Comment créer votre organigramme d’entreprise ?

A la machine à café, vous avez discuté longuement avec cette collègue, mais comment elle s’appelle déjà, et elle travaille dans quel service ? Vite un coup d’œil sur l’organigramme d’entreprise (en espérant qu’il y en ai un et qu’il y ai les photos).

Si pour certains collaborateurs l’organigramme d’entreprise permet de remettre un nom sur un visage, son rôle premier est de représenter graphiquement la structure organisationnelle ou fonctionnelle d’une entreprise. Consultable en ligne, en interne par les employés ou sur le site de l’entreprise, il peut également être visible par toute personne extérieure à la société.

Il donne une visibilité sur le rôle de chacun ou de la stratégie de la société. Outil de gestion, de planification, de communication de l’entreprise ou encore annuaire du personnel … Mais qui est-il ? Comment se présente-t-il ? À quoi sert-il ? Comment le créer ? On vous dit tout dans cet article !

Organigramme d'entreprise : une source d'information sur les entreprises

Une représentation de la structure

L'organigramme d'entreprise est une photographie de la structure à un instant T. Cette représentation schématique ou graphique peut retranscrire deux choses :

• La constitution d'une entreprise ou d'un service
• L'ensemble des liens hiérarchiques, des fonctions de ses membres ou de l'organisation d'une société ou d'un département

Il offre une vue générale et fournit des informations globales sur la structure de l'entreprise et son mécanisme.

Création d'un organigramme d'entreprise : quelle est l'utilité ?

Les organigrammes vont fournir des informations sur les liens hiérarchiques ou fonctionnels. Ils vont également préciser la fonction exercée par chaque salarié au sein des différents services. Ils facilitent ainsi la compréhension des relations de travail et de coordination dans l'entreprise. Le document spécifie les tâches de chacun. Il permet d’afficher une transparence sur le fonctionnement de l’établissement et son organisation.

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Les différents types d'organigrammes d'entreprise

Plusieurs modèles et formes d'organigrammes existent. L’organigramme peut se lire de plusieurs façons en fonction du modèle. Cela peut être de haut en bas comme avec un modèle en pyramide, par exemple. En revanche, la structure en arbre peut être consulté de gauche à droite. Le type replié, quant à lui demande une lecture de haut en bas et de droite à gauche. Le choix dépend de l'objectif et de la portée que l'on souhaite lui donner.

L'organigramme hiérarchique : le modèle le plus courant

Il prend en compte le poste et la hiérarchie de chacun. Cette disposition ressemble souvent à une pyramide. Les lignes horizontales représentent un même niveau hiérarchique. La communication interne se fait selon les lignes verticales, avec les supérieurs. Au sommet se trouve le directeur de l'entreprise et juste en dessous ses proches collaborateurs. Les employés avec le moins de responsabilités se situent dans le bas de la pyramide. Il est également appelé organigramme fonctionnel quand le rôle et les personnes sont précisés.

L'organigramme matriciel pour l'organisation d'un projet

Les entreprises qui fonctionnent par projet privilégient ce type de modèle. Dans ce cas, l'équipe peut avoir plusieurs responsables hiérarchiques. Il favorise la communication entre les services.

L'organigramme plat pour les entreprises avec peu de hiérarchie

L'organigramme plat ou horizontal intéresse principalement les entreprises avec un niveau de management faible. Deux lignes sont représentées : la direction et les employés.

Organigramme d'entreprise et représentation des relations au travail : comment le créer ?

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Création d'un organigramme d'entreprise : les différentes étapes

C'est un véritable travail de groupe qui doit être mis en place pour la création de ce type de structure. Plusieurs étapes sont nécessaires et ces tâches peuvent prendre du temps :

• Définir son objectif : est-ce pour l'ensemble de l'entreprise, un département, un projet ? Faut-il en créer plusieurs ?
• Collecter les données et les informations des différents services.
• Faire le choix du modèle.
• Faire le choix de son affichage.

Une fois l'organigramme d'entreprise terminé, une mise à jour régulière est nécessaire.

Quels sont les outils pour la création d'un organigramme d'entreprise ?

La création de ce type de modèle peut se faire de différentes façons. Des outils sont disponibles :

• Canva.
• PowerPoint.
• Word avec Smartart.
• Excel.
• Un logiciel spécialisé.

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FAQ

Quels éléments ne doivent pas figurer sur un organigramme d’entreprise ?

Un organigramme doit se concentrer sur des informations essentielles et non confidentielles. Évitez d’y inclure :

• Données personnelles sensibles : les adresses personnelles, numéros de téléphone ou tout renseignement non directement lié à la fonction professionnelle.
• Salaires ou rémunérations : même si cela peut intéresser les employés, ces informations ne sont pas pertinentes pour un organigramme et risquent de générer des tensions.
• Projets stratégiques : les informations liées à des décisions stratégiques ou des projets confidentiels en cours doivent être réservées aux parties prenantes concernées.
• Trop de détails techniques : ajouter des informations complexes ou superflues peut rendre l’organigramme difficile à lire et encombré.

L'objectif principal est de fournir une vue d'ensemble claire et accessible de l'organisation sans compromettre la confidentialité ou la simplicité.

A quelle fréquence faut-il mettre à jour un organigramme d’entreprise ?

• Lors des événements majeurs : ajout ou départ d’un collaborateur, restructuration d’un service, fusion ou acquisition, ou encore création de nouveaux postes.
• Sur une base périodique : programmez une révision trimestrielle ou semestrielle, même en l’absence de grands changements, pour vérifier sa précision.
• En synchronisation avec d’autres outils RH : si vous utilisez un logiciel RH centralisé, configurez une mise à jour automatique de l’organigramme à chaque modification dans la base de données des employés.

Comment gérer l’évolution de mon organigramme avec le portail RH Eurécia ?

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Pourquoi présenter sa structure et mettre en place un organigramme d'entreprise ?

Une entreprise n'a aucune obligation légale de mettre en place un organigramme. Cependant, c'est un outil de communication et d'informations à l'égard des employés, des collaborateurs et des personnes extérieures à ces sociétés. Il peut être diffusé en interne, mais également en ligne sur le site de l'établissement pour des tiers. Les liens des membres sont plus compréhensibles.

C'est également un outil pour la gestion de l'entreprise et notamment dans le cadre d'une restructuration. Il offre une vision globale pour planifier les effectifs, mais aussi les ressources de l'entreprise. Il permet de visualiser les éventuels dysfonctionnements et de les corriger. Les postes et les rôles des collaborateurs se précisent clairement pour une organisation optimisée.

Un organigramme d'entreprise décrit donc la structure organisationnelle et fonctionnelle d'une entreprise. Il présente de nombreux avantages, mais les données doivent être mises à jour régulièrement. Le choix du modèle dépend toujours de l'objectif.

Un organigramme en ligne reste la meilleure option pour le garder toujours à jour et le mettre facilement à disposition des collaborateurs. Grâce à la dématérialisation de vos données salariés, le logiciel RH Eurécia vous permet de le mettre en place en quelques clics à partir de votre annuaire salarié. Vous souhaitez en savoir plus sur cette fonctionnalité ? Démarrez votre essai d’Eurécia pendant 30 jours et dites adieu aux feuilles volantes, fichiers Excel et Powerpoint partagé.