Départ à la retraite, les démarches administratives

Le départ à la retraite d’un collaborateur demande de mettre en place une organisation particulière. Pour l’employeur, c’est une période de transition. Un salarié senior part. Il faut remplacer ses compétences et son expérience. Mais surtout, il faut s’assurer de respecter toutes les obligations administratives. Quel est le cadre légal d’un départ à la retraite ? Comment respecter toutes les obligations de l’employeur ? Suivez le guide ! Eurécia vous explique tout.

Les étapes administratives à suivre

Pour garantir le respect de l’ensemble des obligations administratives lors du départ à la retraite, un audit rh préalable peut faciliter la démarche.

Étape 1 : Confirmer le départ et l’anticiper

Dans un premier temps, il est nécessaire d’officialiser le départ à la retraite. Pour cela, il est préférable d’acter la décision du salarié par écrit.

Afin de fixer une date définitive pour la fin du contrat de travail, il est possible de demander au collaborateur de rédiger une lettre de départ à la retraite.

L’envoi du courrier doit respecter un délai de préavis. Cette période permet à l’employeur d’anticiper le départ définitif dans le but de limiter la désorganisation. La notification rend possible la constitution d’un calendrier précis des actions à réaliser avant la rupture du contrat de travail.

Le délai de préavis à respecter peut aller de un à six mois. Il dépend de plusieurs critères :

• Le statut de l’employé.
• La convention collective applicable.
• L’ancienneté.

Une fois la date de départ à la retraite connue, il est important de l’enregistrer dans les logiciels RH (paie, planning, dossier du personnel…).

Étape 2 : Préparer les documents obligatoires

Au jour du départ à la retraite, l’employeur doit remettre plusieurs documents obligatoires fin de contrat à l’employé.

L’équipe RH doit préparer :

• Le certificat de travail : il constitue la preuve de l’activité professionnelle exercée au sein de l’entreprise et de sa durée. Le document permet de connaitre la date de début et de fin de la présence du salarié dans l’entreprise et la nature du poste occupé.
• L’attestation France Travail : elle permet de faire valoir ses droits aux allocations chômage.
• Le reçu du solde de tout compte : il s’agit de l’inventaire des sommes versées au moment de la rupture du contrat. Le reçu reprend le montant du dernier salaire, des primes et indemnités. Le document est établi en deux exemplaires. Celui conservé par l’entreprise doit être daté et signé par le salarié afin de  constituer la preuve de la bonne réception du solde de tout compte.

Étape 3 : Clôturer le dossier administratif

Au moment du départ effectif du salarié, il est nécessaire de prévoir la clôture du dossier administratif du salarié.

• Organiser la restitution du matériel prêté au collaborateur. Ce peut être un badge, un ordinateur, un téléphone ou même un véhicule de service. N’oubliez pas de récupérer le petit matériel, type souris ou clavier portable.
• Désactiver les accès aux serveurs de l’entreprise. À la fin de son contrat de travail, le salarié ne doit plus pouvoir se connecter aux fichiers de l’entreprise ou aux logiciels professionnels.
• Mettre à jour le dossier du collaborateur. Grâce aux logiciels RH, il est possible de transmettre l’information automatiquement à toutes les bases de données de l’entreprise.

Étape 4 : Communiquer et finaliser le départ

Communiquer sur le départ à la retraite est essentiel, dans la logique d’un offboarding réussi. Il s’agit d’une occasion intéressante de valoriser un parcours, des compétences, des savoir-être. C’est aussi un moyen de favoriser la transparence au sein de l’entreprise. Les collaborateurs concernés sont au courant du départ, de l’organisation mise en place et des actions prises pour remplacer le salarié.

La communication interne sur un départ à la retraite peut prendre plusieurs formes : 

• Un e-mail d’annonce interne pour toute l’entreprise.
• Un message de remerciement personnalisé pour le salarié et ses collègues les plus proches.

Il peut être intéressant de maintenir un lien avec le retraité. En effet, ce dernier peut continuer à aider l’entreprise à travers la réalisation de missions spécifiques. Il est également possible de créer un club des anciens afin d’améliorer et d’entretenir la culture d’entreprise.

Quels sont les documents RH obligatoires pour un départ à la retraite ?

Voici la liste des documents RH à fournir obligatoirement au moment du départ à la retraite :

• Le certificat de travail.
• Le solde de tout compte.
• L’attestation France Travail.

Éventuellement, le cas échéant, il faut également produire ces documents :

• Le relevé de retraite complémentaire.
• Le relevé d’épargne personnelle.

Quel est le délai légal pour transmettre l’attestation France Travail ?

L’attestation France Travail est à transmettre, même en cas de départ à la retraite. Dans certaines situations spécifiques, ce document permet au retraité de toucher des allocations chômage.

Il est indispensable de produire cette attestation dès la fin du contrat et sans délai. En cas de retard, l’absence du document peut porter préjudice au salarié. Le retard dans l’inscription à France Travail peut être à l’origine de soucis financiers.

💡 Préparez un départ à la retraite respectueux, valorisant et humain, en suivant une procédure complète qui souligne la reconnaissance de l’entreprise :

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Faut-il toujours organiser un entretien de départ ?

L’entretien de départ à la retraite n’est pas obligatoire, mais il s’inscrit dans la démarche des entretiens professionnels. Pour autant, il est conseillé de l’organiser. C’est un excellent moyen d’obtenir des feedbacks précieux grâce au retour d’expérience du salarié senior. Il peut livrer sa vision de l’entreprise et ses observations. L’échange est intéressant pour le manager, l’équipe RH et la direction. C’est un levier à actionner pour valoriser efficacement les départs à la retraite.

Les trois points clés à retenir : 

• Le départ à la retraite d’un salarié nécessite la réalisation de démarches administratives spécifiques.
• L’équipe RH doit organiser la production des documents obligatoires et la clôture du dossier administratif.
• Réaliser une communication interne sur le départ à la retraite favorise la valorisation des collaborateurs et la transparence. 

La rédaction

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