La fonction RH est multi casquettes. Du recrutement à la gestion administrative du personnel en passant par la formation, les missions sont nombreuses et variées. Le recours à une boîte à outils RH est alors indispensable. Qu’est-ce qu’une boîte à outils RH ? Quels avantages pouvez-vous en retirer ? Et quels outils sont essentiels ?
On fait le point.
Qu’est-ce qu’une boîte à outils RH ?
On parle de boîte à outils RH pour désigner l’ensemble des grilles, tableaux de bord, procédures et logiciels qui permettent de gérer et de piloter les différentes sphères RH : paie, administration du personnel, formation, gestion de carrière, recrutement, onboarding…
Quels sont les avantages d’une boîte à outils RH ?
S’équiper d’une boîte à outils RH présente de nombreux avantages :
Un gain de temps
Le quotidien des RH est rythmé par une série d’événements qui se répètent d’une année sur l’autre. Certaines tâches sont alors chronophages. C’est notamment le cas du recrutement. Toute nouvelle embauche s’accompagne de tâches administratives : rédaction du contrat de travail, obligations déclaratives, remise de documents (règlement intérieur, etc.).
Avec des outils RH comme un contrat de travail type, les professionnels gagnent du temps.
Plus de fiabilité
Lorsque l’on est sur tous les fronts, le risque d’erreurs augmente. En pratique, cela peut entraîner des fiches de paie incorrectes, des déclarations erronées, ou des entretiens obligatoires qui passent à la trappe. Les outils RH comme un logiciel de paie garantit d’être en conformité avec la réglementation juridique.
Plus de fluidité dans la communication
La fonction RH est en relation avec plusieurs interlocuteurs : managers, collaborateurs, direction, service comptabilité… Il est donc important que les échanges soient fluides et simples.
Une sécurité renforcée
En tant que responsable du capital humain, la fonction RH accède et manipule des données à caractère confidentiel (rémunération, RIB…). Son rôle est de garantir la sécurité des données collectées.
9 outils essentiels à avoir dans sa boîte à outils RH
#1- Le tableau de bord RH
Le tableau de bord RH est un outil de gestion et de pilotage qui synthétise un ensemble d’informations et d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs RH. Concrètement, cet outil permet d’évaluer le fonctionnement de vos ressources humaines sur une période donnée (mois, trimestre, année).
Grâce à une lecture analytique des données, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour atteindre vos objectifs. Le tableau de bord RH est donc particulièrement utile pour avoir une vision synthétique et rapide de la « santé RH » de votre entreprise à une période donnée (ex : climat social). Ainsi, vous êtes en mesure d’identifier rapidement d’éventuels dysfonctionnements et agir en conséquence.
Le tableau de bord RH est également un outil de communication interne pour partager des informations aux managers et collaborateurs. C’est aussi un support pour compléter vos documents RH comme la BDESE.
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#2- Un outil de gestion et de suivi des activités et des temps de travail
Entre les heures supplémentaires, le forfait jour et les temps partiels, le suivi des temps de travail n’est pas de tout repos. Si une feuille de temps ou un tableur Excel peut faire l’affaire avec un effectif inférieur à 10 personnes, la tâche se complexifie lorsque le nombre de collaborateurs augmente.
S’équiper d’un logiciel digitalisé de suivi des temps permet d’optimiser la gestion des temps de travail et de piloter l’activité de manière précise et efficace. En effet, le logiciel est personnalisé et paramétré en tenant compte de critères comme :
- les obligations légales ou conventionnelles,
- les types de contrats et temps de travail existants dans l’entreprise,
- les besoins de l’entreprise,
- les objectifs d’analyse et de contrôle interne permettant d’avoir une visibilité fine des temps.
#3- Un logiciel de paie
Véritable outil incontournable pour les entreprises qui internalisent la gestion de la paie, le logiciel garantit une paie juste, conforme à la réglementation en vigueur et à temps ! Il simplifie aussi les déclarations sociales (DSN, etc.).
Lorsqu’il s’intègre à un SIRH, les bénéfices sont plus nombreux. Concrètement, les EVP sont collectés via les modules SIRH en mode collaboratif grâce aux données saisies par les managers et collaborateurs concernant les absences, les notes de frais et les temps de travail. Le système les récupère automatiquement et le calcul de la paie se fait automatiquement. Le RH n’a plus qu’à faire un contrôle et à calculer les charges à déduire (cotisations et contributions sociales).
#4- Un outil de gestion des recrutements :
Avec 61% des entreprises qui ont jugé les recrutements difficiles en 2023 (enquête Pôle emploi), un outil de gestion des recrutements devient incontournable pour générer plus de candidatures qualifiées, gagner du temps dans le processus de recrutement et proposer une bonne expérience candidat.
Un outil comme un ATS (logiciel de recrutement) permet d’optimiser son processus de recrutement. Comment ? En proposant diverses fonctionnalités comme la multidiffusion des annonces, la centralisation des candidatures, le site carrière ou le reporting. L’équipe RH peut ainsi se concentrer sur le cœur de son métier : l’humain.
#5- Un référentiel de compétences et une grille d’évaluation pour gérer les carrières
Comment gérer les carrières et les évolutions professionnelles sans une base permettant de comparer les attentes en matière de compétences sur le poste et les savoir-faire et savoir-être que met réellement en pratique un salarié ?
Un référentiel de compétences est un outil qui liste l’ensemble des connaissances, savoir-faire et soft skills demandés pour réussir sur un poste donné. Ce référentiel est donc aussi bien utile pour le recrutement que pour l’évaluation d’un collaborateur.
La grille d’évaluation des compétences est un outil clé de la GEPP sur lequel se reposer pour décider objectivement des évolutions professionnelles.
💡 La matrice 9 box peut également vous aider à mieux gérer vos talents au quotidien.
#6-Une trame d’entretien RH et managériaux
Entretien annuel, entretien professionnel, entretien de suivi de télétravail, entretien de recrutement… La liste des entretiens est longue. Pour gagner du temps, structurer l’entretien et ne rien oublier, il est conseillé de construire des trames. Le manager et le RH n’ont plus qu’à dérouler les questions.
Dans ce kit complet, nous avons répertorier toutes les trames d’entretiens RH :
Et dans ce kit, vous retrouvez l’ensemble des trames d’entretiens managériaux :
#7-Un outil de gestion des plannings
Créer et gérer le planning des équipes est une tâche indispensable au bon fonctionnement du service. Néanmoins, entre les indisponibilités, les changements d’affectation, les heures supplémentaires et autres variations, la gestion des plannings peut vite se transformer en casse-tête pour les managers et leur faire perdre du temps.
Il existe plusieurs outils de gestion des plannings. Excel est une alternative qui fonctionne pour les petites équipes. Le logiciel de planning digitalisé est quant à lui idéal lorsque l’équipe compte plus de 10 personnes et que l’on évolue dans le commerce, l’industrie ou la restauration. À partir de modèles proposés, vous pouvez créer un planning adapté à votre secteur d’activité qui prend en compte vos contraintes réglementaires et organisationnelles. Vous gagnez donc du temps dans la création des plannings.
#8-Le processus d’intégration des nouvelles recrues
L’onboarding mobilise plusieurs services : l’informatique et la logistique, le management, la paie, les RH, la comptabilité, la communication. Chacun d’eux a des tâches spécifiques à réaliser. Pour ne rien oublier et suivre l’avancement du parcours, vous avez la possibilité de créer un plan/calendrier avec une check-list onboarding et assigner les tâches aux différents interlocuteurs.
💡 Pour n’oublier aucune étape dans l’intégration de vos nouvelles recrues, découvrez notre kit d’onboarding :
#9-Le SIRH tout-en-un
Enfin, pour ne pas multiplier les outils, pourquoi ne pas vous équiper d’un SIRH tout-en-un ? Chez Eurécia, notre SIRH permet de centraliser tous vos outils, trames et processus dans un seul et même endroit !
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