La digitalisation RH est une obligation pour les PME. Elle est indispensable pour moderniser l’activité et pour rester compétitif. Malgré son caractère incontournable, la digitalisation RH prend du temps. Elle demande des investissements importants, des ressources humaines et une implication générale. Pour vous aider à accélérer votre transition RH, voici les cinq erreurs récurrentes à éviter dans votre transformation RH.
Erreur 1 : Manque de recul sur ses propres process
La première erreur réside dans le manque de recul sur les procédures de l’entreprise. La transformation RH s’appuie sur des pratiques informelles, non homogènes. Les responsables donnent leurs impressions subjectives sur les missions RH, mais aucune analyse objective n’est menée. La digitalisation s’appuie sur des bases floues, les risques sont multiples :
- Investir dans des logiciels inutiles ou redondants.
- Se baser sur des process non fonctionnels.
- Ne pas prendre en compte l’évolution de l’entreprise ou sa croissance future.
La transformation RH doit se baser sur une vision stratégique claire. Elle doit être pensée pour atteindre des objectifs pertinents expressément exprimés par la direction. Afin d’éviter cette erreur, il est conseillé de recourir à un questionnaire RH pour faire le point sur vos pratiques. Diffusé auprès de collaborateurs choisis dans l’équipe RH, il permet d’obtenir une auto-évaluation des process RH actuels. L’outil établit la cartographie des procédures, leurs atouts, leurs faiblesses.
Faire intervenir un œil extérieur peut également être très utile pour avoir une image fiable des pratiques RH. Les ateliers collaboratifs favorisent l’expression d’avis originaux et honnêtes.
Erreur 2 : Diagnostic RH superficiel
Le diagnostic RH est une analyse du climat de travail, véritable audit RH interne. Il audite différents signaux d’alerte afin d’en mesurer leur gravité et leur impact sur la productivité de l’entreprise.
Une erreur fréquente des PME est de conduire un diagnostic RH superficiel. Seuls quelques indicateurs basiques sont analysés (turnover et taux d’absentéisme). Les KPI n’étant pas choisis en fonction des spécificités de l’entreprise, le résultat du diagnostic n’est pas fiable. Il ne représente pas la réalité des pratiques RH dans l’entreprise. Surtout, il ne parvient pas à identifier les causes réelles des problématiques RH. Les transformations décidées sont mal ciblées, inefficaces, le retour sur investissement est incertain.
L’audit doit être réalisé en deux phases :
- Phase 1 : la collecte des indicateurs clés. Un groupe de travail détermine les indicateurs clés à suivre en fonction des besoins de l’entreprise.
- Phase 2 : le recueil d’informations de terrain à travers des entretiens qualitatifs avec les managers et les collaborateurs.
Erreur 3 : Implication insuffisante des managers
La mise en œuvre de la transformation RH est bien souvent dévolue au service RH. Il s’agit d’une responsabilisation logique. Toutefois, la digitalisation des pratiques RH ne concerne pas uniquement les équipes RH.
Tous les acteurs de l’entreprise sont concernés. Les managers opérationnels sont d’ailleurs en première ligne de la transformation RH. Ces derniers sont les garants du respect des process. Ils sont le relais entre les collaborateurs et les équipes RH. Sans eux, il est difficile d’obtenir l’adhésion des salariés dans le projet. Lors d’une évolution organisationnelle, il faut toujours compter sur une certaine résistance au changement. Les managers sont là pour expliquer l’utilité du projet à leurs collaborateurs.
Ils peuvent également apporter des justifications précieuses pour déployer efficacement la digitalisation. Il est d’ailleurs intéressant d’animer des ateliers de co-construction afin de leur permettre d’exprimer leurs besoins, leurs attentes, leurs contraintes.
Il est conseillé de désigner des responsables d’entreprise agissant comme « champions RH » dans chaque équipe. Il s’agit de managers impliqués dans la transformation RH. Ces derniers ont pour mission de garantir l’engagement de tous dans le projet.
Erreur 4 : Sous-estimation de l’impact humain
La transformation RH a un impact humain fort. Elle change les habitudes et demande des compétences d’adaptation.
Une erreur courante des PME est de se focaliser sur le choix des outils (SIRH, logiciels RH…) et d’oublier de préparer les collaborateurs aux changements à venir.
Le risque ici est de connaitre un faible taux d’adoption. Les salariés n’ont pas les bonnes informations, ils ne comprennent pas les enjeux ou l’intérêt du changement de pratique. La transformation RH se traduit par un sentiment de contrainte, de frustration. Les collaborateurs ne perçoivent pas les bénéfices.
Afin de remédier à cette problématique, il est nécessaire d’organiser :
- Des focus groups : ce sont des séances d’écoute pendant lesquelles une problématique spécifique est traitée.
- Des formations courtes : l’éditeur de la solution ou les équipes RH présentent les avantages du logiciel déployé pour le salarié. Ce peut être un gain de temps, plus de transparence ou une plus grande autonomie, par exemple.
Erreur 5 : Absence de suivi post-projet RH
Lancer la transformation RH est un effort louable. Un nouveau SIRH ou l’organisation d’entretiens annuels vont améliorer la productivité et les conditions de travail. Néanmoins, la mise en œuvre seule de la digitalisation n’est pas suffisante. Il est nécessaire de mesurer l’impact du projet. Sans cela, il n’est pas possible de calculer le retour sur investissement. L’équipe RH ne peut pas justifier du bien-fondé des sommes et ressources utilisées et risque de perdre sa crédibilité.
Le suivi de la transformation RH peut être conduit simplement. Un tableau de bord permet de conserver l’évolution des indicateurs les plus pertinents. Il suffit de les mettre à jour régulièrement (tous les trimestres, par exemple). En fonction des variations, l’équipe RH peut lancer des actions post-diagnostic pour ajuster ses actions. Par exemple, un taux de complétion des entretiens bas peut amener à paramétrer des rappels automatiques.
Les trois points clés à retenir :
- La transformation RH demande une préparation précise pour être efficace.
- Afin de réussir la digitalisation, les PME peuvent éviter cinq erreurs fréquentes.
- Il est nécessaire de prendre du recul sur ses pratiques RH, réaliser un diagnostic RH précis, impliquer les managers, prendre en compte l’impact humain et réaliser un suivi post-transformation RH.
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