Vous avez sans doute déjà bien pris la main sur la Déclaration Sociale Nominative (DSN) mensuelle, depuis qu’elle a été instaurée comme obligatoire depuis 2017. Celle-ci se fait à échéances régulières et, une fois que vous en avez bien entériné les tenants et aboutissants, elle rentre dans vos tâches RH récurrentes sans souci.
Là où le sujet de la DSN se complexifie, c’est lorsqu’il s’agit de remplir une DSN événementielle, ponctuellement, lorsque vous avez un événement RH à signaler aux organismes de protection sociale.
Pour vous aider, nous avons rassemblé tout ce qu’il vous faut savoir sur les DSN événementielles, selon les différents cas de figure que votre entreprise peut rencontrer.
Sommaire
1. Qu'est-ce qu'une DSN événementielle ?
2. Comment se font les déclarations dans une DSN événementielle ?
3. Quels prérequis pour faire une DSN événementielle ?
4. Quand faire votre DSN événementielle ?
5. Comment déclarer un arrêt paternité via la DSN événementielle ?
6. Que faire si l'arrêt de travail de votre collaborateur change de risque ?
7. Comment signaler une reprise du travail après arrêt ?
8. Pouvez-vous corriger une erreur dans votre DSN ?
Qu’est-ce qu’une DSN événementielle ?
Une DSN événementielle est une déclaration en ligne qui permet de signaler trois types d’événements RH liés à un collaborateur :
- Les signalements d’arrêt de travail : arrêt maladie, arrêt accident de travail, arrêt maternité et paternité, arrêt adoption
- Les signalements de reprise anticipée de travail
- Les signalements de fin de contrat de travail
Ces signalements via les DSN événementielles remplacent l’attestation de salaire. Ce sont eux qui déclenchent le paiement d'indemnités journalières pour vos salariés.
D’ailleurs, ces signalements via la DSN sont le moyen pour que vos salariés soient le plus rapidement payés par la CPAM : on compte 19 jours en moyenne de délai pour une déclaration via la DSN événementielle, contre 24 jours par net-entreprises et 41 jours par une déclaration papier.
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Comment se font les déclarations dans une DSN événementielle ?
Une DSN événementielle peut se faire par deux moyens :
- Soit directement dans un logiciel de paie compatible DSN
- Soit par une déposition sur le site net-entreprises
Vous y déclarez notamment l’identité du salarié concerné, le motif de l’arrêt de travail, la date du dernier jour travail et celle de fin prévisionnelle de l’arrêt, les informations liées à la subrogation, et celles liées à la reprise du travail.
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Quels prérequis pour faire une DSN événementielle ?
Pour bien faire vos déclarations sociales via la DSN événementielle, il existe deux prérequis à bien prendre en compte, faute de quoi vous pourriez vous retrouver face à des erreurs.
Prérequis #1 : Avoir un historique de DSN mensuelles suffisant
Tout d’abord, sachez qu’il n’est pas possible de faire vos signalements via la DSN événementielle si vous n’avez pas un historique suffisant de DSN mensuelles. Vous pouvez faire ces signalements si et seulement si vous avez au préalable déclaré…
- 3 mois de DSN mensuelle : vous pouvez alors y déclarer un avis maladie, maternité ou paternité
- 12 mois de DSN mensuelle : vous pouvez alors y faire l’ensemble des déclarations événementielles possibles
Vous ne disposez pas d’un historique suffisant ? Il vous faudra alors faire une attestation de salaire en ligne (DSIJ).
Prérequis #2 : Bien identifier vos salariés dans votre logiciel de paie
Le deuxième prérequis consiste à vous assurer que votre logiciel de paie a bien été paramétré. Pour ce faire, vous pouvez vérifier le Bilan d’Identification du Salarié (ou BIS) sur net-entreprises après l’envoi de votre DSN mensuelle.
Si toutes les informations sont bonnes, vous pourrez alors faire votre déclaration sociale via la DSN événementielle sans risquer une erreur technique.
Quand faire votre DSN événementielle ?
Pour un arrêt de travail
Dès lors que vous recevez un arrêt de travail initial d’au moins un jour, vous devez procéder à sa déclaration via la DSN.
Il existe cependant deux cas de figure à prendre en compte :
- Si vous effectuez la subrogation de salaire : vous pouvez émettre l’arrêt de travail à la même échéance que la DSN mensuelle. Veillez alors à bien renseigner la date de fin de subrogation en fonction de votre convention collective (si vous en avez une), et non en fonction des dates de l’arrêt !
- Si vous n’effectuez pas la subrogation : vous devez déclarer l’événement dans la DSN événementielle, dans un délai de 5 jours suivant votre connaissance de cet arrêt de travail. C’est un élément essentiel pour que la CPAM puisse verser ses indemnités journalières à votre salarié.
Attention également à bien déclarer le dernier jour de travail effectif (DJT) lié à l’arrêt en question :
- S’il s’agit d’un jour où l’assuré était en activité, indiquez son dernier jour de présence dans l’entreprise
- S’il s’agit d’un jour où l’assuré était en congés payés, la date à indiquer est celle de la veille de l’arrêt
Notez également que les prolongations d’arrêt de travail se retrouvent, non pas dans une DSN événementielle, mais dans votre DSN mensuelle. Les logiciels de paie compatibles DSN permettent de reporter cette information dedans, pour qu’elle remonte automatiquement dans la DSN du mois suivant.
Pour un signalement de fin de contrat
Vous devez remplir une DSN événementielle dans les 5 jours qui suivent la survenance de la fin du contrat en question.
Pour un signalement de reprise du travail anticipée
Vous devez remplir une DSN événementielle dans les 5 jours qui suivent la reprise du travail.
Comment déclarer un arrêt paternité via la DSN événementielle ?
Les arrêts paternité présentent des spécificités en termes de formalités qu’il vous faut connaître. Tandis que les autres types d’événements à déclarer via une DSN ponctuelle demandent des informations que vous trouverez sur l’arrêt lui-même, celle-ci requiert de demander d’autres documents-clés à votre collaborateurs.
Vous devez envoyer à la MSA…
- Un extrait d’acte de naissance, qui mentionne l’adresse email, le numéro de sécurité sociale du salarié, et les dates du congé paternité
- Et une attestation sur l’honneur, indiquant également ces dates
Que faire si l’arrêt de travail de votre collaborateur change de risque ?
Il peut arriver que le risque lié à l’arrêt de travail de l’un de vos collaborateurs change. Par exemple, il est fréquent qu’une collaboratrice passe d’un arrêt maladie à un arrêt maternité anticipé, en cas de grossesse pathologique.
Dans ce cas précis, il vous faut faire une nouvelle DSN événementielle, indiquant le nouveau risque.
Comment signaler une reprise du travail après arrêt ?
Vous l’avez lu plus haut : en cas de reprise anticipée du travail par rapport à la date de fin de l’arrêt de travail, il vous faut déclarer une DSN événementielle sous 5 jours.
Si cette reprise du travail n’est toutefois pas anticipée, il vous suffira de clôturer l’arrêt dans votre logiciel de paie.
Pouvez-vous corriger une erreur dans votre DSN ?
Il est effectivement possible de modifier une DSN événementielle dans laquelle vous y avez fait une erreur. Tout dépend de l’échéance de l’arrêt maladie :
- Si son échéance n’est pas encore passée, votre logiciel de paie doit vous permettre de faire une DSN “annule et remplace”, qui écrasera la précédente
- Si son échéance est passée, vous apporterez vos modifications sur votre logiciel de paie, qui se chargera de les transmettre en même temps que votre DSN mensuelle suivante
Et pour éviter les erreurs de déclaration sur vos bulletins de salaire, confiez le traitement de votre DSN à un expert paie. Des éléments variables de paie à l’édition du bulletin, en passant par les déclarations sociales … Votre paie est entre de bonnes mains.
