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Calendrier de communication interne : modèle gratuit à télécharger
Calendrier de communication interne : Modèle à télécharger
La communication interne fédère les collaborateurs autour de leur entreprise. À l’heure de la qualité de vie au travail et des problématiques de recrutement, elle est incontournable. C’est un véritable levier pour fidéliser les salariés et créer une marque employeur valorisée. Pourtant, seuls 11 % des employés s’estiment réellement satisfaits de la communication au sein de leur structure. Il est temps de changer les choses. Comme toujours, cela passe par une bonne organisation. Nous vous proposons donc un modèle de calendrier de communication interne pour vous faciliter les choses.
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Sommaire
Qu'est-ce qu'un calendrier de communication interne ?
Le calendrier de communication interne est un planning où figurent toutes les dates clés liées à la communication interne. La communication interne regroupe toutes les informations diffusées au sein de l’entreprise. Les messages sont donc exclusivement à destination des salariés. Elle peut avoir plusieurs objectifs :
- Informer les salariés : sur les règles à suivre, les dates importantes, un déménagement, etc.
- Créer un esprit d’entreprise à part entière : organisation d’évènements, afterwork, groupe de sport…
- Fidéliser les salariés en leur apportant une valorisation : interview ou message de bienvenue aux nouveaux arrivants, par exemple.
Après cette courte définition, le calendrier de la communication interne va donc regrouper toutes sortes de données. Il est important de veiller à une diffusion équilibrée pour véhiculer la bonne image.
Les entreprises vont donc confier la communication interne à un comité éditorial. Il est souvent composé du service des ressources humaines, du service communication et de la direction. Le comité va élaborer le calendrier de communication en fonction de ses objectifs. Il peut ainsi diffuser les informations au bon moment, sans rien oublier.
Le calendrier permet également de garder une maîtrise des messages diffusés. Par exemple, trop de messages peuvent nuire à la productivité des salariés. Il faut savoir adopter la bonne fréquence, le bon ton et la bonne rédaction. Le planning de communication interne est un outil réellement efficace pour réaliser une communication interne sur mesure.
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Quelles sont les étapes de création d'un calendrier de communication interne ?
Établir un calendrier de communication interne ne s’improvise pas. Il faut suivre plusieurs étapes pour y arriver.
- Étape 1 : Charger des salariés du calendrier éditorial. Ils peuvent faire partie de différents services. Souvent, il y a un membre des RH, un membre de la communication et un membre de la direction. Ces employés forment le comité éditorial.
- Étape 2 : Définir les sujets sur lesquels communiquer. Il est important de récolter des informations auprès de tous les services pour diffuser les bonnes données.
- Étape 3 : Définir sa stratégie de communication interne. Quels sont les objectifs finaux des messages diffusés ? Quelle image de l’entreprise doivent-ils donner ?
- Étape 4 : S’accorder sur la forme de la communication interne. Avant d’établir votre calendrier, il est important de définir le ton donné. Vous pouvez aussi vous accorder sur une police à utiliser, un code couleur, etc.
- Étape 5 : Décider de la date de diffusion de chaque message. Ici, vous complétez votre calendrier de communication. Pour s’organiser au mieux, il est important de définir pour chaque message une deadline de rédaction, de relecture puis de validation.
- Étape 6 : Diffuser le calendrier de communication interne à toutes les personnes intéressées.
Quels sont les éléments à prendre en compte pour établir un calendrier de communication interne ?
Le calendrier de communication interne doit contenir plusieurs informations précises pour cadrer la rédaction du message.
- Date de la communication.
- Sujet à traiter.
- Personne en charge.
- Objectifs à atteindre.
- Salariés cibles.
- Canaux de communication utilisés.
- Fréquence de la diffusion.
- Outils utilisés.
- Circuit de validation.
- Mesure de l’audience.
L’organisation de votre communication interne peut vous aider à créer une formidable adhésion de vos collaborateurs à votre marque employeur. Intéressé ? Téléchargez notre modèle de calendrier de communication interne.
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Quels sont les avantages à utiliser un calendrier de communication ?
Disposer d’un calendrier de communication interne apporte de multiples avantages à l’entreprise.
Il s’agit tout d’abord d’un outil d’organisation. Les messages à diffuser sont planifiés. Ils peuvent donc être travaillés plusieurs jours à l’avance puis passer le contrôle des décideurs. De cette manière, rien n’est laissé au hasard. Grâce au calendrier, vous évitez les messages à publier à la dernière minute en urgence. C’est le meilleur moyen de faire des fautes ou de communiquer les mauvaises informations. Vous diffusez uniquement des informations vérifiées, utiles et pertinentes.
En réfléchissant à votre calendrier de communication interne, vous pouvez aussi vous donner le temps d’établir une stratégie. Vous vous donnez ainsi plus de chance de créer la marque employeur la plus proche de vos valeurs. Vous cadrez les initiatives pour les orienter dans le sens donné par la direction.
Ensuite, le calendrier de communication interne peut également vous aider à améliorer l’expérience collaborateur. Appuyez-vous sur lui pour proposer des sorties, des rencontres ou des évènements liés au bien-être. Vous pouvez aussi vous servir de la communication interne pour fournir des recommandations liées à la vie au travail (pose des jours de congé, par exemple).
Enfin, le calendrier de communication interne peut vous aider à booster la productivité de vos équipes. En effet, les messages internes servent aussi à mettre en valeur le travail d’une équipe ou l’avancement d’un projet important. Grâce à la communication, les salariés se sentent engagés dans l’évolution de leur structure. Ils connaissent la raison et le but de leur mission.
Pourquoi utiliser un calendrier éditorial pour sa communication interne ?
Le calendrier de communication interne fixe un cadre et une organisation. Grâce à cet outil, vous êtes assuré :
- De la régularité de vos publications : vous pouvez prévoir des messages à diffuser chaque semaine. C’est la meilleure manière de faire vivre la marque employeur. Vous pouvez ainsi fidéliser vos salariés plus facilement.
- Du maintien de vos engagements : la vie d’entreprise est trépidante. Il est facile de se laisser dépasser par ses tâches courantes et de ne pas donner la priorité à la communication interne. Avec le calendrier de la communication interne, vous vous fixez des échanges. Chaque personne en charge peut donc bloquer un créneau dans son planning pour s’y consacrer dans les temps.
- De la diversité des messages : une bonne communication interne parle de tous les sujets intéressant les collaborateurs. Le planning des messages de communication interne permet d’alterner les sujets. De cette manière, vous pouvez alterner une communication sur les projets de l’entreprise, une information RH puis un message orienté vers le bien-être de vos salariés, par exemple.
- De la qualité des informations : le calendrier de communication interne est validé en amont par les RH, la communication ou la direction. Tous les messages diffusés sont approuvés et relus. Vous réduisez au maximum les erreurs ou les approximations. Votre communication interne est maîtrisée.
Quels sont les événements pouvant être inclus dans un calendrier de communication interne ?
Voici quelques exemples d’évènements sur lesquels réaliser une communication interne.
- Le déménagement de l’entreprise : ce sera l’occasion de tenir les collaborateurs au courant de l’avancement des travaux d’aménagement pour les engager dans le projet. Les messages vous permettront également de rassurer les salariés sur les temps de trajet, par exemple.
- L’arrivée d’un nouveau directeur : vous pouvez ainsi lui souhaiter la bienvenue et rappeler la structure de l’entreprise.
- La soirée de l’entreprise : créez le suspens en diffusant des informations au compte-goutte (la date, puis le thème, puis le lieu, etc.).
- La création d’un groupe de running sur le temps du midi. Vous pouvez mettre à disposition de vos salariés un canal spécifique pour communiquer les dates de rendez-vous.
- L’organisation d’une conférence ouverte à tous. Communiquez toutes les informations pratiques et faites des rappels réguliers.