La démission d’un collaborateur est toujours un bouleversement pour un service. Le manager doit répartir la charge de travail, retrouver un nouveau talent et gérer les questionnements des collègues. Il est pourtant possible de transformer ce moment tendu en une opportunité de renforcer l’équipe en place. Pour cela, une bonne communication est incontournable.
Les quatre étapes pour bien annoncer une démission à son équipe
Afin d’annoncer habilement la démission d’un collaborateur, il est important de suivre ces quatre étapes.
Étape 1 : Choisir le bon moment et le bon canal
Lorsqu’un salarié démissionne, les rumeurs circulent rapidement. Il est préférable de faire preuve de réactivité. Ne laissez pas les collaborateurs discuter entre eux sans avoir des informations véridiques sur l’évènement.
Attendez toutefois d’avoir reçu la preuve officielle de la démission, c’est-à-dire un courrier daté et signé du salarié. Une fois la notification reçue, ne tardez plus :
- Vous conservez le contrôle de l’information.
- Vous limitez les malentendus, les conflits, les inquiétudes.
- Vous augmentez vos chances de réaliser un recrutement en interne.
Choisir le bon moment et le bon canal est essentiel. Cela dépend du contexte de votre entreprise et du poste occupé par le salarié démissionnaire. Pour le manager, réaliser un point d’équipe est souvent intéressant pour informer d’abord les collègues les plus proches et lancer un offboarding serein. Ensuite, il est possible d’utiliser un message par e-mail ou de réaliser une réunion d’information.
Étape 2 : Adopter un ton clair et professionnel
Une démission n’est pas uniquement un évènement négatif pour l’entreprise. Valoriser le parcours du salarié envoie un signal fort :
- L’employeur montre son respect pour les décisions de ses salariés. Il adopte une politique humaine et bienveillante. C’est un levier efficace pour renforcer une culture d’entreprise forte.
- Le travailleur démissionnaire devient un ambassadeur de l’entreprise à l’extérieur.
- Les chances de réaliser un recrutement boomerang sont augmentées.
La communication sur la démission doit se faire en des termes positifs, clairs et professionnels. L’objectif est de valoriser le parcours professionnel sans entrer dans les détails. N’oubliez pas de rassurer les collaborateurs en place. L’employeur doit conserver le contrôle de la situation pour éviter la désorganisation et les surcharges de travail.
Étape 3 : Gérer les réactions de l’équipe
Une démission n’est pas forcément comprise par les membres de l’équipe. Il faut pouvoir expliquer la décision du salarié de manière décomplexée. Le manager peut proposer au démissionnaire d’expliquer son choix aux membres du service. Il doit se préparer à gérer les émotions de chacun dans l’écoute et la bienveillance.
Étape 4 : Organiser la suite de manière transparente
Annoncer la démission n’est pas suffisant. Il faut aussi communiquer un plan d’action aux collaborateurs. C’est la meilleure manière de les rassurer, surtout s’ils perdent un collègue senior ou avec des compétences précieuses.
L’équipe doit recevoir des informations sur le recrutement envisagé ou sur la possible restructuration du service. De cette manière, le manager évite la démotivation et maintient la dynamique du service.
De leur côté, l’équipe RH et le manager doivent planifier une passation pour garantir une gestion des compétences efficace. Lorsque c’est possible, il est intéressant de prévoir une période où le salarié démissionnaire forme son remplaçant.
Est-il recommandé d’informer toute l’équipe du départ d’un collaborateur ?
Il est fortement recommandé de fournir une communication claire et transparente à tous les membres de l’équipe du salarié démissionnaire. Communiquer librement renforce la confiance et la cohésion. Toute l’équipe fait face ensemble et stimule l’engagement collaborateur.
Il est possible de varier les niveaux d’informations en fonction du poste occupé, du contexte du départ ou de la politique de l’entreprise.
Comment communiquer dans le cas d’un départ conflictuel ou non anticipé ?
La démission peut avoir lieu dans un contexte conflictuel. Le collaborateur part, car il n’est pas d’accord avec la stratégie de l’entreprise ou les décisions de son manager. Les membres de l’équipe du salarié ont certainement une connaissance parcellaire des causes de la démission. Il vaut mieux appliquer une gestion des conflits transparente.
- Rester factuel : seules les informations objectives et véridiques ont leur place dans la communication de l’entreprise.
- Assurer la confidentialité des soucis du collaborateur : les conflits professionnels sont souvent personnels. Ils n’ont pas à impacter le travail de l’équipe.
- Rassurer l’équipe sur la stabilité de l’organisation : malgré les difficultés, le manager doit assurer l’équilibre de son service.
Qui est la personne la plus légitime pour faire cette annonce ?
Le manager direct du salarié démissionnaire est le plus légitime pour annoncer la situation à son équipe. Pour garantir la cohérence du message tout en conservant l’autorité hiérarchique, il est intéressant de le faire en coordination avec l’équipe RH.
La communication de la démission par un membre de la direction peut diminuer la clarté du message et inquiéter les salariés sur la gravité de la situation.
Comment préparer les réponses aux questions ?
Une démission est susceptible de faire apparaitre un certain nombre d’interrogations au sein de l’équipe. Par exemple, les collaborateurs peuvent s’interroger sur la continuité du projet, le possible remplacement, l’organisation après le départ du salarié.
Afin de fournir des informations cohérentes, il est conseillé d’identifier les sujets sensibles et de préparer une réponse synthétique dans le but de faciliter la communication du manager. En cas de question imprévue, ce dernier peut proposer de faire le relais avec l’équipe RH
🎯Accompagnez la démission avec professionnalisme et écoute afin d’assurer un départ serein et respectueux pour toutes les parties :
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Les trois points clés à retenir :
- Une démission présente le risque de désorganiser un service et de désengager les salariés.
- Il est essentiel de communiquer efficacement sur cet évènement afin de limiter les désagréments.
- Le manager est l’acteur central pour annoncer une démission à son équipe.
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