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  • Actualidad RRHH
  • 17/04/2020

Vacaciones & Ausencias: definir las necesidades de mi empresa

¿Has decidido implantar un software de RRHH para la gestión de las vacaciones y otro tipo de permisos? ¿Estás preparado para elegir el best partner para que te acompañe en este bonito proyecto? Pues, ¡Despacito y buena letra! Antes de escoger una solución digital que se adapte técnicamente a tu empresa, tómate el tiempo para averiguar lo que realmente necesitas.

Marco jurídico y legal

El marco legal incluye todas las leyes y decretos que regulan la gestión de las vacaciones y otros permisos. Desde el Estatuto de los trabajadores hasta los usos y costumbres, sin olvidar la negociación colectiva y todo tipo de leyes que rigen jurídicamente el ámbito laboral. Antes de lanzarte en el proyecto cabe preguntarse: ¿Cuál es el impacto de este marco legal en cuanto a la gestión de ausencias en mi organización?

No olvides identificar cada uno de los aspectos específicos de tu empresa (acuerdos de empresa, acuerdos de sector, convenios, etc.) para no dejar ninguna variable suelta.

Aquí te dejamos algunos ejemplos que puedes plantearte:

  • ¿A cuántos convenios colectivos está sujeta tu organización?
  • ¿Gestionas los descansos retribuidos ?
  • ¿Los empleados disponen de más de 30 días naturales de vacaciones?
  • ¿Cómo llevar un control sobre los permisos retribuidos?

 

Marco organizacional y de operaciones

Ahora pasamos a la segunda etapa: la definición del marco operacional. Es importante formalizar el funcionamiento interno de tu empresa para poner de relieve los procesos que afectan a la gestión de las vacaciones y otras ausencias.

En primer lugar, analizar y estructurar tus peculiaridades operativas:

  • Tipo de estructura (piramidal, funcional, por división, matricial…)
  • Organigrama
  • Proceso de aprobación de solicitudes

Este estudio previo te permite definir las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales de tu organización. Al mismo tiempo, identificarás cuáles son las fuerzas y las debilidades de tu funcionamiento. Son puntos indispensables a tener en cuenta para decantarte por un software u otro.

La implantación de un software de gestión de ausencias tiene como objetivo principal simplificar los procesos. En este sentido, identifica todos tus procesos internos para que la solución se ajuste lo mejor posible a tus procedimientos actuales.

Al definir las características del marco operacional, los mecanismos y las particularidades de cada uno de tus servicios plasmarán el funcionamiento real y actual. Esta información será valiosa para la elección del software de gestión de recursos humanos.

 

Marco del capital humano

¿Hay alguien más importante en la empresa que tus empleados? ¡No! El capital humano es el máximo valor en una organización. Por esa misma razón, cuando implantamos un nuevo software tenemos que pensar en el “por y para ellos”. El “por”, porque va a simplificar y el para porque lo ponemos a su disposición. Hay muchas maneras de intercambiar información sobre las vacaciones entre empleados y jefes, pero ¿Cómo lo hacéis vosotros?

La implantación de un nuevo software suele tener un fuerte impacto en la vida diaria de tus empleados. Por lo tanto, es necesario tener en cuenta su capacidad para aceptar el cambio y la evolución de los procesos. Algunos perfiles son más reticentes a la transformación, lo que puede desacelerar la puesta en marcha de una solución digital.

Si los mánagers o jefes de departamento son reacios a hacer este cambio, la digitalización de los procesos de RRHH será más compleja. Para que el proyecto tenga éxito, los mandos intermedios de supervisión deben apoyar el proyecto y liderar este cambio. De lo contrario, difícilmente será aceptado entre los demás empleados.

¿Y cómo podemos acompañar a nuestros empleados en esta transición? Te aconsejamos que crees un equipo de proyecto que reúna todos los departamentos de su empresa. Los miembros de este equipo serán el relevo de comunicación entre los diferentes departamentos. Cada referente informará a sus subordinados del avance de esta nueva medida y siempre tratando de dar una visión positiva al proyecto.

Todas estas decisiones no deben tomarse a la ligera, si la gestión del cambio no está bien estructurada y pensada, poca acogida tendrá el proyecto dentro de la compañía.  En este caso, habrá un riesgo real de fracaso con la implantación del software de gestión de ausencias y vacaciones.