À vous qui devez animer des réunions d’équipe, redoutez-vous ce moment ? Ces manifestations vous sont-elles familières : insomnies, mains moites, rougissements et transpiration, difficultés à trouver les bons mots, stress avant et pendant la réunion ?
Tout ça est très désagréable, n’est-ce pas ?
Et si nous vous disions que nous avons identifié des astuces pour transformer l’animation de réunion en un moment que vous maitrisez et dans lequel vous vous sentez à l’aise ? Seriez-vous preneur ?
C’est le moment où vous hochez la tête en guise de « oui »
Alors, c’est parti !
#1 - Préparer en amont le sujet et communiquer l’ordre du jour
Ça ne vous surprendra pas, mais le « j’improviserai le moment venu » n’est pas une bonne idée ! Les mots d’ordre sont : organisation et préparation.
La première chose à faire est de définir le sujet et le déroulé de la réunion. Réfléchissez aux points suivants :
- Quel est le but de cette réunion ?
- Quel est le sujet/thème ?
- Quel message voulez-vous que l’on retienne ?
- Quels points vous semblent essentiels à aborder et en lien avec le sujet ?
- Comment structurer votre réunion ?
- Allez-vous utiliser des supports et si oui lesquels ?
En définissant en amont le déroulé de votre réunion (le fond et la forme), vous réduisez votre stress. Cette étape vous procurera également une sensation de maîtrise. C’est testé et approuvé.
Aussi, pensez à communiquer l’ordre du jour de votre réunion à l’avance pour éviter les commentaires comme « encore une réunion, mais pourquoi ? ».
Enfin, nous vous conseillons d'aller en salle de réunion 15 minutes avant (et du coup, pensez bien à la réserver avant l'heure-même de la réunion), le temps de brancher votre ordinateur, de lancer votre présentation sur les écrans (d'autant plus qu'il y a souvent des "problèmes technologiques" pour démarrer qui peuvent ajouter une couche de stress) et de vous familiariser avec la salle.
#2 - Rappeler « les règles du jeu »
Cette astuce vous aidera à avoir une posture fédératrice. Avant d’entrer dans le vif du sujet, prenez deux minutes pour rappeler à votre équipe les points suivants :
1/ Pourquoi cette réunion ?
Précisez à nouveau le thème et l’objectif. Même si les participants ont été informés en amont, cela permet de faire la césure avec ce qu’ils faisaient avant et de ramener leur attention et leur concentration sur l’objet de la réunion.
2/ Le déroulé de la réunion
Ce qui est source de stress pour vous et votre équipe est le temps. Personne n’aime les réunions qui s’éternisent. C’est pourquoi on vous suggère de rappeler le timing. Aussi, expliquez comment va se dérouler la réunion.
Par exemple, faites votre présentation dans une première partie et mentionnez que le moment « des questions/réponses » se fera à la fin. Ou alors, si votre équipe doit prendre la parole pour communiquer sur l’avancée d’un projet, des chiffres, évoquer une problématique, définissez un ordre de parole ainsi qu’un temps !
#3 - Utiliser des phrases courtes et simples
Vous avez sûrement déjà fait l’expérience : vous assistiez à une formation, un séminaire ou bien à une réunion, et l’intervenant utilisait des phrases à rallonge avec des termes compliqués. Au bout de combien de minutes avez-vous décroché ? Probablement moins de 5 minutes !
Écouter quelqu’un parler demande un effort de concentration. Mieux vaut faciliter l’exercice en communiquant avec des phrases courtes et simples. Puis, allez à l’essentiel. C’est le meilleur moyen pour faire passer votre message et ne pas vous mêler les pinceaux.
Utilisez également un support, je pense notamment à une présentation Powerpoint. Mais là, attention ! L’idée n’est pas d’écrire toutes les phrases que vous prononcerez (ne rigolez pas, on a tous déjà vu cette slide pleine de texte à craquer… et illisible au possible !) mais bien d’illustrer schématiquement avec des images ou avec quelques mots savamment parsemés.
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#4 - Respirer et marquer des temps de pause
Toujours dans l’idée d’avoir une communication fluide et impactante, n’hésitez pas à marquer des temps de pause dans votre discours. Pas besoin de 3 minutes, quelques secondes suffisent pour reprendre votre souffle et le fil de votre exposé.
La respiration est aussi un bon moyen de détendre votre corps et d'asseoir votre voix. La prosodie (qui traduit la musicalité de votre voix et de vos énoncés, et rend les émotions et les intentions plus intelligibles à vos interlocuteurs) permet d’apporter à votre discours une teneur convaincante !
#5 - Ice breaker
Si la réunion s’y prête, nous vous invitons à trouver un petit “ice breaker”, c'est-à-dire une petite intro pour détendre l’atmosphère et lancer le sujet. Cela peut être un tour de table pour inviter chacun à exprimer comment il se sent, ou être un mini quiz… L’idée étant de créer du lien avant de rentrer dans le vif du sujet.
#6 - Oser dire « je ne sais pas »
Nous n’avons pas toujours réponse à tout. Il est donc temps de casser cette idée reçue qui ne fait qu’accentuer votre stress. Quand un collaborateur vous pose une question dont vous n’avez pas la réponse, ne cherchez pas une parade et dites que vous ne savez pas. Vous pourrez vous renseigner et apporter une réponse plus tard (ou pas si vous n’en avez pas, car ça peut arriver).
Dire la vérité est un gage de confiance. Cela montre que vous êtes honnête et votre équipe l’appréciera.
Vous voilà équipé pour animer vos prochaines réunions avec plus d’aisance ! Et si vous voulez aller plus loin, jetez un œil à nos formations soft skills !
