Une tête passe par la porte, la question tombe :
T'as 2 minutes ?
La réponse, elle, est presque automatique :
Oui, dis-moi
Cette situation, vous l'avez forcément déjà vécue. Au bureau, en passant dans un couloir, en allant chercher un café. Et ces deux minutes, on les donne volontiers, le problème n'est pas là. D'ailleurs sur le moment, ça n'a rien d'un mensonge. Et souvent, ça tient vraiment en deux minutes !
Ce qui coûte vraiment, c'est le retour à sa pensée
Une fois la personne repartie, il faut retrouver le fil. Où on en était, ce qu'on était en train de raisonner, la phrase qu'on avait presque finie de formuler dans sa tête. Le cerveau, lui, ne revient pas immédiatement à ce qu'il faisait avant. Une partie reste sur la question qu'on vient de nous poser, l'autre cherche ce qu'elle était en train de faire. Ce n'est pas un manque de discipline : c'est un fonctionnement, et il a ses limites, documentées par les sciences cognitives.
C'est là que le vrai coût se cache. Pas dans les deux minutes offertes, mais dans celles, invisibles, qui suivent pour se remettre dedans. Multipliez ça par le nombre de sollicitations d'une journée de RH et l'addition devient vite lourde. Pourtant, chaque interruption prise isolément peut sembler anodine : un teams pour une confirmation sur des congés, un manager qui a besoin d'un conseil avant un entretien, un candidat qui rappelle pour confirmer son entretien, un gestionnaire de paie qui appelle pour confirmer la case F42 du tableur des EVP (toute ressemblance avec des faits ayant existé serait purement fortuite...).
Ce n'est pas une question de bonne volonté
Ni une question de charge de travail au sens classique. On peut avoir une journée raisonnable, sans dossier urgent, et pourtant ressentir cette fatigue diffuse en fin d'après-midi. Ce sentiment porte qui peut porter le doux nom de surcharge mentale, tient moins au volume de travail qu'à la fragmentation de l'attention.
Personne n'est à blâmer dans notre histoire. Ni le collaborateur qui pose une question légitime, ni le manager qui a besoin d'une réponse rapide. C'est simplement la nature du métier RH, qui vit d'interruptions constantes. Il est parfois là le paradoxe RH : s'occuper des autres et s'épuiser soi-même.
Une ligne pour ne pas repartir de zéro
Il existe un réflexe tout simple pour limiter la casse. Avant de lâcher une tâche pour répondre à quelqu'un, noter une ligne. Une seule. « J'en étais là, et je voulais faire ça. » Un post-it, un coin de carnet, un bout d'email, peu importe le support.
Ça paraît presque ridicule, tant c'est simple. Mais ça change la donne : au retour, il suffit de relire sa ligne pour être déjà dedans, sans repartir de zéro.
D'autres leviers, à combiner selon les journées
D'autres réflexes aident à limiter la fragmentation sur la durée. Regrouper les sollicitations qui peuvent l'être : répondre à un créneau fixe plutôt qu'au fil de l'eau, quand le sujet n'est pas urgent. Ménager des plages protégées sur les tâches qui demandent une vraie concentration, en le signalant simplement à l'équipe pour que ce ne soit pas perçu comme un refus de collaborer. Accepter aussi qu'une réponse puisse attendre une heure sans que ça remette en cause la qualité du service rendu. Et parfois, simplement nommer ce sentiment de fragmentation à voix haute avec son équipe ou des collaborateurs peut aider : le fait de la reconnaître collectivement allège déjà une partie de la charge, parce que chacun réalise qu'il n'est pas seul à la vivre.
Certains vont plus loin en gardant une vue centralisée de leurs sujets en cours, justement pour ce genre de moments où on jongle entre plusieurs fils à la fois. Une todo-list bien organisée, un outil de suivi de tâches ou un SIRH qui s'occupe des rappels et des relances : parfois s'appuyer une une méthode ou un outil peut aider à mieux traverser le quotidien RH.
À tester dès cette semaine, un levier à la fois. Le plus dur n'est pas de mettre une astuce en place, mais de croire qu'elle vaut le coup.
Regards RH
Pour accompagner les managers et les équipes RH dans leurs objectifs de performance, d'expérience collaborateur et d'impact, « Regards RH » explore les enjeux clés des ressources humaines : gestion administrative RH et digitalisation, pilotage stratégique, nouvelles formes de travail, innovations technologiques et organisationnelles, bien-être au travail et réglementation du travail en constante évolution.
