Dans la gestion des ressources humaines, il arrive que certains avantages, initialement accordés de manières ponctuelles, finissent par se transformer en obligation. Les usages en entreprise en sont un bon exemple. À force de répétition, certaines pratiques deviennent des obligations pour les employeurs. Découvrez comment mieux les appréhender pour les gérer efficacement.
Qu’est-ce qu’un usage d’entreprise ?
Un usage d’entreprise est une pratique mise en place de manière répétée, constante et générale dans une entreprise. Bien qu’il ne figure ni dans le contrat de travail ni dans la loi, cet avantage devient engageant lorsqu’il s’installe dans la durée.
Il peut s’agir, par exemple, de :
- Primes exceptionnelles versées chaque année.
- Congés supplémentaires régulièrement accordés.
- Cadeaux ou avantages récurrents à l’occasion des fêtes.
L’usage d’entreprise se distingue par sa régularité et son caractère collectif. Avec le temps, il crée une attente légitime chez les salariés.
Les conditions pour qu’un usage soit reconnu juridiquement
Pour qu’un usage d’entreprise soit juridiquement reconnu, trois conditions doivent être réunies :
- Généralité : l’avantage concerne un ensemble de salariés partageant une même situation (ex. : une catégorie professionnelle ou un service spécifique).
- Constance : l’avantage est accordé de manière régulière (chaque mois, chaque année…).
- Fixité : la nature ou le montant reste stable, comme une prime d’assiduité versée chaque trimestre
Si ces trois critères sont remplis, l’usage peut être invoqué par les salariés. Il devient une obligation pour l’employeur.
Quelle valeur a un usage dans l’entreprise ?
Il n’existe pas de modèle unique : l’organisation dépend de la taille, de la culture et des ressources de l’entreprise.
- PME ou ETI : le recrutement est souvent géré directement par un ou plusieurs RH généralistes, voire en collaboration directe avec les managers.
- Grandes entreprises : des équipes dédiées sont créées, parfois réparties par typologie de poste, par filiale ou par zone géographique.
- Structures multi-sites ou en forte croissance : recours à des outils spécialisés comme un ATS (Applicant Tracking System) ou un logiciel de gestion des candidatures.
Ces outils permettent de suivre, filtrer et classer les candidatures, d’harmoniser les pratiques et d’améliorer le traitement des données RH grâce au logiciel de recrutement Eurécia.
Quels sont les avantages d’une unité de recrutement bien structurée ?
Un usage engage unilatéralement l’employeur. Tant qu’il n’a pas été formellement supprimé, il doit continuer à être appliqué. Les salariés ou les représentants du personnel peuvent s’appuyer dessus pour défendre leurs droits.
En cas de désaccord, les prud’hommes peuvent reconnaître un usage sur la base de documents internes, de bulletins de paie ou de témoignages attestant de la régularité de la pratique.
Peut-on supprimer un usage d’entreprise ?
Il est possible de supprimer l’usage d’entreprise. Toutefois, une procédure stricte doit être suivie :
- Informer les représentants du personnel (CSE).
- Respecter un délai de prévenance raisonnable pour laisser le temps d’anticiper la suppression.
- Informer individuellement les salariés concernés par écrit.
Si cette procédure n’est pas respectée, l’usage continue à s’appliquer, les salariés peuvent en revendiquer le bénéfice.
Quel rôle pour les RH dans la gestion des usages ?
Les RH ont un rôle clé dans l’identification et la gestion des usages :
- Recenser les avantages accordés régulièrement pour en évaluer la nature (usage ou pratique ponctuelle).
- Analyser les impacts d’un maintien ou d’une suppression, tant sur le climat social que sur le budget.
- Conseiller les managers et les accompagner dans la communication auprès des équipes.
- Anticiper les risques juridiques en cas de litige.
Quelle différence avec les accords collectifs ou les engagements contractuels ?
Contrairement aux accords collectifs, l’usage n’est pas négocié avec les syndicats. Il s’impose sans être formalisé. Bien qu’il ne possède pas la même valeur qu’un engagement contractuel, l’usage d’entreprise coexiste avec les avantages prévus par le contrat de travail ou la convention collective.
L’usage d’entreprise transforme progressivement des pratiques ponctuelles en obligations pour l’employeur. Les RH doivent veiller à bien recenser ces usages afin d’anticiper tout risque juridique ou social. Une gestion rigoureuse via une GED RH sécurisée préserver un climat de confiance et d’équité au sein de l’entreprise.
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