Les nouvelles formes managériales déclenchent aujourd’hui un travail en équipe plus conséquent. Le but est de regrouper les forces vives de l’entreprise pour fluidifier le partage des savoirs et des compétences. Une équipe peut être composée de différents profils et de différentes générations. Le travail en équipe nécessite donc certaines règles pour qu’il soit réussi.
Voici 8 astuces à mettre en place pour améliorer les échanges, le dialogue et le partage au sein d’une équipe de travail.
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#1- Communiquez avec parcimonie
Dans une équipe, la communication est primordiale mais elle ne doit pas non plus être omniprésente dans le quotidien. Une équipe doit maîtriser sa communication interne pour que le travail soit un succès. Un afflux trop important de messages, de réunions (vous connaissez le terme réunionite, on est en plein dedans 😉) ou de rencontres peut être négatif au point que chaque collaborateur n’y porte plus d’attention. Les échanges dans une équipe doivent être concis et de qualité pour espérer des retours, eux aussi, de qualité.
#2 - Prenez du temps pour partager l’information
Le partage d’informations est un élément important pour éviter les incompréhensions. À l’heure des nouvelles technologies, certains peuvent être amenés à diffuser une information sans délivrer son contexte. C’est ici que s’installent les malentendus. Bloquez un créneau pour vous regrouper et échanger tous ensemble. Ainsi, chacun pourra délivrer des informations compréhensibles à tout le monde dans un climat de coopération et de collaboration. Ce temps d’échange doit être régulier tout en étant succinct et efficace.
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#3 - Instaurez des règles de communication
Un principe évident pour réussir la communication au sein d’un groupe est d’instaurer des normes. Elles permettent de gagner du temps et de l’efficacité tout en étant direct et concis.
Voici trois principes fondamentaux :
- définir un cadre temporel pour les échanges,
- préparer les interventions,
- graduer l’importance des messages diffusés.
Ces règles de base sont bénéfiques pour l’ensemble des membres de l’équipe car elles permettent de définir une méthode de travail commune.
#4 - Utilisez les bons outils pour communiquer
De nos jours, les moyens de communication sont nombreux. Encore faut-il choisir les plus adaptés à son équipe... Lorsqu’un collaborateur recherche une information, il doit pouvoir la trouver immédiatement sans être obligé de passer en revue un nombre incalculable de supports à sa disposition.
Le mieux est de trouver un outil tout-en-un qui permet à l’équipe de travailler en collaboration de manière simple et efficace. Multiplier les outils de communication est totalement inefficace pour améliorer les échanges. Au contraire, cela risque de rebuter les membres de l’équipe. Il faut regrouper les informations dans un seul et même endroit pour limiter la perte de temps.
#5 - Favorisez l’écoute active au sein du groupe
Rien de plus évident pour asseoir les bases de la communication dans une équipe que de pratiquer l’écoute active. Cela passe par le respect de l’autre avec une écoute bienveillante sans couper la parole. Un membre de l’équipe doit également être choisi comme animateur pour réguler les échanges. L’animateur doit permettre à tout le monde de parler et gérer le temps de parole de certains. Attention, ce rôle n’est pas forcément attribué au manager et peut tourner en fonction des envies de l’équipe.
#6 - Confrontez les points de vue
Dans une équipe, les points de vue peuvent diverger sur de nombreux points. Il est important que certaines personnalités leaders n’imposent pas trop facilement leur vision des choses. Que l’idée d’un collaborateur soit bonne ou mauvaise, il faut que chacun puisse confronter son point de vue à celui de son collègue. Souvent, cet échange permet de faire évoluer positivement l’idée de base. Le travail collaboratif est ainsi renforcé.
#7 - Parlez pour vous plutôt que de l’autre
Faire grandir les échanges dans une équipe de travail passe par une sémantique et une approche bien précise. Chaque collaborateur doit parler pour lui-même. Pour cela l’emploi du « je » est privilégié au détriment de l’utilisation du « tu ». Il est préférable de dire : « je pense que nous pouvons améliorer ceci » plutôt que « tu as réalisé un travail incomplet ». L’intention est totalement différente, mettant en avant une invitation à l’action, plutôt que le recueil des faiblesses de son collègue.
#8 - Définissez les frontières entre vie privée et vie professionnelle
La réussite des échanges dans un groupe de travail demande également des règles de vie et de bienséance. Même si les membres d’un groupe passent une grande majorité de leur temps ensemble, cela n’implique pas forcément d’effacer la frontière entre la vie privée et la vie professionnelle. Chacun doit pouvoir définir ses propres frontières et respecter le choix des autres membres de l’équipe. Il est facile pour certains de supprimer les frontières, mais pour d’autres, il est nécessaire de distinguer ces deux parties.
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