés par la loi Travail

Sur le congé principal

Le Code du travail indique que « chaque salarié doit bénéficier d’un congé principal d’au moins 12 jours ouvrables sauf dérogation prévue par la convention collective, accord collectif ou usages contraires » (article L3141-18). La loi Travail (article L3141-23) a modifié la période de prise des 12 jours de congés principaux. Dorénavant, un accord d'entreprise, d'établissement, une convention ou un accord de branche peuvent définir la période durant laquelle ce congé principal devra être posé. Les salariés n'ayant pas pris leurs 12 jours durant cette période pourront bénéficier de 2 jours supplémentaires de fractionnement (sauf accord collectif contraire). 

Sur l’ordre de départ

Sauf accord d'entreprise, d'établissement, convention ou accord de branche, la loi permet à l'employeur de définir la période de prise des congés et l'ordre des départs, après avis du comité d'entreprise ou des délégués du personnel.

Sur la modification des dates de départ

Depuis la loi Travail, en cas d'accord collectif, l’'employeur peut modifier les dates de congés dans un délai qui aura été fixé par accord d'entreprise, d'établissement, de branche ou via une convention collective (article L3141-16).

Les enjeux pour l’entreprise

Les congés payés sont à l’origine des plus nombreux conflits, contestations, contentieux et actions prud'homales, d’où l’intérêt pour une société, d’une gestion rigoureuse. Et le sujet doit être pris d’autant plus au sérieux qu’il est question dans une entreprise, de rotation des postes, d’amplitudes horaires et de jours fériés non chômés…

Il convient d’anticiper tous les sujets de discorde possible car une gestion préventive est toujours plus efficace qu’une résolution de problèmes. Il est également nécessaire de responsabiliser les salariés. Le manager doit clarifier les contraintes liées au fonctionnement de son service, dont les périodes d’activité réduite.

Il doit également fixer les règles sur la répartition des congés et inciter son équipe à transmettre ses congés dans les délais définis. Ceci afin d’intervenir seulement en dernier ressort. Enfin, il doit communiquer auprès de ses collaborateurs ne prenant pas tous leurs congés afin d’éviter des reliquats qui peuvent à terme, perturber la marche de son service.

Pour des raisons évidentes, digitaliser votre planning des congés est la solution idéale. Elle permet aux collaborateurs de consulter le planning des absences en toute autonomie. Chacun accède à son solde de congés payés, RTT, récupération, etc. mis à jour en temps réel.

La simulation prévisionnelle des droits acquis est aussi un gros avantage. C'est parfait pour Julie, qui souhaite planifier ses prochaines vacances au ski dès le mois de juillet ! 

Un logiciel de gestion des congés décharge les managers d’une activité chronophage tout en facilitant leurs échanges avec les acteurs RH. 

Avec des soldes de congés actualisés et des alertes automatiques notamment, collaborateurs, managers et responsables RH peuvent bénéficier d’une vision prospective, impartiale et gage de paix sociale dans l’entreprise. 

Une gestion autonome et responsable du planning congés

Au final, chacun gagne en autonomie et est "responsabilisé" :

• Le collaborateur vérifie sur le planning que son absence ne tombe pas au même moment que tous les autres membres de son équipe. Il vérifie qu'il a acquis suffisamment de droits pour la période à laquelle il désire s'absenter. Il envoie la demande pour validation en un clic. 
• Son manager reçoit une notification l'informant de la demande. Il valide (ou non) la demande directement ou après consultation du planning équipe.
• Son collaborateur est informé en temps réel du statut de sa demande. Plus besoin de courir après son reponsable pour être sûr que son congés est accepté avant de réserver ses billets pour le Mexique !
• Les jours de congés sont décomptés du compteur du collaborateur. 
• Chaque mois, les RH envoient en paie les absences de chaque salarié afin que les bulletins de salaires soient correctement impactés. 
• Dernier avantage de la digitalisation du planning des absences : le suivi d'indicateurs RH tels que l'absentéisme et ses raisons est facilité grâce à des tableaux de bord personnalisables et interactifs. La prochaine fois que votre DRH vous demandera un rapport sur les absences, vous pourrez le lui fournir en quelques minutes.