Le 10 septembre 2025 restera gravé dans les mémoires des équipes RH ! Ce jour-là, la Cour de cassation a révolutionné la gestion des congés payés avec deux arrêts qui bousculent des décennies de pratiques établies.
Désormais, un salarié malade pendant ses congés peut les reporter, et les jours de congés entrent dans le calcul des heures supplémentaires.
Mais rassurez-vous ! Si la réglementation se complexifie, elle reste parfaitement maîtrisable à condition de connaître les règles du jeu. Les 7 obligations que nous allons décrypter constituent votre feuille de route pour une gestion impeccable des congés payés en 2025. Prêt à mettre vos pratiques RH au diapason des dernières exigences légales ? C’est parti !
Obligation n°1 : fixer et communiquer les périodes de congés dans les délais
Commençons par l'obligation qui structure toute votre année : la fixation des périodes de prise des congés principaux. Une étape administrative qui peut sembler routinière, mais qui cache des pièges redoutables si vous la négligez !
L'échéance du 1er mars : votre rendez-vous annuel incontournable
Chaque année, avant le 1er mars, vous devez informer tous vos salariés de la période retenue pour les congés principaux. Cette obligation légale ne souffre aucun retard ! L'information doit être diffusée par affichage ou note de service, avec une mention claire de la période choisie qui doit impérativement inclure au moins une partie de la séquence 1er mai - 31 octobre.
Attention au piège récurrent : cette période ne correspond pas forcément aux congés d'été classiques. Vous pouvez parfaitement opter pour une période avril-septembre si cela correspond mieux à votre activité. L'essentiel ? Que vos collaborateurs puissent s'organiser suffisamment tôt pour leurs projets personnels et familiaux.
La consultation du CSE : un passage obligé souvent bâclé
Si vous disposez d'un CSE, sa consultation préalable reste obligatoire avant toute décision. Ne vous contentez pas d'un simple mail d'information ! Les élus doivent pouvoir débattre et émettre un avis motivé sur vos propositions. Cette consultation peut d'ailleurs faire émerger des alternatives pertinentes que vous n'aviez pas envisagées.
Gérer l'ordre des départs : équité et transparence avant tout
Une fois la période fixée, place à l'organisation concrète ! Vous devez établir l'ordre des départs en tenant compte :
- de la situation familiale des salariés,
- de leur ancienneté,
- de la présence éventuelle de personnes handicapées dans leur foyer.
Ces critères ne sont pas simplement indicatifs : ils constituent une obligation légale de prise en compte.
Le secret pour éviter les frustrations ? Notifier individuellement les dates retenues au moins un mois à l'avance. Cette anticipation permet à chacun de s'organiser sereinement et limite les demandes de modification de dernière minute qui compliquent votre planning.
Obligation n°2 : intégrer les congés payés dans le calcul des heures supplémentaires
Voici la nouveauté qui fait trembler les services paie depuis septembre 2025 ! L'arrêt de la Cour de cassation du 10 septembre révolutionne complètement la gestion des heures supplémentaires.
Fini le temps où les jours de congés étaient neutres dans vos calculs d’heures supplémentaires : ils deviennent désormais un élément déterminant pour le déclenchement des majorations.
Le bouleversement jurisprudentiel qui change tout
Concrètement, que signifie cette évolution ? Si un salarié prend un jour de congé dans une semaine où il aurait dépassé les 35 heures sans cette absence, il peut désormais prétendre au paiement d'heures supplémentaires.
L'impact immédiat sur votre masse salariale
Cette révolution jurisprudentielle ne touche pas que les grands groupes ! Pour une PME de 50 salariés avec un taux de congés moyen, l'impact peut représenter plusieurs milliers d'euros supplémentaires par an. Sans compter la complexification de vos calculs de paie qui nécessite une révision complète de vos processus.
L'urgence ? Mettre à jour vos logiciels de paie et former vos équipes à ces nouvelles règles. Les salariés commencent déjà à se renseigner sur leurs nouveaux droits, et les premiers contentieux ne vont pas tarder à arriver pour les entreprises qui n'auront pas anticipé cette évolution.
Obligation n°3 : assurer le report des congés en cas de maladie
L'autre révolution du 10 septembre 2025 concerne le sort des congés payés lorsqu'un salarié tombe malade pendant ses vacances. On fait le point.
La fin d'une exception française
Jusqu'en septembre dernier, la règle était implacable : un salarié malade pendant ses congés perdait définitivement ses jours. Cette position, contraire au droit européen, vient de tomber. Désormais, tout salarié qui présente un arrêt maladie coïncidant avec ses congés peut exiger le report des jours concernés vers une période ultérieure.
Cette harmonisation avec le droit européen met fin à une anomalie qui pénalisait particulièrement les salariés partant en vacances en famille. Plus question de voir ses congés "gâchés" par une entorse de cheville contractée le premier jour de vacances !
Les modalités pratiques du report
Le report n'est pas automatique : il doit faire l'objet d'une demande expresse du salarié. Celui-ci doit vous transmettre son arrêt maladie dans les délais habituels (48h maximum) et formuler explicitement sa demande de report des jours de congés coïncidant avec son incapacité.
Côté employeur, vous devez mettre en place une procédure claire pour traiter ces situations. Il vous faut vérifier la validité de l'arrêt maladie, identifier précisément les jours concernés, et programmer le report vers une nouvelle période.
L'impact sur votre planification annuelle
Cette nouveauté complique sérieusement votre gestion prévisionnelle ! Un salarié initialement absent 3 semaines en juillet peut finalement vous demander de reporter 10 jours vers septembre ou octobre. Ces reports en cascade peuvent déstabiliser votre planning, surtout si plusieurs collaborateurs se trouvent dans cette situation.
La parade ? Sensibilisez vos équipes à déclarer rapidement leurs arrêts maladie pendant les congés et anticipez des marges de manœuvre dans votre planification.
Obligation n°4 : appliquer les nouveaux droits à congés pour arrêt maladie
Depuis avril 2024, une règle discrète mais explosive s'applique : les périodes d'arrêt maladie non professionnel ouvrent désormais droit à congés payés ! Si cette mesure était passée sous les radars, elle commence à produire ses effets sur vos décomptes de soldes avec un impact financier non négligeable.
La règle des 2 jours par mois d'arrêt
Chaque mois complet d'arrêt maladie génère désormais 2 jours ouvrables de congés payés supplémentaires, dans la limite de 24 jours par an. Cette acquisition s'ajoute aux 2,5 jours classiques acquis au titre du travail effectif. Un changement radical quand on sait qu'avant 2024, les arrêts maladie n'ouvraient droit à aucun congé !
L'impact sur vos calculs de soldes
Cette nouveauté complique sérieusement vos décomptes ! Vos outils de gestion doivent désormais distinguer les arrêts professionnels (accidents du travail, maladies professionnelles) qui n'ouvrent pas droit à ces congés supplémentaires, des arrêts de droit commun qui les génèrent. Une subtilité technique qui peut vite tourner au casse-tête administratif.
Le piège récurrent ? Les arrêts longs qui chevauchent sur plusieurs périodes de référence. Un salarié en arrêt de janvier à août 2025 acquiert des droits sur deux exercices différents, avec des reports et des calculs proportionnels qui demandent une vigilance particulière.
Les oubliés de la réforme qui se réveillent
Beaucoup d'entreprises découvrent cette règle avec retard, parfois lors de départs ou de contrôles. Les salariés concernés commencent à revendiquer leurs droits, surtout ceux qui ont eu des arrêts longs en 2024 sans que leurs congés aient été recalculés.
La recommandation urgente ? Auditez tous les arrêts maladie de 2024 et 2025 pour régulariser les soldes de congés. Certains salariés pourraient avoir droit à plusieurs semaines de congés supplémentaires qu'ils ignorent, créant un passif caché dans vos comptes !
Obligation n°5 : sécuriser les refus de congés et éviter les litiges
Refuser une demande de congés n'est pas un acte anodin ! La jurisprudence récente durcit le ton contre les employeurs qui refusent systématiquement ou sans justification valable. Une évolution qui remet en question certaines pratiques managériales et impose une approche plus rigoureuse de vos décisions.
L'obligation de justifier vos refus
L'arrêt du 29 janvier 2025 de la Cour de cassation fait jurisprudence : un employeur qui refuse des demandes de congés sans motiver sa décision ni proposer d'alternative commet une faute. Dans cette affaire, le licenciement pour faute grave d'un salarié parti malgré le refus avait été requalifié, car l'employeur n'avait pas respecté ses obligations.
Concrètement, vous ne pouvez plus vous contenter d'un simple "non" ! Votre refus doit être motivé par des impératifs organisationnels précis :
période de forte activité, absence simultanée d'autres collaborateurs, contraintes clients ou techniques. Plus vos arguments sont documentés, mieux vous êtes protégé juridiquement.
L'obligation de proposer des alternatives
Refuser n'est que la première étape : vous devez aussi démontrer vos efforts pour trouver une solution. Proposer d'autres dates, réorganiser temporairement les équipes, ou négocier un fractionnement des congés prouvent votre bonne foi et votre respect du droit au repos.
Cette jurisprudence change la donne pour les managers de proximité ! Ils doivent désormais argumenter leurs décisions et conserver une trace écrite de leurs échanges avec les salariés. Un simple refus oral ou un mail lapidaire ne suffisent plus à vous protéger.
Obligation n°6 : gérer l'ordre des départs selon les critères légaux
L'organisation des départs en congés ne relève pas du simple bon sens managérial ! Le Code du travail impose des critères précis que vous devez respecter scrupuleusement pour éviter toute discrimination ou favoritisme. Une obligation souvent négligée qui peut pourtant coûter cher en cas de litige.
La hiérarchie légale des critères de priorité
Trois critères s'imposent à vous dans l'ordre : la situation familiale, l'ancienneté, puis la présence de personnes handicapées dans le foyer.
La situation familiale prime donc sur tout ! Un salarié avec enfants scolarisés passe avant celui sans enfant, même si ce dernier a 20 ans d'ancienneté de plus. Cette règle vise à protéger les contraintes familiales incompressibles, notamment les vacances scolaires.
Les pièges de l'application pratique
Attention aux interprétations personnelles ! La "situation familiale" ne se limite pas aux enfants mineurs. Un salarié qui s'occupe de parents âgés ou d'un conjoint malade peut légitimement revendiquer une priorité, à condition de le justifier. De même, l'ancienneté se calcule dans l'entreprise, pas dans le poste actuel.
Le critère du handicap dans le foyer mérite une vigilance particulière. Il ne s'agit pas seulement du salarié lui-même, mais de toute personne handicapée vivant sous son toit : enfant, conjoint, parent. Cette priorité reconnaît les contraintes spécifiques liées à l'accompagnement d'une personne en situation de handicap.
Quand les critères se télescopent
Comment trancher entre deux salariés ayant chacun des enfants et la même ancienneté ? Dans ce cas, vous retrouvez une marge d'appréciation, mais celle-ci doit rester objective et traçable. L'âge des enfants, la complexité de l'organisation familiale, ou encore l'alternance d'une année sur l'autre peuvent servir de critères de départage.
La notification individuelle : 1 mois minimum
Une fois l'ordre établi, vous devez notifier individuellement à chaque salarié ses dates de congés au moins un mois à l'avance. Cette obligation vise à permettre l'organisation personnelle et familiale, mais elle vous protège aussi : un salarié informé dans les délais ne peut plus contester facilement vos décisions.
Le piège à éviter ? Les modifications de dernière minute non justifiées par des circonstances exceptionnelles. Changer les dates d'un salarié pour arranger un collègue peut constituer une rupture d'égalité de traitement sanctionnable.
Obligation n°7 : maîtriser les indemnités compensatrices en fin de contrat
La sortie d'un salarié révèle souvent les failles de votre gestion des congés ! L'indemnité compensatrice de congés payés constitue un droit absolu que vous devez verser pour tous les jours acquis et non pris à la date de rupture. Une obligation qui peut réserver de mauvaises surprises si vos décomptes ne sont pas à jour.
Le calcul incontournable qui fait souvent défaut
Peu importe le motif de départ : démission, licenciement, fin de CDD ou rupture conventionnelle, l'indemnité est toujours due. Elle se calcule sur la base du salaire de référence le plus favorable pour le salarié, selon deux méthodes : le dixième des salaires perçus pendant la période de référence, ou le salaire moyen des trois derniers mois.
La prescription à surveiller de près
Depuis l'arrêt du 9 avril 2025, le délai de prescription ne court qu'à partir du moment où vous avez correctement informé le salarié de ses droits. Cette jurisprudence protège les salariés mal informés, mais elle vous expose à des réclamations tardives si votre communication n'était pas claire.
Conclusion : maîtrisez dès maintenant ces nouveaux défis RH !
Les congés payés ne sont plus cette gestion de routine que l'on pouvait traiter "à l'ancienne" ! Entre les arrêts de septembre 2025, les nouveaux droits liés aux arrêts maladie et le durcissement jurisprudentiel sur les refus, c'est tout un pan de vos pratiques RH qui doit évoluer. L'enjeu ? Éviter que ces obligations deviennent des bombes à retardement dans votre gestion quotidienne.
40 % des entreprises naviguent encore avec des outils inadaptés, multipliant les risques d'erreur et de non-conformité. Pourtant, ces 7 obligations ne demandent qu'une chose : de la méthode, de la rigueur et des processus RH clairs.
Car ne vous y trompez pas : vos salariés découvrent progressivement leurs nouveaux droits, et les premiers contentieux commencent à émerger pour les entreprises qui n'ont pas anticipé. Autant prendre les devants maintenant plutôt que de subir demain les conséquences d'une gestion approximative.
Rédactrice web RH
Forte de dix ans d'expérience dans les ressources humaines, cette spécialiste aborde à la fois les mondes de la RH et de la communication. Son…
