Entre les salariés au forfait jour, ceux qui sont mobiles, les heures supplémentaires et les nombreuses autres règles à respecter en matière de durée de travail, pas facile de choisir son outil de gestion des temps, n’est-ce pas ?
Pour vous aider à faire votre choix, nous avons dressé la liste des fonctionnalités clés qu’offre un outil de gestion des temps.
Pour aller plus loin, découvrez notre guide sur la digitalisation pour un suivi des temps tout en sérénité et performance.
1. Le suivi et le calcul automatiques des temps
Vous stressez à l’idée que le décompte des heures supplémentaires soit erroné ? Que des congés soient oubliés ? Alors, vous passez du temps (beaucoup de temps !) à vérifier les informations transmises, à quémander des explications et des justificatifs aux managers et collaborateurs, et à vérifier vos calculs (encore et encore !) ?
Avec un outil de gestion des temps, c’est terminé ! Le logiciel s’en charge pour vous. Une fois paramétré, il suit en temps réel les temps de travail et vous informe de qui est absent, combien d’heures de nuit ont été effectuées, ou encore qui est en repos.
Enfin, à votre place, l’outil calcule les temps de travail (en heure ou en jour), les heures supplémentaires, les heures de nuit. Rien ne lui échappe !
2. La garantie d’être en conformité avec la réglementation sociale
En tant que RH, le respect de la réglementation est pour vous important. Vous veillez à ce que le repos hebdomadaire soit respecté, qu’il n’y ait aucune erreur dans le paiement des heures supplémentaires, car les conséquences peuvent être lourdes sur le plan financier.
Heureusement, l’outil de gestion des temps est paramétré en fonction de vos obligations en matière de temps de travail. Ainsi, même si vous gérez des heures de nuit, des salariés en astreinte, des temps partiels et des salariés en forfait jour, vous n’avez plus à vous inquiéter de savoir si vous êtes dans les règles. En cas d’anomalie, comme un dépassement du contingent des heures supplémentaires, le logiciel vous alerte immédiatement. De quoi être plus serein, n’est-ce pas ?
Exemple : Paul a dépassé son quota d'heures supplémentaires. Le logiciel vous alerte !
3. La validation ou le refus des imputations des collaborateurs
Avec l’outil de gestion des temps, le manager peut valider ou refuser les imputations des membres de son équipe. L’outil permet donc un contrôle systématique des temps, et les salariés sont ensuite automatiquement notifiés par emails de la validation ou non par le manager.
Exemple : Marine devrait commencer sa journée de travail à 9h, mais elle a manqué son réveil. Le logiciel alterne de l'anomalie !
4. Le suivi du cumul des heures travaillées et du compteur de récupération
Les collaborateurs vous sollicitent fréquemment sur le nombre de congés payés acquis ou sur le nombre d’heures supplémentaires effectuées ? Votre boite mail est polluée par ce genre de demande ?
Avec l’outil de gestion des temps, vous ne perdez plus de temps à donner ces informations. Chaque collaborateur a la possibilité de suivre son compteur d’heures travaillées, ses congés, et heures de récupération.
5. La consultation du temps par activité
L’outil permet aux managers et aux salariés de suivre les heures passées sur un projet, une tâche ou une activité. C’est donc un bon moyen d’évaluer le temps passé par tâche, d’organiser la charge de travail, et éventuellement de mettre en place des actions de soutien pour les salariés en difficulté.
Aussi, cette fonctionnalité responsabilise les collaborateurs sur leur performance et leur motivation !
Exemple : Karine rencontre des difficultés sur un projet. Elle a passé plus de 20 heures dessus alors qu’elle a d’autres projets à traiter. Grâce au logiciel de suivi des temps, Marine peut réagir en demandant de l’aide à son manager.
6. Le suivi budgétaire et la préfacturation
Le logiciel de gestion des temps peut aller plus loin que le suivi des temps grâce à une fonctionnalité qui ravira les managers et les DAF : le suivi budgétaire et la préfacturation ! Cette fonctionnalité est paramétrée en fonction du taux de salaire ou du taux de facturation par ressource. Ces paramètres calculés en heure ou en jour sont ensuite indexés au temps passé par projet et client.
En somme, cette fonctionnalité permet une répartition efficace des ressources.
Avez-vous mis le doigt sur les fonctionnalités qui vous intéressent ? Lorsqu’il est bien choisi, ce n’est plus qu’un simple outil de gestion des temps. Il est un allié précieux dans la gestion administrative des ressources humaines. Et pour vous faire une idée par vous même, démarrez votre essai gratuit du module temps et activité d’Eurécia.
