Créer et gérer le planning des équipes est une tâche indispensable au bon fonctionnement du service. Néanmoins, entre les indisponibilités, les changements d’affectation, les heures supplémentaires et autres variations, la gestion des plannings peut vite se transformer en casse-tête pour les managers et leur faire perdre un temps phénoménal.
Quel est le bon outil pour gérer simplement le planning de vos équipes et retrouver du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée ? La réponse varie en fonction de deux paramètres : la taille de votre équipe et le secteur d’activité de votre entreprise.
Cap sur les différentes possibilités qui s’offrent à vous. 😉
1/ Excel, l’alternative fonctionnelle des petites équipes
Vous managez une équipe de moins de 10 personnes ? Votre entreprise vient d’être lancée ? Les salariés sont tous logés à la même enseigne en matière de base horaire et de répartition des heures de travail ? Alors, Excel est une solution qui peut convenir à vos besoins.
Premièrement, hormis la licence du Pack Office, vous n’avez rien à débourser. Une solution économique lorsque l’entreprise est jeune.
Deuxièmement, tout le monde connaît Excel. Autrement dit, vous n’avez pas besoin de former vos collaborateurs à son utilisation. Il suffit de créer les formules souhaitées et de renseigner les informations dans les champs adéquats et le tour est joué : les heures de présence, d’absence et les heures supplémentaires sont automatiquement calculées.
Troisièmement, vous avez la possibilité de partager le planning aux salariés et au service RH en choisissant les droits d’accès. Par exemple, les membres de votre équipe peuvent avoir un droit de lecture sur leur planning. Ainsi, aucun risque qu’ils modifient le planning par erreur.
💡 Coup de pouce de la rédac’ : lancez-vous dans la gestion de vos plannings sur Excel grâce à ce modèle du planning du personnel !
Attention cependant, une gestion des plannings sur Excel présente quelques limites :
- Un risque d’erreur élevé
- Les données ne sont pas centralisées ni sécurisées
- Format inadapté pour les smartphones
- Les collaborateurs ne sont pas notifiés en temps réel en cas de changement
- ...
➡️ Et si vous souhaitez en savoir plus, on vous donne 5 bonnes raisons d’abandonner vos fichiers Excel pour gérer vos plannings !
2/ Le logiciel de planning digitalisé, le sur-mesure qui allie fiabilité et gain de temps
Votre entreprise se développe et vous avez besoin d’une solution plus fiable ? Vous évoluez dans le commerce, la restauration, l’hôtellerie ou l’industrie et vous cherchez un outil qui s’adapte à vos contraintes et spécificités horaires ? Le logiciel de planning digitalisé pourra répondre à vos besoins.
À partir de modèles proposés, vous créez un planning adapté à votre secteur d’activité qui prend en compte vos contraintes réglementaires et organisationnelles. Vous gagnez donc du temps dans la création des plannings.
La communication est également plus fluide. Avec ce logiciel, les collaborateurs posent une indisponibilité rapidement et simplement. Ainsi, ils n’ont plus à passer un coup de fil ni à attendre de vous croiser. Une fois la demande envoyée, vous êtes instantanément alerté. Vous pouvez ainsi la valider ou non en un clic. Bien sûr, cela marche dans l’autre sens : si vous modifiez le planning, vos salariés sont alertés en temps réel.
Autre avantage qui séduira votre équipe : avec cette solution, les collaborateurs peuvent consulter leur emploi du temps de la semaine depuis leur mobile n’importe quand et de n’importe où. Non seulement ils n’ont plus besoin d’attendre que le planning soit affiché dans la salle de repos, mais ils peuvent surtout organiser leur vie privée plus simplement !
Enfin, le logiciel de planning est configuré de façon à calculer automatiquement les heures de travail, les repos, les absences et heures supplémentaires. Si par exemple vous voulez savoir combien d’heures à l’année a fait un collaborateur, l’information est à votre disposition.
Vous pouvez bien entendu opter pour l'utilisation d'un logiciel de planning gratuit, mais vous pourriez rapidement vous retrouver limité rapidement dans l'exécution de vos tâches quotidiennes.
Un logiciel de planning sera un allié précieux pour vous aider à gagner du temps dans cette gestion. Mais pour révolutionner votre quotidien RH, découvrez le dernier outil : le SIRH tout-en-un.
3/ Le SIRH complet, le trait d’union entre les plannings et les autres outils RH
Un SIRH tout-en-un comprend les mêmes avantages qu’un logiciel de planning. Alors, pourquoi le mentionner ? Parce que cette solution va encore plus loin.
Au gain de temps dans la création et la gestion des plannings, à l’amélioration de la communication et à la fluidité et l’ergonomie de l’outil s’ajoute un avantage de taille : le lien entre le planning et les outils de paie, de congés et de bien-être.
Pour être plus explicite, avec un SIRH tout-en-un, vous pouvez lier les heures d’absences et de retard sur une période donnée aux sondages « bien-être ». Si vous constatez une hausse des absences au cours des dernières semaines, vous avez la possibilité d’envoyer une enquête/un sondage aux salariés pour creuser les raisons en un rien de temps.
De même, si les résultats d’un sondage « bien-être » envoyé mensuellement révèle une baisse de motivation et d’engagement des collaborateurs en même temps qu’une hausse des retards, alors vous pouvez agir immédiatement et avant que la situation ne se dégrade.
Côté RH, le logiciel de paie est connecté à l’interface du logiciel planning. Les EVP (éléments variables de paie) sont donc automatiquement extraits. C’est un gage de fiabilité et un gain de temps.
Pour conclure, si votre effectif est élevé, que vous êtes amené à gérer des variables horaires et que votre organisation est complexe, mieux vaut vous équiper d’un outil pour vous simplifier cette gestion. Et si vous n’êtes pas encore convaincu, on vous explique pourquoi la digitalisation des plannings est une solution efficace pour votre entreprise.
