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Matrice Eisenhower : comment gagner en efficacité dans son travail ?
La matrice Eisenhower, ça vous parle ?
L'instant culture générale 
: elle porte le nom du 34e président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower. De nombreuses recherches se penchent sur cette méthode.
Mais à quoi sert cette matrice ? Cet outil de gestion sert à prioriser et planifier les tâches pour gagner en productivité. Le management en entreprise a particulièrement intérêt à l'appliquer.
En effet, la gestion des tâches s'avère parfois complexe au quotidien.
Pour mieux faire le tri entre les tâches urgentes et importantes et celles qui le sont moins, découvrez notre matrice de priorisation des tâches afin de mieux gérer votre travail !
La matrice Eisenhower :
- Permet de prioriser chaque jour ses différentes tâches
- S'imprime et s'utilise sans modération
Oubliez le stress et les oublis à l'aide de notre modèle de matrice Eisenhower à télécharger !
Qu’est-ce qu’une matrice Eisenhower ?
Steven Covey met en pratique une citation du célèbre général Eisenhower. « J'ai deux types de problèmes, les problèmes urgents et les problèmes importants. Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important ».
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Matrice Eisenhower : un outil pour gérer la charge de travail
L'Eisenhower box, ou matrice urgent-important, a pour objectif de hiérarchiser les tâches pour mieux gérer sa charge de travail. Cet outil évalue le degré d'urgence et d'importance. Il s'agit d'apprendre à déléguer et à se débarrasser de certaines activités. La matrice Eisenhower permet d'optimiser la gestion du temps et d'être productif.
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Répartir les tâches de travail en fonction de l'urgence et de l'importance
La matrice Eisenhower fixe les priorités. Elle classe les activités dans quatre quadrants selon l'urgence et l'importance. Elle détermine ainsi la façon de les gérer : planifier, déléguer, traiter.
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Premier quadrant : les tâches urgentes et importantes
Il regroupe généralement les tâches de dernière minute liées à des circonstances imprévues. Ne pas les traiter peut avoir des conséquences. Souvent, l'entreprise peut éviter de travailler dans l'urgence.
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Deuxième quadrant : les tâches importantes, mais non urgentes
Elles nécessitent une planification, malgré l'absence d'une date d'échéance. Ces activités sont importantes sur le long terme. Un manager doit y consacrer la majorité de son temps. Elles permettent en effet d'atteindre les objectifs.
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Troisième quadrant : les tâches urgentes, mais non importantes
Ce sont les activités à accomplir immédiatement. Cependant, le manager peut les déléguer à son équipe. Ces tâches ne permettent généralement pas d'atteindre les objectifs. L'entreprise ne doit pas les réaliser au détriment de tâches importantes, mais moins urgentes.
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Quatrième quadrant : les tâches ni urgentes ni importantes
Ce sont les activités que l'équipe ou le manager doivent éliminer. La matrice les considère comme une distraction, un divertissement. Elles ne font pas avancer les projets.
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Comment différencier urgence et importance avec la méthode Eisenhower ?
La matrice Eisenhower est utile pour gérer les priorités. Toutefois, c'est une notion subjective. Elle dépend de l'appréciation du manager. Pour comprendre, la tâche urgente nécessite une action immédiate. En cas d'inaction, cela a des conséquences. À l'inverse, les activités importantes sont celles qui peuvent se planifier. Elles répondent à un objectif sur le long terme.
Comment utiliser la matrice Eisenhower pour gérer ses activités ?
La matrice Eisenhower s'applique dans le travail par toute l'équipe. Elle est cependant particulièrement intéressante en matière de management. Ainsi, le manager identifie les tâches à faire lui-même et celles à attribuer à son équipe. La mise en pratique demande de la rigueur et de la méthode.
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Comment mettre en forme la matrice Eisenhower selon ses activités ?
Le manager ou toute personne de l'équipe doit faire une liste de ses activités. Il les trie selon l'urgence et l'importance avec l'aide ou non d'outils.
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Classer ses tâches selon la méthode Eisenhower
La matrice Eisenhower est un tableau à double entrée. Sur l'axe vertical se trouvent les activités importantes et non importantes. Sur l'axe horizontal se placent les tâches urgentes et non urgentes. Le tableau se divise en quatre : une partie pour chaque quadrant.
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Les outils pour appliquer la méthode
Mettre en forme la matrice Eisenhower ne nécessite pas forcément d'outils. Un tableur classique permet de créer un tableau à quatre quadrants. Certains logiciels de gestion de projet offrent la possibilité d'importer un modèle et de l'intégrer. Des outils de gestion des tâches ou des applications existent également. Ils permettent parfois d'affiner le classement des éléments selon la priorité et l'urgence.
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La mise en application de la matrice Eisenhower pour atteindre ses objectifs
Une personne peut avoir le sentiment de s'activer, mais pas forcément d'avancer sur son projet. Trois étapes existent pour appliquer la méthode Eisenhower.
- Établir la liste des tâches à accomplir.
- Se questionner sur l'urgence et l'importance.
- Classer chaque activité.
Matrice Eisenhower : les avantages et les inconvénients de cet outil
Cette matrice permet d'avoir une meilleure organisation au travail. Elle donne la priorité à certaines tâches. C'est un outil pour lutter contre la procrastination. Cependant, dans la réalité, déterminer l'urgence d'une tâche est plus compliqué. C'est une notion subjective. Par ailleurs, le risque pour un manager est de mal déléguer les activités. Il obtient alors une mauvaise exécution.
La matrice Eisenhower se montre utile aussi bien dans la vie quotidienne que dans le travail. Elle permet de devenir plus productif sans coût supplémentaire. L'automatisation des tâches est une piste pour une meilleure organisation du travail et un rendement supérieur.
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