Un logiciel SIRH est un outil destiné à faciliter et fluidifier la gestion des ressources humaines en dématérialisant et en automatisant l’ensemble des processus traditionnels dans un objectif de gain de temps et de productivité pour l’entreprise.
Si les avantages d’une telle solution sont évidents pour les professionnels RH, ils ne le sont pas toujours pour les collaborateurs. Alors, comment les mettre en avant pour faciliter leur adhésion ?
Quels sont les enjeux de la mise en place d’un SIRH ?
Avant de parler bénéfices pour les salariés, il est nécessaire de rappeler les enjeux associés à la mise en place d’un SIRH. Et ils sont nombreux !
Suivre et se conformer aux obligations légales
Préparation des EVP, gestion des congés et des absences, remboursement des notes de frais, suivi des temps de travail, documents d’embauche… Ces opérations administratives doivent être réalisées dans le respect du cadre légal.
Sécuriser les données RH
La question de la conformité et de la sécurité des données RH est un enjeu essentiel pour un SIRH. La loi du 25 mai 2018 sur le RGPD impose aux entreprises de toutes tailles un cadre de protection pour les données à caractère personnel qui sont collectées. L’enjeu du SIRH est donc de répondre parfaitement à cette notion de conformité en protégeant de façon optimale les données qu’il collecte de façon continue.
Améliorer la productivité
Comment renforcer la performance de l’entreprise ? En accompagnant le changement, la gestion de carrière, en optimisant les processus de recrutement, en proposant une bonne qualité de vie au travail et en formant les collaborateurs. Bonne nouvelle : un SIRH complet propose des modules dédiés au bien-être, à la gestion des entretiens RH et managériaux, à la formation et au recrutement.
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Structurer les processus RH
Le SIRH couvre tous les processus RH (gestion administrative, paie, recrutement, formation, gestion des temps et des activités, congés, notes de frais, suivi des compétences…). Le logiciel centralise les informations et permet de structurer ces différents processus grâce à leur interconnexion.
Piloter les décisions RH
Pour prendre de bonnes décisions en matière de recrutement, de formation, d’engagement et de fidélisation, l’entreprise doit pouvoir s’appuyer sur des données fiables et à jour, tout en gagnant du temps.
5 bénéfices d’un SIRH pour les collaborateurs
1/Une visibilité immédiate sur les données RH personnelles
Avec un SIRH, les collaborateurs ont un accès direct à leurs dossiers et informations personnelles. Quel est mon solde de congés payés ? Combien d’heures supplémentaires ai-je réalisées dans le mois ? Quel est mon planning de la semaine ? Mes notes de frais ont-elles été validées par mon manager ? Pour avoir ces informations, les salariés n’ont plus besoin de solliciter leurs managers ou l’équipe RH. Ils peuvent y accéder en seulement quelques clics et en temps réel via le logiciel SIRH.
2/Des démarches RH simplifiées et une réelle autonomie
Votre collaborateur a déménagé ? Il peut directement modifier son adresse sur son dossier personnel. Il a une contrainte personnelle et ne pourra pas assurer l’accueil du magasin le mercredi ? Avec un SIRH, il a la possibilité de faire une demande de modification de son planning immédiatement. Son manager reçoit la demande dans la foulée et peut y répondre.
3/Un gain de temps dans le traitement des demandes RH
Si les demandes de remboursement des notes de frais prennent (beaucoup) de temps, obligeant les salariés à faire une relance, avec un SIRH, c’est terminé ! Grâce à un système intelligent de reconnaissance des caractères et à une saisie automatique des montants des dépenses, la création d’une note de frais ne prend pas plus de deux minutes. Elle peut être effectuée à tout moment par le collaborateur et de n’importe où. Du côté du manager, il lui suffit d’un clic sur l’application pour informer le service comptabilité de sa validation.
De même, les demandes de congés et d’absence sont simplifiées. Une notification est envoyée directement au manager qui valide instantanément la demande ou non.
4/Une paie juste
Personne n’a envie de faire l’expérience d’une erreur de paie, car les conséquences sont importantes. Elle prive les salariés de leurs droits sociaux, de leurs droits à la formation et à la pénibilité et entraîne des erreurs dans le calcul et le montant de la paie et des droits à la retraite. Or, 1 salarié sur 3 a déjà constaté des erreurs sur sa fiche de paie et plus d’un quart ne fait pas confiance à son entreprise sur l’exactitude de ses calculs (étude Ifop de 2015).
L’avantage du SIRH est justement de réduire les risques d’erreurs. En effet, les données sont centralisées au sein d’une interface unique. Les éléments variables de paie sont calculés automatiquement et selon les règles prédéterminées.
5/Etre acteur de sa carrière
Le module de gestion des entretiens et le module de formation permettent aux collaborateurs de consulter les derniers comptes rendus d’entretiens, de suivre leur évolution et leur performance. Avant l’entretien annuel, ils peuvent évaluer leurs compétences et solliciter une demande de formation. En somme, ils deviennent autonomes dans leur gestion de carrière.
Comment surmonter les doutes et réticences des salariés ?
L’intégration d’un SIRH peut susciter des doutes et des réticences de la part de certains collaborateurs comme la peur de ne pas savoir se servir de l’outil ou de devoir changer ses habitudes. Pour les aider à les dépasser, plusieurs actions peuvent être mises en place.
1/Communiquer en amont sur les raisons et les bénéfices du SIRH
Pour commencer, veillez à communiquer aux équipes les raisons de la mise en place d’un SIRH et des avantages qu’elles pourront en retirer. Veillez à être clair et précis en donnant des chiffres et des exemples concrets. Par exemple, l’objectif peut être de traiter les demandes de congés en 48 heures et d’avoir un planning systématiquement à jour et consultable à tout moment. Quelles que soient vos raisons, n’oubliez pas d’estimer les bénéfices en temps, en procédure et en économie. Ces arguments vous aideront à convaincre de l’intérêt d’avoir un SIRH.
2/Faites participer les salariés au chantier SIRH
Pour choisir le bon SIRH, vous devez procéder à un état des lieux de vos process RH. Et si vous impliquiez vos collaborateurs ? Par exemple, sollicitez leur avis sur vos pratiques actuelles : que pensent-ils du parcours d’intégration ? Du traitement des notes de frais ? Des process en matière de temps et d’activités ?
En les invitant à prendre part à ce travail, ils seront acteurs de ce changement.3/Présenter une démo du logiciel et prévoir un guide utilisateur
Il est toujours utile de proposer à un groupe de volontaires d’assister à une démo du logiciel SIRH. Vous pourrez ainsi avoir le feedback sur l’interface et les fonctionnalités proposées. Pour eux, c’est la preuve que leur avis compte et la garantie que le logiciel que vous choisirez sera aligné avec leurs attentes et besoins.
Enfin, pourquoi ne pas créer un « guide utilisateur » à destination des collaborateurs ? Cette lecture les aidera à prendre en main l’outil !
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