La fin d'un contrat de travail, qu'il s'agisse d'un licenciement, d'une démission ou d'une rupture conventionnelle, entraîne certaines obligations pour l'employeur. Parmi celles-ci, la remise de documents spécifiques au salarié : le certificat de travail, le reçu pour solde de tout compte et l'attestation employeur. Ces documents sont essentiels pour assurer la transition du salarié vers une nouvelle étape de sa carrière professionnelle.
Quels documents l'employeur doit-il remettre ?
L'employeur doit remettre trois documents principaux au salarié en fin de contrat.
- Le certificat de travail : ce document atteste que le salarié a bien travaillé dans l'entreprise. Il précise les dates d'entrée et de sortie du salarié, ainsi que le poste occupé.
- Le reçu pour solde de tout compte : ce document récapitule les dernières sommes versées au salarié (salaire, indemnités, primes...).
- L'attestation employeur : aussi appelée attestation Pôle emploi, elle permet au salarié de faire valoir ses droits au chômage.
Dans certains cas, un état récapitulatif de l'épargne salariale peut également être remis. Tous ces documents peuvent être centralisés et gérés dans un logiciel de GED dédié.
Différences entre CDI, CDD et apprentissage
Le Contrat à Durée Indéterminée (CDI), le Contrat à Durée Déterminée (CDD) et l'apprentissage sont des formes d'emploi distinctes, dont les différences se manifestent aussi dans la gestion de la fin du contrat.
- Le CDI, contrat sans terme précis, peut être rompu à tout moment par accord mutuel ou par voie judiciaire. En fin de CDI, l'employeur remet les documents de fin de contrat (certificat de travail, solde de tout compte, attestation Pôle emploi).
- Le CDD a une durée définie. À son terme, si aucun accord de renouvellement n'a été prévu, le CDD devient un CDI. Le salarié conserve son ancienneté et reçoit les mêmes documents que pour la fin d'un CDI.
- L'apprentissage est un contrat de travail spécifique, axé sur la formation. Sa rupture ne nécessite aucun motif particulier et n'ouvre droit à aucune indemnité. À la fin du contrat d'apprentissage, l'employeur peut proposer un CDI ou un CDD à l'apprenti. Dans ce cas, aucune période d'essai n'est requise, sauf si la convention collective le stipule. Les documents de fin de contrat sont les mêmes que pour un CDI ou un CDD.
Le rôle de l'attestation employeur
L'attestation employeur joue un rôle clé lors de la fin d'un contrat de travail. Elle est indispensable pour le salarié pour faire valoir ses droits à l'assurance chômage. Ce document doit être fourni obligatoirement par l'employeur, peu importe le mode de rupture ou la fin du contrat de travail.
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- Pour les contrats à durée déterminée, d'apprentissage ou en cas de rupture anticipée, l'attestation doit également être fournie.
L'attestation employeur est donc bien plus qu'une simple formalité administrative. Elle est un élément essentiel pour le salarié afin de prouver qu'il est libre de tout engagement et pour obtenir ses allocations chômage. Elle doit être adressée au salarié et à France Travail pour assurer un suivi efficace et sécurisé.
Comprendre le solde tout compte
Le solde de tout compte est un document essentiel lors de la fin de contrat de travail. Il est remis par l'employeur au salarié et récapitule l'intégralité des sommes versées à ce dernier lors de son départ de l'entreprise. Ce solde comprend le dernier salaire, les indemnités, les primes et toute autre somme due au salarié.
Ce document a une double fonction. Premièrement, il sert de justificatif pour l'employeur, prouvant le versement de toutes les sommes dues. Deuxièmement, il offre une transparence pour le salarié, lui permettant de vérifier que tous les éléments de sa rémunération ont bien été pris en compte.
Le solde de tout compte est dû indépendamment de la nature du contrat de travail (CDI, CDD, apprentissage) ou du motif de la rupture (licenciement, démission, fin de contrat, départ à la retraite).
Quel délai pour envoyer les documents de fin de contrat ?
Lors de la fin d'un contrat de travail, l'employeur doit respecter un délai pour la remise des documents de fin de contrat. Bien que la loi ne fixe pas de délai précis, la remise de ces documents doit se faire dans un "délai raisonnable".
Dans la pratique, les conseils de prud'hommes considèrent souvent qu'un délai d'un mois est acceptable. Cependant, ce délai peut varier en fonction de la taille de l'entreprise et du processus de gestion du personnel.
Généralement et sauf difficulté particulière, les documents sont remis au salarié dans un délai inférieur à 2 semaines. Les situations exceptionnelles, comme une crise sanitaire, peuvent expliquer une remise tardive des documents.
Que faire si les documents ne sont pas remis ?
Comment réclamer les documents de fin de contrat ?
Si l'employeur ne remet pas les documents de fin de contrat, plusieurs actions sont possibles. Dans un premier temps, le salarié peut relancer son employeur par écrit, afin d'avoir une trace de cette démarche.
Si la situation ne se résout pas, le salarié peut saisir le conseil de prud'hommes (CPH) pour demander la remise des documents ainsi que des dommages et intérêts pour le préjudice subi. Il faudra alors apporter la preuve de ce préjudice.
