Lorsque les effectifs augmentent, la gestion des congés devient une tâche laborieuse pour les managers et les RH. Passer à une solution digitalisée est alors incontournable. Découvrez 7 avantages à digitaliser votre gestion des congés payés.
1/ Maintenir le bon fonctionnement de l’activité
Pour garantir la continuité de l’activité, le manager doit organiser les plannings en fonction des disponibilités et des temps de travail des collaborateurs. Lorsque l’équipe grandit et que le responsable n’a qu’un tableau Excel ou une feuille papier pour gérer les congés, le risque d’erreurs se multiplie. Prenons un exemple.
➡️ Vous avez accordé deux jours de congés le lundi et le mardi à Romain. Or, lorsque vous avez planifié la semaine, cette information vous est sortie de la tête, car vous lui avez accepté sa demande de congés entre deux réunions. Résultat : le lundi, vous êtes en sous-effectif. Vous devez trouver dans l’urgence une solution pour garantir la continuité et le bon fonctionnement du service.
Avec un logiciel digitalisé, vous avez accès au planning des congés de votre équipe en quelques clics. Vous êtes notifié de chaque demande de congés et vous pouvez voir en un coup d'oeil qui est absent et à quelles dates. Ainsi, aucun risque d’oubli, vous planifiez l’activité en fonction des absences déjà prévues.
2/ Une meilleure visibilité sur les absences
Vous souhaitez avoir une vue d’ensemble des congés payés pris par l’ensemble de votre équipe ? Vous aimeriez connaître le solde de congés restants d’un collaborateur ? Ou avoir accès aux prochaines dates de congés estivales de vos salariés ?
Avec un logiciel digitalisé, c’est possible ! Vous consultez en temps réel le solde de congés payés des employés. La gestion des congés de votre équipe est simplifiée ce qui vous permet une meilleure organisation des plannings.
3/ Un gain de temps dans la gestion des plannings et la paie
Avec un logiciel comme un SIRH, le manager gagne du temps dans la gestion des congés et des plannings. Concrètement, le salarié choisit ses dates de congés et soumet sa demande au manager. Ce dernier reçoit une notification instantanée. Il peut ainsi l’accepter ou la refuser en un clic.
De plus, avec un SIRH tout-en-un, votre logiciel de gestion des congés est directement connecté au logiciel de gestion des plannings. Les dates de congés de vos collaborateurs apparaissent sur le planning. Un avantage qui vous fera doublement gagner du temps et vous offrira une meilleure visibilité.
4/ Concilier vie pro/vie perso
Avoir un bon équilibre vie privée/vie professionnelle est l’une des principales préoccupations des salariés (baromètre JLL d’avril 2022). Mais comment organiser ses vacances d’été à l’autre bout du pays lorsque le manager met plusieurs semaines à accepter ou à refuser la demande de congés ? Comment avoir de la visibilité sur ses prochaines vacances si l’on ne connaît pas son solde de congés payés ?
Un logiciel de congés digitalisé offre aux salariés la possibilité de prévoir leurs vacances en quelques clics et de consulter leur solde en temps réel. Ils peuvent ainsi organiser plus simplement et à l’avance leur vie personnelle.
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5/ Renforcer le bien-être et l’engagement des collaborateurs
Un logiciel SIRH tout-en-un garantit une meilleure prise en compte des congés et des disponibilités des salariés. Ainsi, vous évitez des erreurs de plannings et des situations inconfortables entre managers et collaborateurs lorsque, par exemple, le salarié a envoyé une demande de congés par mail il y a 3 semaines et que son N+1 a oublié d’y répondre.
Lorsque la gestion des congés est fluide et rapide, cela renforce de facto le bien-être et l’engagement des équipes.
6/ Un gain de temps dans la gestion de la paie
Le logiciel de congés peut être connecté à l’interface de votre logiciel de paie. Les données relatives aux congés sont donc automatiquement exportées vers la paie en fin de mois. Côté managers, cela évite de multiplier les reports des éléments d’absences au service paie.
Et du côté des RH, vous n'avez plus à courir après les responsables d’équipe pour recevoir les informations relatives aux congés. La paie est alors préparée en quelques clics. C’est un gain de temps pour accomplir des missions à plus forte valeur ajoutée !
7/ Garantir une paie fiable et conforme à la loi
Le logiciel de congés est paramétré en fonction des obligations législatives et conventionnelles applicables au sein de votre entreprise. Pour rappel, le Code du travail oblige l’employeur à accorder 5 semaines de congés payés par an aux salariés avec un minimum de 12 jours de congés consécutifs entre le 1er mai et le 31 octobre. Ainsi, vous êtes assuré d’être en conformité sur le plan légal.
De même, l’accès en temps réel aux compteurs de congés et la connexion entre le logiciel de paie et le logiciel de congés que propose un SIRH tout-en-un offrent une double sécurité. Vous n’avez plus de raison d’avoir peur d’un oubli ou d’une erreur !
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