Vous le savez bien : la gestion administrative RH comprend bon nombre de sujets qui peuvent rapidement devenir épineux, tant ils demandent de prendre en compte des cas particuliers pour chacun des collaborateurs.
Parmi ces sujets, l’un d’entre eux règne en maître : la gestion des congés payés, et des congés de solidarité familiale permettant d’accompagner un proche en fin de vie. Pour éviter les dérives, rédiger une note de service efficace pour les congés payés est indispensable.
C’est pour vous éviter ce casse-tête que nous vous avons conçu cet article de blog, rassemblant toutes les règles concernant les congés payés non pris, et des astuces pour bien les gérer au quotidien.
Rappel : Le principe général des congés payés
Avant de rentrer dans les règles qui régissent la gestion des congés payés non pris, une piqûre de rappel générale sur les congés payés ne peut pas faire de mal.
Ce qu’il faut en retenir :
- Tout salarié, qu’il travaille à temps plein ou à temps partiel, acquiert en principe 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif ou assimilé, dans la limite de 30 jours ouvrables, soit cinq semaines, par période de référence.
Des règles particulières s’appliquent pendant les arrêts de travail :
- pendant un arrêt pour maladie ou accident d’origine non professionnelle, le salarié acquiert 2 jours ouvrables de congés payés par mois, au lieu de 2,5 jours, dans la limite de 24 jours ouvrables acquis au titre de ces périodes par période de référence ;
- pendant un arrêt pour accident du travail ou maladie professionnelle, le salarié acquiert ses congés au rythme habituel de 2,5 jours ouvrables par mois.
La période de référence pour l’acquisition des congés s’étend du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours (certaines conventions collectives ou certains secteurs peuvent retenir une autre période).
Les congés déjà acquis peuvent être pris dès l’embauche, sous réserve de respecter la période de prise des congés, l’ordre des départs et les règles applicables dans l'organisation.
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Les congés payés non pris sont-ils forcément perdus ?
En principe, les congés payés doivent être pris pendant la période prévue par l’accord collectif ou par l’employeur et ne peuvent pas être reportés à la seule initiative du salarié.
Ils ne sont cependant pas automatiquement perdus à la fin de cette période ! L’employeur doit avoir pris les mesures nécessaires pour permettre au salarié d’exercer effectivement son droit au repos. En cas de contestation, il doit notamment pouvoir démontrer qu’il a informé le salarié de ses droits, qu’il l’a invité à prendre ses congés et qu’il lui a effectivement permis de les poser.
Lorsque le salarié, bien qu’informé et mis en mesure de prendre ses congés, décide de ne pas les utiliser et qu’aucun dispositif de report ne s’applique, les jours concernés peuvent être perdus.
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Un report peut notamment être prévu :
- par un accord entre le salarié et l’employeur ;
- par une convention collective, un accord d’entreprise (ou un usage) ;
- par les règles applicables au compte épargne-temps ;
- lorsque le salarié a été empêché de prendre ses congés par une maladie ou un accident ;
- après un congé de maternité ou d’adoption ;
- lorsque des congés déjà acquis n’ont pas pu être pris en raison d’un congé parental ;
- dans certains dispositifs d’aménagement du temps de travail sur l’année.
Et le compte épargne-temps alors ?
Lorsqu’un compte épargne-temps est prévu par un accord collectif, le salarié peut y affecter certains jours de congé ou de repos non pris, selon les conditions définies par cet accord. Concernant le congé annuel légal, seuls les jours excédant 24 jours ouvrables peuvent être placés sur le CET. Leur utilisation ou leur éventuelle conversion en rémunération reste soumise aux règles légales et conventionnelles de l'entreprise.
Quand faut-il indemniser des congés payés non pris par un collaborateur ?
Pendant l’exécution du contrat de travail, les congés payés ont vocation à être pris. Ils ne peuvent pas, en principe, être remplacés par un paiement, sauf dispositif particulier autorisé, notamment dans le cadre d’un compte épargne-temps.
Lorsque l’employeur n’a pas permis au salarié d’exercer effectivement son droit à congé, les jours concernés doivent être reportés tant que la relation de travail se poursuit. Si le contrat prend fin avant que ces droits aient été utilisés, ils donnent lieu à une indemnité compensatrice de congés payés.
Comment se déroule la gestion des congés payés non pris à la rupture d’un contrat ?
En cas de rupture du contrat de travail avant que le salarié ait pu prendre l’ensemble des congés auxquels il avait droit, l’employeur doit lui verser une indemnité compensatrice de congés payés. Cette obligation concerne notamment les CDI, les CDD, les contrats d’apprentissage et les contrats de professionnalisation.
L’indemnité est due quelle que soit l’origine de la rupture, qu’elle résulte du salarié ou de l’employeur : démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD ou autre mode de rupture. Elle est également due aux ayants droit en cas de décès du salarié.
Comment calculer le paiement des congés payés non pris ?
La question se pose donc : comment devez-vous calculer la somme à verser aux collaborateurs qui peuvent prétendre à une indemnité compensatrice de congés payés non pris ?
Il existe deux méthodes pour ce calcul :
- Le calcul au 1/10 de la rémunération brute du salarié au cours de la période de référence. La somme calculée ne doit cependant pas être inférieure à ce qu’il devait percevoir s’il avait continué à travailler.
- Le calcul par maintien de salaire. Cette méthode suppose que vous calculiez le temps d’absence du collaborateur (en jours ouvrables, ouvrés, ou en heures) en fonction de son salaire, et que vous lui versiez sous forme d’indemnité de congés payés non pris.
Pour choisir votre méthode de calcul, veillez à sélectionner celle qui est la plus favorable à votre collaborateur.
Vous l’aurez compris : la gestion des congés payés non pris peut rapidement devenir un casse-tête si vous menez ces démarches totalement à la main.
La clé pour vous faciliter cette démarche administrative RH cruciale ? Mettre en place un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) qui vous permet de gérer les congés et absences des collaborateurs de manière dématérialisée.
Ce SIRH doit vous permettre de consigner dans une même plateforme tous les CP de vos collaborateurs, et de répercuter automatiquement sur leur paie ceux qu’ils n’ont pas pris.
Bonne nouvelle ! C’est ce que vous permet de faire le module “Congés et Absence” du SIRH Eurécia : découvrez-le dès maintenant !
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