Le départ à la retraite d’un collaborateur est un challenge pour l’entreprise. Elle perd un salarié expérimenté, un savoir-faire et des compétences uniques. Mal géré, l’évènement peut réellement désorganiser l’activité. Afin d’éviter ces désagréments, il est important d’organiser une passation lors du départ à la retraite. L’investissement en ressources et en temps est rapidement rentabilisé, le savoir-faire et la cohésion des équipes est préservée. Découvrez les meilleurs conseils du guide offboarding d’Eurécia pour réussir l’organisation d’une passation de poste lors d’un départ à la retraite.
Pourquoi la passation est une étape clé lors d’un départ à la retraite ?
La passation de poste est incontournable. Elle permet de :
- Maintenir la continuité de service : le remplaçant du salarié est productif rapidement pour assurer ses missions dès son départ, grâce à un onboarding des nouveaux salariés bien rodé.
- Transmettre les compétences : le futur retraité a acquis des compétences irremplaçables lors de sa carrière. L’employeur doit organiser leur transmission via du mentorat, par exemple.
- Intégrer le successeur : le nouveau salarié entre dans l’entreprise dans de bonnes conditions.
- Limiter les tensions : les collègues du retraité ne voient pas leur charge de travail augmenter.
- Garantir la performance du service : il conserve une bonne organisation.
- Soigner l’image de l’entreprise : la passation de poste est un levier de l’expérience collaborateur.
Les grandes étapes pour une passation de poste réussie
Afin de proposer une passation efficace, il est conseillé de suivre ses 4 étapes.
Étape 1 : Anticiper le départ
La clé pour une passation réussie est d’anticiper le départ à la retraite. Pour cela, la communication avec le futur retraité est essentielle. Son manager doit déterminer avec lui la date précise de son départ et élaborer un plan de succession pour sécuriser la continuité. Si possible, cette discussion doit avoir lieu plusieurs mois en amont de l’évènement.
Lors d’un entretien avec le salarié, déterminez les compétences à transmettre. Elles peuvent être liées à la technique, à la connaissance du fonctionnement de l’entreprise ou à des savoir-être indispensables à la culture d’entreprise.
Enfin, le manager et le collaborateur doivent déterminer un planning précis de la transmission. Véritable plan d’action, il doit prévoir chaque action à réaliser et un délai pour le faire.
Étape 2 : Organiser la transmission des savoir-faire
Transmettre ses compétences n’est pas forcément naturel pour le salarié. Il est important de l’accompagner s’il manque de pédagogie.
Pour cela, l’équipe RH et le manager peuvent lui proposer un plan de passation formalisé et documenté, tiré des bonnes pratiques de montée en compétences des collaborateurs. Il comprend un planning de séances régulières entre le salarié sur le départ et son successeur.
Mettez à disposition du futur retraité des outils, comme un logiciel d’onboarding doté de check-lists intelligentes. Ce peut être un guide de la passation, une checklist des éléments à aborder ou des vidéos de formation à la transmission de compétences.
Étape 3 : Impliquer l’équipe
Le départ à la retraite d’un salarié pleinement intégré peut chambouler le quotidien de toute son équipe.
Il est essentiel de bien communiquer sur l’évènement. Le manager peut annoncer clairement et positivement le départ d’un membre de l’équipe. Le secret ou le manque de transparence peut créer des tensions dans le service.
Dans sa communication, le manager peut inciter à effectuer un mentorat informel. Cela revient pour les collègues à échanger avec le salarié sur ses méthodes, ses astuces, son expérience avant son départ.
Étape 4 : Accompagner humainement le collaborateur partant
Le départ à la retraite est un challenge pour l’entreprise comme pour le salarié. Afin de renforcer l’expérience collaborateur, il est préférable d’offrir un accompagnement humain.
Le manager ou l’équipe RH peut favoriser la valorisation de ses contributions grâce à l’organisation d’évènements :
- Un pot de départ ou un cadeau.
- Un article de témoignage dans le journal de l’entreprise.
- Un message de la direction.
Si possible, l’accompagnement doit durer après le départ à la retraite. C’est une manière de garder le contact. Il est possible de continuer à échanger avec le retraité pour optimiser la passation. Ce dernier peut être sollicité pour réaliser des activités de suivi ou réaliser un mentorat ponctuel.
Quand et comment débuter efficacement une passation de poste ?
Une transition en douceur se prépare sur le long terme. Plusieurs semaines sont souvent nécessaires pour transmettre toutes les compétences et s’assurer de la productivité immédiate du remplaçant.
Débuter une passation de poste passe par plusieurs étapes clés à planifier :
- Un entretien entre le futur retraité et son manager afin de faire un état des lieux des éléments à transmettre.
- L’envoi du planning de transmission au salarié partant et au nouveau talent.
- La réalisation d’entretiens réguliers entre les deux employés.
- Une réunion pour recueillir le feedback du retraité juste avant son départ dans un but d’amélioration continue.
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Que faire en cas d’absence de successeur au moment de la passation ?
Un recrutement prend du temps. Parfois, malgré l’anticipation des équipes RH, le poste n’est pas pourvu au moment du départ à la retraite.
Dans cette situation, il est possible de prendre plusieurs actions :
- Demander au futur retraité de concevoir une documentation afin de transmettre ses connaissances essentielles. Cette mission prend du temps. Elle est aussi complexe. Il est important d’accompagner le salarié à travers une relecture de ses livrables et une checklist des notions à évoquer.
- Désigner un référent temporaire chargé d’assurer la transmission jusqu’à l’arrivée d’un nouveau talent.
- Proposer au salarié sur le départ d’effectuer des missions rémunérées lorsqu’un candidat est recruté.
Quels outils utiliser pour organiser efficacement la transmission ?
Plusieurs outils sont indispensables lors d’une transmission de poste lors d’un départ à la retraite :
- Des checklists.
- Des guides internes.
- Des plateformes collaboratives, type wiki d’entreprise.
- Des procédures internes.
- Des formations.
Les trois points clés à retenir :
- Une transition lors d’un départ à la retraite permet de conserver un savoir-faire précieux dans l’entreprise.
- La passation de poste doit être anticipée pour être efficace.
- Il est possible de s’appuyer sur des outils pratiques afin de faciliter le départ à la retraite.
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