Environ 100 000 salariés partent à la retraite chaque année. Le départ peut être source de stress, dû à une désorganisation, ou à un accroissement de la charge de travail : un offboarding maîtrisé permet de réduire ces risques. Afin d’optimiser l’expérience collaborateur, la communication interne sur cet événement doit être gérée précisément. Pour le salarié concerné, ses collègues ou même son manager. Voici nos meilleurs conseils.
Planifier la communication interne
Un départ à la retraite ne s’improvise pas. Le collaborateur doit vous prévenir plusieurs semaines à l’avance. Vous disposez de suffisamment de temps pour planifier correctement l’événement. Cela passe par la constitution d’un calendrier de communication. Il peut constituer une trame pour tous les départs à la retraite, en laissant une marge de personnalisation. Parmi les informations à diffuser, les plus importantes sont les suivantes :
- La date du départ.
- Le successeur, le cas échéant.
- Les étapes de transmission de compétences.
- Le support administratif mis en place.
- La reconnaissance de l’expertise du salarié par l’employeur.
Il existe différents outils de communication interne pour notifier les messages liés à un départ à la retraite. Cela peut être par un mail interne, par une réunion d’équipe ou via la newsletter de l’entreprise.
Communiquer avec transparence et empathie
Il est important d’adopter une posture positive et transparente. Les équipes concernées sont à informer en priorité. Pour elles, le départ est synonyme de changement dans l’organisation.
Pour le reste de l’entreprise, il est préférable d’adapter son message en fonction des services et du contexte organisationnel. Pour certains, il est juste nécessaire d’informer du départ de l’entreprise. Pour d’autres, un plan d’action visant à remplacer le futur retraité peut être fourni afin d’éviter la désorganisation.
Dans votre communication interne, n’oubliez jamais de valoriser l’expérience et les contributions du salarié partant. C’est la preuve de la considération accordée par l’employeur à ses collaborateurs.
Organiser des événements fédérateurs
Un départ à la retraite est l’occasion d’organiser des événements fédérateurs :
- Un pot de départ.
- Un déjeuner d’équipe.
- Une rencontre informelle afin de partager l’expérience du futur retraité.
Au-delà du symbole, ces rendez-vous favorisent l’esprit d’équipe, le knowledge management, la culture d’entreprise. Pour l’employeur, c’est un signe fort de la reconnaissance portée à ses collaborateurs. Cela montre sa considération pour le savoir-faire et les compétences acquises au cours de toute la carrière.
Les événements organisés pour un départ à la retraite sont un levier efficace pour fédérer les employés, les fidéliser.
Quels outils utiliser pour annoncer efficacement un départ en interne ?
Vous avez à votre disposition plusieurs outils pour communiquer sur le départ à la retraite.
Une réunion d’équipe permet d’informer, mais surtout de rassurer les collègues les plus proches. Le départ peut compromettre la dynamique ou la stabilité en place. Lors de ce rendez-vous, le manager peut fournir toutes les informations dont il dispose et répondre aux questions. Il est important de préparer la réunion afin de pouvoir fournir des réponses précises : remplaçant, transmission des compétences, changement d’organisation, promotion, etc.
Dans le but de réaliser une communication plus large, il est possible de se tourner vers :
- La newsletter interne : elle peut contenir une rubrique sur les départs, peu importe leur cause. C’est une occasion pour l’employeur de présenter ces événements sous un jour positif.
- L’email personnalisé : il permet de réaliser une communication efficace auprès de tous les salariés impactés, même dans une logique de communication interne à distance.
- L’intranet de l’entreprise : l’outil peut servir à créer un fil de conversation sur le sujet du départ à la retraite.
- La vidéo de remerciement : c’est un média original pour transmettre la gratitude de l’employeur au futur retraité.
Comment gérer la communication si le départ à la retraite génère des tensions internes ?
Un départ à la retraite peut être source de tension s’il est mal préparé, faute de communication transversale claire. Il est conseillé de communiquer de manière transparente et d’anticiper les changements à venir. Si nécessaire, il est possible d’organiser des échanges individuels entre le manager et les salariés. En cas de conflit ouvert, n’hésitez pas à impliquer une tierce personne : référent RH ou médiateur externe.
💡 Organisez la communication interne et recueillez les feedbacks pour valoriser l’expérience du futur retraité et renforcer la culture d’entreprise.
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Les trois points clés à retenir :
- La communication interne permet de rassurer les salariés lors d’un départ à la retraite.
- C’est un moyen de renforcer l’engagement des salariés en montrant la reconnaissance de l’employeur.
- Plusieurs outils peuvent être utilisés pour personnaliser la communication interne en fonction du contexte du départ à la retraite.
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