Le plan de continuité d’activité (PCA) est utilisé dans un contexte de sinistre ou lors d’un événement perturbant le fonctionnement normal d’une entreprise. Par exemple, certaines (pour ne pas dire beaucoup) d’entreprises ont dû établir un plan de continuité d’activité pour faire face à la crise sanitaire et économique du Covid-19.
1. Définition
Le plan de continuité d’activité (PCA) est défini comme un « processus de management holistique qui identifie les menaces potentielles pour une organisation, ainsi que les impacts que ces menaces, si elles se concrétisent, peuvent avoir sur les opérations liées à l’activité de l’organisation, et qui fournit un cadre pour construire la résilience de l’organisation, avec une capacité de réponse efficace préservant les intérêts de ses principales parties prenantes, sa réputation, sa marque et ses activités productrices de valeurs » (Définition de la norme ISO 22301 : 2012(F)).
Plus simplement, le PCA permet d’identifier les menaces pour ensuite définir et mettre en place un certain nombre de mesures nécessaires afin de garantir le bon fonctionnement de l’entreprise. Le PCA va permettre d’identifier les activités indispensables à la survie de l’entreprise.
Les menaces peuvent être diverses : locaux détruits, serveur inutilisables, mouvements sociaux, pandémie...
2. Objectif
L’objectif d’un PCA est de pouvoir réagir au plus vite lorsqu’un événement impacte le fonctionnement de l’entreprise. Les menaces peuvent être tout à fait différentes, mais dans tous les cas, l’objectif reste le même : conserver les activités nécessaires au maintien de l’entreprise.
Le PCA est une démarche anticipée visant à garantir la continuité de l’activité d’un établissement. Une entreprise qui se prépare en amont de potentielles crises a plus de chances d'y répondre rapidement et de les surmonter.
C’est illusoire de penser qu’il est possible de tout prévoir ou de tout maîtriser, mais il est nécessaire de réfléchir à des stratégies pour faire face plus facilement aux potentielles crises lorsqu’elles seront là. Evidemment une entreprise ne peut pas se préparer à toutes les éventualités mais le PCA peut permettre tout de même de limiter les effets de la crise sur l’activité de l’entreprise.
3. Le rôle des RH
Le PCA s’articule autour de tous les métiers de l’entreprise, et notamment les RH qui sont essentiels au fonctionnement de l’entreprise.
La mise en place d’un PCA entraîne le plus souvent des changements de conditions de travail pour les salariés : changement de locaux, mise en place du travail à domicile, réaffectation des salariés, changements de missions, pic d’activités... Le rôle des RH est d’identifier les ajustements possibles à mettre en place pour garantir la survie de l’entreprise. Ces ajustements ou modifications sont uniquement provisoires afin de faire face à la crise.
Voici quelques exemples de problématiques RH qui peuvent être intégrées au PCA :
- Communication interne aux collaborateurs
- Coordonnées personnelles
- Mise en place du chômage partiel
- Mise en place du télétravail
- Mise en place d’un plan de licenciement
- Suivi des contrats de travail
- Suivi des recrutements
- Mise en place d’un suivi psychologique
- Mise en place de mesures de garantir la santé et la sécurité des collaborateurs
- Modification du plan prévisionnel
- ...
Au vu des impacts que peut avoir le PCA sur la partie RH, il est indispensable de présenter le plan de continuité d’activité au CSE (Comité social et économique).
Une organisation n'est jamais à l'abri d'un changement brutal. Perte d'un client majeur, fournisseurs étrangers bloqués aux frontières, crise économique... L'entreprise doit pouvoir faire face et s'adapter rapidement pour rebondir. Pour cela, il est important, voire primordial, d'avoir une feuille de route à laquelle se référer pour ne pas prendre de décisions trop hâtives. Le maître-mot : l'agilité ! L’humain sait s’adapter rapidement et d'autant plus quand la crise est partiellement anticipée.
Les fonctions RH sont au cœur de la gestion de crise du Covid-19. Pour mieux comprendre les enjeux RH de la crise sanitaire et les manières dont on peut y faire face au quotidien, nous avons donné la parole à des hommes et des femmes de terrain.
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