Les ressources humaines regroupent des missions aussi larges que variées : administratif, recrutement, QVCT, marque employeur, paie et j’en passe ! Lorsque l’entreprise est en pleine croissance, structurer ses RH est alors indispensable. Mais par où commencer ? Découvrez 5 étapes clés.
1) Définir ses valeurs et sa culture d’entreprise
Les RH sont bien plus qu’un service de gestion administrative du personnel. C’est aussi un service qui a pour mission de prendre soin et d’accompagner les collaborateurs en faisant de l’entreprise un lieu d’épanouissement, de performance et de développement.
Lorsque votre activité croît et que votre entreprise se développe, les règles de fonctionnement doivent être mises à jour pour s’adapter à votre nouvelle configuration. C’est l’occasion pour vous de faire le point sur vos valeurs, votre culture d’entreprise, et de réfléchir à ce que vous voulez incarner dans vos relations avec vos salariés.
Cette étape de (re)définition des valeurs est cruciale. En effet, les valeurs sont les principes fondamentaux qui guident les prises de décision, les comportements et les règles de fonctionnement au sein de votre organisation. Les définir est indispensable pour fidéliser vos collaborateurs, attirer des candidats qualifiés et vous démarquer de la concurrence.
➡️ Pour réaliser ce travail, commencez par dresser un état des lieux de vos pratiques et fonctionnements. Puis, invitez les salariés à participer à la définition de vos valeurs et/ou faites-vous accompagner par un prestataire spécialisé dans la conduite du changement et la marque employeur pour structurer votre réflexion et vous aider à vous poser les bonnes questions.
2) Organiser les RH en pôles métiers
Si avec 20 collaborateurs votre responsable RH était en mesure de s’occuper de la paie, du recrutement, du juridique et de la formation, ce n’est plus possible lorsque les effectifs doublent ou triplent.
Au-delà de la charge de travail, plus une entreprise se développe, plus le cadre légal se complexifie. De nouvelles obligations légales font leur apparition. Pour garantir votre conformité à la loi, le personnel RH doit avoir une expertise précise et approfondie sur les différents sujets RH (paie, recrutement, formation…). Il est alors parfois nécessaire de recruter des professionnels spécialisés.
➡️ Pour limiter le risque d’erreurs et continuer à proposer un service de qualité aux managers et collaborateurs, organisez les RH en pôles métiers : pôle paie et administration du personnel, pôle recrutement, pôle juridique, pôle formation, pôle développement RH. Cette nouvelle organisation permet d’éclaircir les rôles de chacun, d’identifier les bons interlocuteurs et de faciliter les échanges avec les managers, les collaborateurs et la direction.
3) Définir ses priorités RH
Lorsque l’entreprise est en pleine croissance, les problématiques et les sujets RH se multiplient. Le service RH ne pouvant pas être sur tous les fronts, vous allez devoir définir des priorités. Pour les identifier, prenez en compte les enjeux business et les attentes des collaborateurs/managers.
➡️ Concernant les enjeux business, plusieurs questions doivent être soulevées : quels sont vos concurrents ? À quelles évolutions techniques et technologiques faites-vous face ? Quelle est votre vision stratégique ? Quelles sont vos valeurs ? Quels sont vos besoins en compétences ? Et vos objectifs de performance ?
➡️ Concernant les attentes des salariés, il est nécessaire de mettre le dialogue et l’écoute au cœur de la relation RH/collaborateurs. C’est à cette condition que vous pourrez connaître leurs besoins et envies en matière de bien-être, de performance et de développement. Aujourd’hui, des outils RH sont là pour vous aider à collecter des informations et des données RH qualitatives et quantitatives sur les besoins et attentes des collaborateurs (entretiens individuels, questionnaires et sondages anonymes, évaluations, feedback…).
Une fois ce travail effectué, il vous reste à croiser les enjeux business aux attentes des salariés pour identifier vos priorités RH.
4) Automatiser les tâches RH administratives et chronophages
Pour que la fonction RH se consacre à des missions à forte valeur ajoutée comme la qualité de vie au travail ou le développement professionnel qui sont essentielles pour fidéliser et engager les collaborateurs, elle doit se libérer du temps. Or, 73% des RH passent au moins la moitié de leur temps sur des tâches administratives (enquête « Les RH au quotidien », Éditions Tissot).
Heureusement, il est désormais possible d’automatiser un grand nombre de tâches administratives et chronophages ! De la gestion des temps de travail à la paie en passant par les entretiens RH et managériaux, des solutions digitalisées comme un SIRH existent. Et les avantages ne manquent pas :
- Réduction/suppression des erreurs
- Conformité à la loi
- Gain de temps
- Fluidité dans les échanges avec les autres services, les managers, les CEO et les salariés
- Plus de sérénité
- Des données sécurisées
Ces avantages cumulés participent directement à une bonne expérience collaborateur.
✅ Avant de vous lancer, vous aimeriez tester ce type de logiciel et vous faire votre propre idée de ses avantages ? Nous vous offrons 30 jours d’essai gratuit de notre solution RH Eurécia :
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5) Communiquer auprès des managers et des salariés
Dans un processus de structuration des RH, la communication avec les collaborateurs et les managers doit être maintenue. Concrètement, ces derniers doivent savoir comment vont évoluer les RH, quels seront leurs interlocuteurs, les priorités et les nouvelles règles de fonctionnement. À défaut, l’activité et le climat social seront perturbés.
➡️ Tout au long de votre (re)structuration, pensez à informer le personnel avec, par exemple, des réunions types « cafés RH » sur le principe des questions/réponses, un communiqué ou une campagne d'emailings.
