L’heure des entretiens individuels va bientôt sonner ! Ce rendez-vous entre manager et salarié a pour but de faire le bilan de l’année écoulée et de définir les objectifs de l’année prochaine.
Cet entretien est donc incontournable. Malheureusement, entre la paperasse administrative qu’il demande et les agendas chargés, l’entretien annuel est souvent bâclé - quand il ne finit pas aux oubliettes. Ce qui est bien dommage quand on pense à ses enjeux et bénéfices.
Pour vous aider à préparer au mieux vos entretiens avec votre équipe, nous avons fait le tour des bonnes pratiques à adopter et nous les avons organisées en 7 conseils pratiques à mettre en place dès maintenant !
1/ Organisez et anticipez votre campagne d’entretiens individuels
Les entretiens ne se préparent pas à la dernière minute. Si vous envoyez une invitation par mail à vos collaborateurs une semaine avant, vous prenez le risque qu’ils ne soient pas disponibles. Vous allez alors devoir trouver un autre moment dans votre emploi du temps déjà chargé et proposer une nouvelle date. Ainsi de suite... jusqu’à être agacé.
Et si cette année vous anticipiez les choses en organisant votre campagne d’entretiens à l’avance ? Pour cela, vous avez l’option old school avec les agendas Google et les invitations par email. Ou bien vous pouvez vous simplifier la tâche en utilisant un outil de gestion des entretiens digitalisé.
En choisissant cette dernière option, vous proposez une date d’entretien à vos collaborateurs qui recevront une notification instantanée. Si nécessaire, ils pourront proposer un autre créneau sans avoir à échanger avec vous par email. D’autres fonctionnalités utiles et qui vous permettront de gagner un temps précieux sont proposées :
- une vue d’ensemble des dates d’entretiens de votre équipe
- un suivi dans le temps de vos entretiens
- l’utilisation et la personnalisation de la trame d’entretien proposée par le logiciel
- des comptes rendus.
2/ Structurez la trame d’entretiens par thèmes
Si l’entretien individuel est centré sur l’évaluation des objectifs, il est préférable d’aborder d’autres thématiques comme le bien-être, car elles sont interconnectées et influencent de près ou de loin la performance de votre salarié.
Pour ne rien oublier et faciliter votre évaluation et l’auto-évaluation par le collaborateur, structurez votre trame de questions par thèmes : objectifs, performance, bien-être, compétences.
💡 Coup de pouce de la rédac’ : nous vous avons conçu un kit complet avec 4 trames d'entretiens managériaux pour vous aider dans la gestion de ces rendez-vous !
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3/ Invitez le collaborateur à s’auto-évaluer
L’entretien de fin d’année peut vite ressembler à un conseil de classe. Cette posture où le manager évalue son collaborateur l’infantilise. Pour au contraire le responsabiliser et l’inciter à prendre une part active à l’entretien, proposez-lui de s’auto-évaluer.
En s’évaluant, le salarié prend conscience de ses points forts et de ses points de progrès. Il pourra donc réfléchir à ses besoins. Ainsi, votre échange sera plus riche et à double sens !
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4/ Préparez des questions ouvertes et des questions fermées
Pour tirer des leçons de l’année écoulée et commencer la prochaine année sur de bonnes bases, l’entretien doit être un moment d’échange et d’écoute. Concrètement, c’est l’occasion pour le salarié d’exprimer ses ressentis, ses besoins et attentes. Ces informations sont des données qualitatives pour définir les prochains objectifs ainsi que les actions et mesures à prendre pour l’aider à améliorer sa performance et son bien-être.
Ainsi, pensez à préparer des questions ouvertes qui permettent à votre interlocuteur de développer sa pensée. Les questions fermées sont plus intéressantes pour recueillir des informations précises et objectives (ex : quelles compétences voudriez-vous développer) ?
5/ Analysez les objectifs définis en début d’année
Nous sommes calibrés de façon à garder en mémoire les événements récents. Par exemple, si votre salarié a commis une erreur sur son dernier dossier, il est fort probable que vous soyez influencé par ce que l’on appelle « le biais de la disponibilité en mémoire » qui consiste à considérer comme fréquent un événement récent. Vous risquez alors de noircir le tableau.
Pour éviter de tomber dans le piège, reprenez les objectifs fixés lors du dernier entretien individuel et prenez de la hauteur. Est-ce que le collaborateur les a atteints malgré sa récente erreur ? Les compétences demandées sont-elles maîtrisées ?
💡 Conseil de la rédac' :
Pour suivre l’atteinte de ces objectifs dans le temps, n’oubliez pas de réaliser des entretiens réguliers avec vos équipes. N’attendez pas les entretiens annuels pour vous apercevoir que les objectifs fixés étaient trop ambitieux ou irréalisables. Qu’ils soient RH ou managériaux, les entretiens sont également de véritables outils de management pour vous permettre d’atteindre vos objectifs de performance. Pour en savoir plus découvrez notre guide “Entretiens digitalisés : le guide pour un management au plus près des équipes” :
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6/ Sollicitez le feedback des pairs
Pour une évaluation la plus objective possible, il est important que vous ayez une vision globale de la performance de votre équipe. Ainsi, nous vous conseillons de solliciter les personnes qui ont collaboré avec vos salariés : clients, collègues, etc.
Et on vous encourage à donner régulièrement du feedback à vos équipes afin de favoriser leur engagement et ainsi la performance ! 
7/ Réalisez des entretiens one to one réguliers
Les entretiens one to one qui sont réalisés à une fréquence régulière vont vous permettre de réaliser un meilleur suivi des objectifs dans le temps. Ainsi, lorsque le moment de l’entretien individuel de fin d’année viendra, votre évaluation sera complétée et facilitée par vos entretiens réguliers.
Et ce n’est pas le seul avantage ! En prenant l’habitude d’échanger avec votre équipe, vous renforcez votre relation et vos échanges seront plus fluides et constructifs. Autre avantage : vos entretiens de fin d’année iront beaucoup plus vite.
Pour gagner du temps et de l’efficacité, vous pouvez vous équiper d’un outil de gestion des entretiens. Par exemple, avec la nouvelle fonctionnalité d’Eurécia, vous pouvez organiser et faire le suivi des entretiens one to one depuis le SIRH ! Tous vos échanges sont planifiés, préparés et centralisés en un seul endroit. Gain de temps pour tous, meilleure visibilité sur les objectifs et collaborateurs plus engagés... découvrez tous les avantages de cette fonctionnalité et de notre logiciel d'entretiens.
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