Selon une étude ReclaimAI, un salarié passe en moyenne 14,8 heures par semaine en réunion. Un temps qui, s’il a diminué de 31,2% depuis 2021, reste toujours énorme !
En tant que manager, vous avez pour rôle d’animer ces réunions, et de les rendre aussi productives que possible. Voilà une tâche aussi challengeante qu’importante - et pour laquelle il existe des astuces.
Découvrez ici dix conseils aisément déployables pour rendre vos réunions plus dynamiques et plus efficaces.
Manager : pourquoi dynamiser vos réunions ?
Intuitivement, tous les managers le savent : la “réunionite” n’a rien de bon, et peut rapidement entacher la productivité et la motivation des collaborateurs.
En ce sens, dynamiser vos réunions devient essentiel ! C’est la clé pour éviter que vos participants s’ennuient pendant les présentations, et qu’ils soient plus efficaces lorsqu’ils y sont mis à contribution. En somme, travailler sur l’animation de vos réunions, c’est proposer une meilleure expérience collaborateur à vos collègues.
Qui plus est, plus vos réunions seront dynamiques, plus elles seront efficaces ! Qui dit “collaborateurs plus attentifs”, dit “collaborateurs qui retiennent mieux les informations disséminées au cours de la réunion”, et donc, une meilleure transmission d’informations.
Enfin, dynamiser vos réunions vous permet aussi de booster la collaboration pendant ces instants de groupe. En effet, la co-création de solutions, l’émulation d’idées innovantes, ou la coordination demandent que chacun soit engagé au maximum pendant les réunions.
10 conseils pour bien animer vos réunions et retenir l’attention des participants
Prêt à faire de vos réunions des moments de collaboration et de cohésion d’équipe forts ? Voici dix conseils pour réussir cet exercice avec brio.
Bien cadrer votre réunion en amont
Le cadrage de votre réunion en amont est un prérequis pour que tout se passe bien le jour J ! L’idée : baliser le terrain pour que vos collaborateurs puissent tirer le maximum de ce moment d’échanges.
Pour ce faire :
- Définissez les objectifs de la réunion, et communiquez-les de manière claire en amont. Cette étape vous permet de vous assurer que la réunion ne pourrait pas être un simple échange d’emails !
- Limitez le nombre de participants, en n’invitant que ceux qui peuvent contribuer à la discussion de manière pertinente.
- Planifiez des réunions relativement courtes. Une heure devrait suffire pour que chacun reste attentif et remplisse ses objectifs.
Choisir de co-animer votre réunion
Au moment où vous planifiez votre réunion, demandez-vous toujours si vous ne pouvez pas l’animer à plusieurs (soit deux ou trois personnes maximum).
En laissant la parole à plus d’une personne, vous avez plus de chances que les participants soient attentifs, car le style de communication qui varie d’une personne à l’autre vient dynamiser le tout.
Si vous comptez co-animer votre réunion, attention cependant à bien répartir le temps de parole entre les différents co-animateurs.
Lancer votre réunion avec un ice-breaker
Le ice-breaker (littéralement “brise-glace”) est un outil idéal pour vos réunions de brainstorming ou de lancement de projet, où la créativité est centrale. Ces petits moments visent à créer de l’interaction entre les participants, et à motiver chacun pour bien démarrer les échanges.
Par exemple, vous pouvez proposer un jeu par groupe de deux, où le duo de participants compte jusqu’à trois, puis doit dire un mot au hasard. Face à ce mot, ils doivent ensuite en trouver un troisième qui a un rapport avec les deux mots précédents. Par exemple, s’ils disent “bureau” et “chaise”, ils peuvent ensuite choisir le mot “meuble”.
Autre exemple d’ice-breaker : chacun partage un élément de sa bucket-list personnelle (soit les choses qu’il rêve de faire dans sa vie). Un moment simple, qui permet de créer de la cohésion et de l’empathie dans le groupe avant d’attaquer les sujets professionnels du moment.
Donner des rôles actifs aux participants
Rien de pire pour un participant que de devoir rester complètement muet et statique pendant une réunion !
Pour palier ce souci, vous pouvez donner à vos participants des rôles spécifiques, tels que :
- Le facilitateur, qui s’assure que chacun reste toujours attentif, et que les discussions collent bien aux objectifs de la réunion
- Le scribe, qui prend des notes et conçoit le compte-rendu final de la réunion
- Le maître des décisions, qui doit dire si une décision doit se prendre de manière individuelle ou collective, qui sera responsable du résultat de telle ou telle action…
- Le maître du temps, qui surveille que les interventions de chacun ne sont pas trop longues
Attention cependant à faire tourner ces rôles de réunion en réunion.
Choisir la technique d’animation du Pecha Kucha
Pecha Kucha signifie “bavardage” en japonais. Il s’agit d’une technique d’animation de réunion qui consiste à maîtriser assez sa parole, pour présenter son idée ou son projet en moins de sept minutes top chrono.
Une technique d’animation de réunion idéale pour plus rapidement entrer dans une phase de discussion en groupe.
Proposer un pitch chronométré au présentateur
Pour débuter chaque présentation ou prise de parole, vous pouvez également demander à la personne concernée de faire un pitch d’une minute maximum.
L’idée : la personne doit présenter les objectifs de son intervention, les points-clés, et les décisions qui devront être prises par la suite en un minimum de temps.
Organiser la réunion en mode “jeu de rôle”
La réunion “jeu de rôle” est parfaite pour une réunion de lancement de projet, par exemple. L’idée est astucieuse : chaque participant joue le rôle d’une personne qui intervient dans le projet : le client, le fournisseur, le commercial, le marketeur…
Cette technique rend ludique le lancement du projet, mais permet aussi d’anticiper les événements à venir, et de prévoir des solutions adaptées.
Utiliser des outils qui dynamisent la réunion
Tableau blanc, carte mentale, post-its, sondages… Voilà autant d’outils qui vous aident à mettre concrètement en avant les idées et avis de chacun. En rendant ostensibles les résultats de vos discussions, chacun se sent ainsi pris en compte dans les décisions finales.
Laisser dix minutes finales pour que chacun s’exprime
Organisez un tour de parole sur les dix minutes qui restent dans votre réunion. Ces dix minutes peuvent paraître peu de chose, mais elles peuvent faire toute la différence, notamment pour les stagiaires, les alternants et les plus juniors qui osent peu parler !
En dix minutes, vous pouvez ainsi débriefer collectivement ce qui s’est dit pendant la réunion, ou bien simplement partager un peu reconnaissance les uns envers les autres.
💡 Et pourquoi ne pas finir en beauté avec un ROTI ? Cette technique vous permet d’évaluer le retour sur le temps investi à la fin d’une réunion ou d’un atelier.
Conclure la réunion de manière très pragmatique
Il est temps de conclure votre réunion ! Pour ce faire, faites un compte-rendu oral de ce qui s’est dit. Vous pourrez ensuite envoyer un compte-rendu écrit pour que chacun garde bien en tête les éléments importants.
Dans ce compte-rendu, déterminez les prochaines étapes à venir dans le projet, et distribuez les rôles de chacun. Prenez aussi le temps de remercier tout le monde, et d’inclure un élément motivant à la fin : des encouragements ou des félicitations ne sont jamais de trop (au contraire 😉) !
Et à l’issue de votre réunion, n’oubliez pas d’utiliser votre logiciel de planning et d’activités pour bien organiser les missions de vos collaborateurs !
