Logiciel entretien
individuel : fluidifiez les échanges et renforcez l’engagement

En fonction des spécificités de votre organisation, il est possible de choisir un format d’entretien individuel particulier. Voici les principales formes:

• Un entretien formel périodique : il s’agit d’un rendez-vous fixe. Sa périodicité est la même pour tous. Cela permet de donner une tonalité officielle à l’exercice. C’est un moyen de souligner son importance pour l’employeur. Parfois, cela peut déstabiliser le salarié et en faire un moment redouté. La communication interne est alors incontournable pour équilibrer la perception des entretiens individuels.
• Un point informel régulier : parfois, il est plus efficace d’échanger de manière informelle. De cette manière, le collaborateur peut solliciter son manager quand il en a besoin sans avoir à attendre une date fixe. Cette forme présente l’avantage de pouvoir agir rapidement en cas de difficulté. Il faut toutefois éviter de multiplier les échanges au détriment de l’efficacité et de l’autonomie de l’employé.
• Une évaluation 360° : il s’agit d’une démarche globale d’évaluation des salariés. Elle consiste à interroger le manager, le collaborateur, mais également les collègues et les clients pour réaliser l’évaluation des performances. C’est un dispositif dense à mettre en place. Pour autant, il présente de réels avantages, comme la favorisation d’une culture de collaboration, l’optimisation de la transparence ou l’instauration d’une stratégie d’amélioration continue.

Peu importe la modalité d’organisation, respectez les obligations de l’entretien individuel, il est recommandé d’utiliser des grilles personnalisées pour structurer les échanges. Elles servent de fil conducteur à l’échange. Ces modèles sont élaborés par les équipes RH. Elles prévoient des axes fixes et des points à individualiser en fonction de l’équipe ou du collaborateur concerné.

Par exemple, les points communs à toutes les entreprises à aborder lors d’un entretien individuel sont les suivants :

• Les conditions de travail.
• Le bien-être.
• La réalisation des objectifs fixés lors du dernier entretien.
• Les perspectives de la période à venir.
• L’évaluation des missions et des compétences.

L’entretien individuel est un rendez-vous périodique entre le manager et un collaborateur, en one-to-one. Il fait partie de la stratégie d’échange et d’évaluation des performances de l’entreprise. Chaque organisation définit les modalités de cet entretien en fonction de ses besoins.

L’objectif de l’entretien individuel est d’évaluer les performances du collaborateur. Il sert à mettre en avant ses atouts et ses axes d’amélioration. Le rendez-vous se conclut par l’élaboration d’un plan d’action visant au développement du salarié. Souvent, c’est aussi le moment choisi afin d’attribuer une augmentation de salaire ou une prime.

Il ne s’agit pas d’une obligation légale pour l’employeur, contrairement à l’entretien professionnel. Une convention collective ou un accord d’entreprise peut imposer des règles à suivre sur les entretiens individuels.

De plus, lorsque l’entreprise décide de mettre en place un rendez-vous d’évaluation périodique, elle doit toutefois respecter plusieurs règles :

• Appliquer les entretiens à tous les salariés. Une distinction entre les collaborateurs ou les services constitue une discrimination.
• Informer les collaborateurs de cette évolution managériale.
• Consulter le CSE (Conseil social et économique) sur l’implémentation ou la modification significative de la procédure d’entretien d’évaluation.  
• Le respect du RGPD (Règlement général sur la protection des données) quant au traitement et à l’exploitation des données liées aux rendez-vous.
• Recueillir les informations de manière loyale. Seules celles liées directement à l’évaluation des compétences sont pertinentes.
• Assurer la confidentialité des données. Seuls le manager, le collaborateur et certains responsables RH ont accès aux résultats des entretiens.

Pour le collaborateur, l’entretien est obligatoire. Il ne peut pas s’y soustraire. L’évaluation est une mission professionnelle à part entière. 

Pour les équipes RH, la digitalisation des entretiens individuels présente un avantage particulièrement intéressant. Elle permet d’extraire des KPI (Key Performance Indicator ou Indicateur clé de performance en français) grâce à l’analyse des données recueillies lors des entretiens.

Les KPI correspondent à une donnée chiffrée obtenue à partir d’un ensemble de mesures quantifiables. Le logiciel de gestion des entretiens individuels permet d’obtenir des indicateurs concrets basés sur des données pertinentes.

Ces derniers aident à mieux comprendre les dynamiques du capital humain afin de mieux le gérer. C’est un levier très efficace pour booster les performances de l’entreprise. En effet, les indicateurs peuvent être utilisés pour fournir une indication sur l’efficacité des actions, pour piloter la prise de décision ou pour identifier les points d’amélioration. Le suivi KPI au jour le jour permet d’ajuster les politiques internes en fonction de l’évolution du contexte interne.

Dans le cadre des entretiens individuels, les KPI à exploiter sont les suivants :

• Le taux de participation aux entretiens : il permet de comprendre l’adhésion des salariés à l’exercice des rendez-vous individuels. Un taux bas démontre un problème d’engagement. Il est alors nécessaire de mettre en place des actions correctives : communication, formation ou sensibilisation aux intérêts de ces rendez-vous, révision de la trame des entretiens ou planification plus précise.
• Le taux de satisfaction des collaborateurs : l’entretien individuel est un moment privilégié où évoquer la satisfaction du salarié. Il existe plusieurs manières de recueillir l’information. Il est, par exemple, possible de proposer un questionnaire avec une notation de 1 à 10. Grâce à cet indicateur, l’équipe RH peut intervenir rapidement si elle détecte des risques psychosociaux, une baisse de motivation ou un mécontentement global.  
• Le taux de réalisation des objectifs : c’est un indicateur intéressant pour analyser si les objectifs définis sont pertinents ou non. Un taux de réalisation trop bas indique un décalage entre les attentes du manager et les compétences de son équipe. Il est alors nécessaire de revoir la procédure de définition des objectifs. Le KPI est aussi particulièrement important pour s’assurer de l’avancement d’un projet spécifique.
• Le taux de rétention des talents : le KPI permet de connaitre le niveau de fidélisation des collaborateurs. Il calcule le nombre d’employés restés en poste sur une période définie. En fonction du résultat obtenu, il est possible d’adapter sa stratégie de rétention du capital humain, par exemple, en investissant plus dans la formation, en offrant des opportunités de carrière motivantes, en faisant la promotion de l’inclusion ou encore en soutenant l’équilibre vie privée/vie professionnelle.

Le niveau de développement des compétences éclairé par la cartographie des compétences permet d’ajuster sa politique de formation aux besoins en expertise de l’entreprise. Il est à utiliser en parallèle de la cartographie des compétences. 

Un des principaux reproches formulés par les collaborateurs au sujet des entretiens individuels concerne l’aspect unilatéral de la pratique. Le manager mène le rendez-vous et peut parfois manquer d’écoute. C’est une des raisons du manque d’engagement des salariés dans l’exercice.

Afin d’y remédier, il est essentiel d’intégrer la pratique des feedbacks dans l’entretien. Le collaborateur doit bénéficier d’une écoute active de la part de son manager. Il doit avoir l’opportunité d’exprimer son avis sur chaque aspect de l’évaluation.

Les logiciels de gestion des entretiens facilitent le recueil des commentaires et nourrissent la culture du feedback des employés grâce :

• Au paramétrage de sondage.
• À la diffusion de questionnaires.
• À l’inclusion des feedbacks dans la trame des entretiens.

La solution digitale est utile au moment de la valorisation des retours issus des entretiens. En effet, il automatise l’analyse des données. Pour les équipes RH, il est possible d’extraire des rapports et des statistiques pertinents en quelques clics.

Il est conseillé d’intégrer les retours dans le plan de développement professionnel. De cette manière, il est possible de répondre précisément aux attentes du salarié. C’est un levier évident pour optimiser la satisfaction du capital humain. Leur avis est valorisé. L’employeur, dans la mesure du possible, propose une évolution de carrière en adéquation avec la volonté du salarié. Vous soutenez la croissance continue de vos équipes. C’est une preuve de l’engagement de l’employeur dans l’évolution professionnelle de ses talents.

Grâce aux recueils des feedbacks, il est possible d’ajuster les objectifs fixés en entretien. Le salarié est en première ligne. Il connait son poste et dispose des compétences adéquates. Son avis sur les objectifs fixés est particulièrement utile. Il est capable d’évaluer leur pertinence technique, par exemple. Grâce aux feedbacks des salariés, il est possible de déterminer des objectifs quantifiables, réalistes et atteignables. C’est aussi le collaborateur le mieux à même d’évaluer le temps nécessaire pour réaliser un objectif. N’oubliez pas de consulter les archives des entretiens passés, stockées sur le logiciel de gestion des entretiens individuels. Elles vous éclairent sur le contexte individuel du poste.

L’analyse des feedbacks globaux permet aux équipes RH d’établir des tendances. Il est conseillé de partager les retours de manière constructive avec les collaborateurs​. S’ils sont positifs, c’est une manière de renforcer la culture d’entreprise. S’ils sont négatifs, c’est une opportunité pour l’employeur de montrer son engagement à changer les choses. Il peut alors communiquer sur le plan d’action mis en place afin d’améliorer la satisfaction des salariés.