Le grand jour est arrivé ! Vous allez devoir animer une réunion avec plusieurs personnes. Vous avez comme mission de veiller à son bon déroulement afin de conduire vos collègues vers les objectifs définis par cette réunion.
Vous l’avez sûrement déjà constaté, les participants ne sont pas toujours très attentifs à la réunion : lecture et réponse à des mails, passivité, étourdissement ou encore sieste !
C’est une malheureuse vérité... Selon l’Ifop et Wisembly, 32% des cadres se sont déjà endormis en réunion !
Mais alors, quelles sont les erreurs à ne pas faire ? Quelles sont les astuces pour animer une réunion de A à Z d’une main de maître ?
Voici nos conseils !
#1 - Choisissez le bon horaire de réunion
Hé oui, ça commence par là. Pour mettre toutes les chances de votre côté, nous vous conseillons de bien choisir l’horaire de la réunion...
On évite avant tout la réunion entre midi et deux. On le sait tous, quand on a faim nous ne sommes pas des plus productifs ni des plus créatifs ! On va aussi essayer d’éviter la réunion à 14h juste après le déjeuner. C’est une certitude, vos collègues seront en pleine digestion, quoi de mieux pour faire une petite sieste ?
Vous êtes du matin ? Optez pour une réunion dès 9h, à la fraîche ! Si au contraire vous êtes plus en forme l’après-midi, démarrez votre réunion à 15h.
N’oubliez pas de commencer à l’heure 
#2 - Préférez un format court
On a déjà tous eu cette expérience d’une réunion qui dure et qui dure... Des heures et des heures... Ne faites pas la même erreur.
Selon un sondage d’Ifop, le temps d’attention des cadres en réunion est de 52 minutes. Et encore pire, 82% des cadres s’occupent en faisant une autre activité lors de la réunion !
Conclusion ? On choisit un format court & dynamique ! Nous vous conseillons de limiter votre réunion à 1h, préférez même les réunions de 30 minutes.
#3 - Fixez le cadre de la réunion en amont
Pour qu’une réunion se déroule bien il faut tout d’abord bien fixer le cadre de cette dernière. N’hésitez pas à bien communiquer en amont des sujets et des objectifs de la réunion.
L’objectif est de mettre l’ensemble de vos collègues au même niveau d’information. Les participants vont pouvoir arriver avec des pistes de réflexions et vont d’autant plus être investis dans ce travail collaboratif.
Vous avez vous-même déjà des pistes ? N’hésitez plus ! Listez-les dans votre mail d’invitation. Vos collègues arriveront avec des commentaires ou propositions réfléchies.
Et d’ailleurs, qui est invité ? Est-ce que tous vos invités sont susceptibles d’être intéressés par votre réunion ? Faites bien le filtre, seuls les salariés indispensables à la réunion doivent y participer !
#4 - Soignez votre présentation
Bon ok vous n’êtes ni graphiste, ni artiste mais tout de même ! Pour attirer l’attention des participants de votre réunion, il faut rendre votre présentation attrayante et même captivante.
Pour cela voici quelques conseils :
- Ne faites pas des phrases ou des paragraphes trop longs, on évite les monologues
- Pas besoin de 50 slides, optimisez votre contenu et aérez !
- Aux oubliettes les animations toutes les 10 secondes, restez simple
- Ne lésinez pas sur les visuels et les pictos
- Pas de brouillon, votre présentation doit être avant tout claire
- Vous avez un template de power point de votre entreprise ? Appuyez-vous sur cette présentation, les communicants l’ont pensé pour qu’elle soit attirante.
- Le conseil de la rédaction -
Vous animez une réunion de travail ? Mettez l'accent sur la participation de tous vos collègues.
Pour cela, utilisez des outils de travail collaboratifs ! Ça peut aller du simple tableau avec des post-its jusqu’à un outil digital comme Klaxoon. L’objectif ? Faire participer tous les membres de la réunion ! Vous allez ainsi démultiplier l’intelligence collective (et en réveiller certains).
#5 - Mettez-vous dans la peau d’un véritable animateur
Pas de place pour la monotonie, l’ennui et la sieste durant votre réunion ! Pour cela, vous devez vous mettre dans la peau d’un animateur. Oui, votre rôle au sein de la réunion est d’animer les discussions.
Attention, il existe différents styles d’animation qui répondent chacun à des objectifs différents.
Zoom sur deux styles d’animateurs !
- L’animateur directif :
Non ce n’est pas un défaut d’être directif bien au contraire ! Cela peut être très important lorsque que vous avez une information à relayer. Avec ce style d’animation, vous êtes le chef ! Faites d’autant plus attention à la préparation de votre réunion : objectifs, messages clés, anticipation des questions...
Notez que l’animation directive ne laisse pas place aux débats et discussions entre les participants de la réunion.
- L’animateur facilitateur :
Nous sommes à l’opposé de l’animateur directif ! Vous êtes dans l’optique d’être créatif, de faire émerger de nouvelles idées ou de répondre à une problématique ? Ce style est donc fait pour vous. L’idée du facilitateur est de laisser libre cours à l’expression de tous les participants de la réunion.
Votre rôle en tant qu’animateur facilitateur ? Inspirer les échanges et les débats. Veillez tout de même à recentrer les discussions si elles partent trop loin de votre objectif ! Vous gardez le contrôle discrètement 
Et vous savez quoi ? Vous pouvez vous-même créer votre propre style d’animation ! N’hésitez pas à organiser et à animer vos réunions comme cela vous ressemble. Gardez une oreille attentive aux commentaires et retours de vos collègues suite à vos réunions. Vous serez ainsi en perpétuelle progression !
Pour vous aider à garantir le bien-être et la motivation de vos collaborateurs, découvrez notre guide pratique pour (re)motiver vos équipes !
Nous le savons, un salarié heureux est un salarié motivé et performant (et qui ne s'endort pas en réunion) !
