Prime d'assiduité : guide complet pour employeurs et salariés

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Prime d'assiduité : guide complet pour employeurs et salariés

Posté le - mis à jour le

La prime d'assiduité est une gratification financière accordée aux salariés pour leur présence constante et régulière au travail. Elle a pour objectif de récompenser la stabilité et de limiter les absences. Non imposée par la loi, son versement dépend des conditions définies par l'entreprise. Explorez ce guide pour comprendre son calcul, ses avantages et comment la mettre en place.

Comprendre la prime d'assiduité

La prime d'assiduité, également connue sous le nom de prime de présence, est une récompense financière accordée par un employeur à un salarié pour reconnaitre et encourager son assiduité et sa régularité au travail. Il s'agit d'un outil incitatif visant à réduire l'absentéisme et à favoriser une présence continue des salariés.

La prime d'assiduité est un bonus et n'est pas incluse automatiquement dans le salaire minimum de l'employé. Elle est considérée comme un accessoire de salaire et est soumise aux cotisations sociales. Les montants peuvent varier d'une entreprise à l'autre, en fonction du nombre de jours d'absence constatés.

Elle n'est pas imposée par la législation et toutes les entreprises ne la proposent pas. Les modalités de calcul de la prime peuvent être définies par le contrat de travail, un accord collectif, la convention collective ou par usage.

Définition et objectif de la prime d'assiduité

La prime d'assiduité est un dispositif mis en place par certaines entreprises pour récompenser la présence régulière et continue de leurs salariés sur leur lieu de travail. Ce bonus financier, qui n'est pas inclus dans le salaire minimum, a pour principal objectif de motiver les salariés à limiter leurs absences. Sa mise en place et son montant varient en fonction des critères définis par l'entreprise. Elle peut être réduite ou même supprimée en cas d'absences répétées. En revanche, elle n'est pas la contrepartie d'un travail fourni, mais plutôt un moyen d'encourager la ponctualité et la présence régulière au travail.

Distinction entre prime d'assiduité et prime d'ancienneté

Qu'est-ce que la prime d'ancienneté ?

La prime d'ancienneté est une gratification financière accordée aux salariés en reconnaissance de leur durée de service au sein de l'entreprise. Elle est généralement versée mensuellement et augmente progressivement en fonction du nombre d'années de présence du salarié. Cette prime est une marque de reconnaissance de la fidélité du salarié et de son investissement dans l'entreprise. Elle peut être définie par le contrat de travail, un accord collectif, la convention collective ou par usage. En revanche, elle n'est pas une obligation légale.

Prime d'assiduité vs prime d'ancienneté : quelles différences ?

La prime d'assiduité et la prime d'ancienneté récompensent toutes deux la constance du salarié mais de manière différente. La première, comme son nom l'indique, est attribuée en fonction de l'assiduité du salarié. Elle se base principalement sur le taux de présence du salarié dans l'entreprise, et peut être réduite en cas d'absences non justifiées. Elle agit donc comme un levier de motivation pour encourager une présence régulière au travail.

La prime d'ancienneté, quant à elle, valorise l'engagement de long terme du salarié au sein de l'entreprise. Elle est généralement progressive, augmentant en fonction du nombre d'années passées dans l'entreprise. Cette prime incite les salariés à rester dans la même entreprise sur le long terme.

Ces deux primes ont donc des finalités différentes : l'une vise à récompenser la régularité, l'autre la fidélité.

Est-ce que l'ancienneté est obligatoire pour obtenir la prime ?

L'ancienneté n'est pas systématiquement requise pour bénéficier de la prime d'assiduité. En effet, cette prime est avant tout un moyen d'inciter les salariés à être régulièrement présents au travail. Toutefois, certaines entreprises peuvent choisir de l'associer à une condition d'ancienneté pour renforcer son caractère incitatif. Par exemple, l'employeur peut décider que seuls les salariés ayant au moins 1 an d'ancienneté dans l'entreprise sont éligibles à la prime d'assiduité. C'est donc une décision qui dépend de la politique de rémunération de chaque entreprise. En revanche, pour la prime d'ancienneté, l'ancienneté est évidemment un critère obligatoire.

Les conditions pour bénéficier de la prime d'assiduité

La présence effective au travail

La présence effective au travail est une condition clé pour bénéficier de la prime d'assiduité. Cela signifie que le salarié doit être physiquement présent au sein de l'entreprise pendant les heures de travail définies.

  • Les absences justifiées ou injustifiées peuvent avoir un impact sur le droit à la prime.
  • Il est essentiel que les critères de présence soient clairement établis et communiqués aux salariés.
  • Certains types d'absences, comme les jours fériés, les congés payés, les congés pour événements familiaux ou les formations, peuvent être considérés comme du temps de travail effectif.
  • Par contre, les absences non justifiées ou abusives peuvent entraîner une réduction, voire une suppression de la prime.

Il est nécessaire de bien définir les conditions de présence effective pour éviter toute ambiguïté.

L'absence de discrimination dans l'attribution de la prime

La prime d'assiduité doit être attribuée sans discrimination. Elle ne peut pas être refusée à un salarié sur la base de critères discriminatoires, comme le sexe, l'âge, l'origine, l'orientation sexuelle, le handicap, ou encore les opinions politiques, religieuses, ou syndicales. Le principe de non-discrimination exige que tous les salariés se trouvant dans une situation comparable aient droit à cette gratification, à moins qu’une différence de traitement ne soit justifiée par des raisons objectives et pertinentes.

L'employeur doit faire preuve de transparence dans l'attribution de la prime. Les critères d'attribution doivent être connus de tous les salariés et appliqués de manière équitable. Par exemple, si la prime est liée à l'assiduité, il doit être clairement précisé quelles absences sont prises en compte dans le calcul de la prime.

De même, si la prime est supprimée ou réduite en cas d'absence, cela doit s'appliquer à toutes les absences, autorisées ou non, et quelle qu'en soit la cause.

Il est donc essentiel de veiller à ce que les conditions d'attribution de la prime d'assiduité respectent le principe de non-discrimination, afin de prévenir tout litige.

La prise en compte des congés payés et arrêts maladie

Pour comprendre comment les congés payés et les arrêts maladie affectent la prime d'assiduité, il faut d'abord savoir que toutes les absences ne sont pas égales.

Certaines absences, comme les congés payés ou les RTT, ne sont pas pris en compte dans le calcul de la prime. C'est-à-dire que le salarié ne sera pas pénalisé pour avoir pris ses jours de repos légaux.

En revanche, d'autres types d'absences, comme les arrêts maladie, peuvent être pris en compte pour réduire ou supprimer le montant de la prime.

Cependant, toutes les absences ne peuvent être prises en compte. Ainsi, les congés maternité ou congés de formation ne peuvent pas conduire à une réduction du montant de la prime.

Il faut noter que la prime d'assiduité est calculée en fonction du nombre de jours d'absence. Par exemple, si un salarié a un salaire de base de 2500 euros et a 14 jours d’absences pour congé paternité, sa prime d’assiduité sera de 200/30X14 = 58,33 euro. 

Mise en place de la prime d'assiduité dans l'entreprise

L'accord de l'entreprise pour instaurer la prime

L'instauration de la prime d'assiduité au sein de l'entreprise peut être décidée de différentes manières. Elle peut résulter d'un accord collectif entre l'entreprise et ses salariés, d'une décision unilatérale de l'employeur, ou encore être inscrite dans le contrat de travail. Il est également possible qu'elle découle d'une convention collective spécifique ou de l'usage de l'entreprise.

Dans tous les cas, l'instauration de cette prime doit respecter les principes de non-discrimination et d'égalité de traitement entre les salariés.

Il est à noter que l'instauration de cette prime n'est pas une obligation légale mais relève de la politique de rémunération de chaque entreprise.

La communication aux salariés sur les modalités de la prime

Une communication claire et transparente est essentielle pour informer les salariés sur les modalités de la prime d'assiduité. Il est recommandé de diffuser ces informations via un canal accessible à tous, comme une note de service ou une réunion d'information.

  • Les critères d'attribution de la prime doivent être clairement définis. Par exemple, préciser que la prime est liée à la présence effective au travail, et quels types d'absences sont pris en compte dans le calcul de la prime.
  • Les modalités de versement de la prime doivent également être mentionnées. Cela peut être un versement mensuel, trimestriel ou annuel, et il peut être inclus dans les bulletins de paie.
  • Il est également important de préciser que la prime d'assiduité est une gratification supplémentaire et n'est pas incluse dans le salaire minimum de l'employé.

Assurez-vous que cette communication est faite de manière équitable, quel que soit le poste ou le niveau de responsabilité du salarié.

Calcul et montant de la prime d'assiduité

Comment calculer le montant de la prime ?

Pour calculer la prime d'assiduité, plusieurs méthodes peuvent être utilisées. Le choix de la méthode dépend principalement des préférences de l'entreprise. Parmi les bases de calcul les plus courantes, on trouve :

  • Le salaire réel du salarié : dans ce cas, le montant de la prime est proportionnel au salaire de l'employé.
  • Le salaire conventionnel : ici, la prime est calculée en fonction du salaire défini par la convention collective applicable.
  • Le SMIC : cette méthode consiste à calculer la prime en fonction du salaire minimum de croissance.

Une fois la base de calcul définie, un pourcentage est généralement appliqué pour déterminer le montant de la prime. Ce pourcentage peut être défini librement par l'entreprise, en fonction de ses besoins et de sa politique de rémunération.

Il est aussi possible de définir un montant forfaitaire qui se réduirait en fonction du nombre d'absences du salarié. Dans ce cas, chaque jour d'absence entraînerait une diminution du montant de la prime.

Exemple de calcul de la prime d'assiduité

Pour illustrer le calcul de la prime d'assiduité, prenons l'exemple d'un salarié ayant un salaire de base de 2000€ et bénéficiant d'une prime d'assiduité correspondant à 5% de son salaire. Si le salarié ne présente aucune absence durant le mois, le montant de sa prime d'assiduité sera de 5% de 2000€, soit 100€.

Cependant, si le salarié présente des absences, le montant de sa prime sera ajusté. Imaginons que le salarié ait été absent 2 jours dans le mois. Si l'entreprise a défini que chaque jour d'absence réduit la prime de 10%, la prime sera alors réduite de 20%, soit 20€.

Le salarié percevra donc une prime d'assiduité de 80€ pour ce mois. Ce calcul se base sur une prime proportionnelle au salaire et une politique de réduction fixe par jour d'absence. Les modalités peuvent varier d'une entreprise à l'autre.

La prime d'assiduité face aux absences et interruptions du travail

L'impact des arrêts maladie sur la prime

Les arrêts maladie peuvent influencer le montant de la prime d'assiduité. En effet, ces absences, même justifiées par un état de santé, peuvent entrainer une diminution voire une suppression de la prime. Cela dépend du système mis en place par l'entreprise : certaines adoptent un système de proratisation en fonction du nombre de jours d'absence, d'autres prévoient une suppression de la prime au-delà d'un certain seuil d'absence. Ainsi, un salarié absent 6 jours pour cause de maladie pourrait voir sa prime réduite, tandis qu'une absence de 15 jours pourrait entrainer sa suppression totale. Il est à noter que cette pratique est légale et ne constitue pas une discrimination, tant que toutes les absences, hormis celles assimilées légalement à du temps de travail effectif, entrainent les mêmes conséquences.

La prime d'assiduité en cas de grève

La grève, en tant que droit constitutionnel, peut également influencer le montant de la prime d'assiduité. Si un salarié décide de faire grève, cette absence peut entraîner une réduction, voire une suppression de la prime. Cependant, cette pratique doit respecter certains principes pour être considérée comme légale et non discriminatoire.

Avant tout, la suppression ou la réduction de la prime ne doit pas être une sanction spécifique aux grévistes. En d'autres termes, si toutes les absences - justifiées ou non - entraînent une diminution de la prime, alors l'absence pour grève peut aussi en être affectée. 

Cet article a été rédigé par Chloé Perret

Consultante RH @Eurecia

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