Quand vous pensez « télétravail », vous imaginez votre manager pendu au téléphone pour vérifier qui travaille et qui est absent ? Vos collaborateurs isolés entre quatre murs sans le moindre contact humain ? Ou bien un brouillard épais qui vous empêche d’avoir de la visibilité sur les projets en cours ?
Si c’est le cas, rassurez-vous, ces scénarios peuvent être évités. Il existe une armada d’outils pour que le télétravail se passe dans les meilleures conditions.
On fait le point sur 6 outils qui vous permettront de pérenniser le télétravail dans votre entreprise.
1/Un espace partagé en ligne pour les documents du quotidien
Si vos salariés travaillent à distance, vous aurez besoin de leur donner l’accès aux documents d’entreprise. Et pour ça, l’intranet ou un logiciel RH fera très bien l’affaire.
Grâce à cet espace, vous pourrez centraliser et partager l’ensemble de vos documents d’entreprise tels que le règlement intérieur, la charte de télétravail, le livret d’accueil, la BDES, l’annuaire des collaborateurs pour que vos salariés puissent contacter leurs collègues.
Aussi, vous pourrez y stocker vos modèles de documents comme le brief ou le détail de votre offre afin que chacun de vos salariés puisse faire sa présentation client depuis chez lui.
2/Un réseau social d’entreprise et/ou un outil de communication interne
Maintenir le lien et la communication à distance est essentiel pour la cohésion d’équipe et le bien-être des collaborateurs !
Un outil de communication interne favorise l’échange de manière informelle comme on le ferait à la machine à café. Avec cet outil, vous pourrez partager et suivre l’actualité de l’entreprise (un nouveau partenariat par exemple), communiquer les bonnes nouvelles (une année productive, une naissance) ou souhaiter la bienvenue à un nouvel arrivant avec une vidéo de présentation de sa nouvelle équipe.
Quelle que soit l’occasion, n’oubliez jamais que vos collaborateurs ont besoin d’entretenir des liens et des relations pour être épanouis et motivés. C’est aussi nécessaire pour créer un sentiment d’appartenance.
3/Un outil de gestion des absences
Une absence oubliée et le service doit se réorganiser dans l’urgence. Une absence non saisie et c’est la feuille de paie qu’il va falloir corriger. En télétravail, c’est plus difficile de savoir qui est absent. Il vous faut donc un outil de gestion des absences à distance !
Cet outil facilitera grandement la vie de vos managers également. En effet, en seulement quelques clics, l’outil permet de suivre et de valider les demandes d’absences. Votre manager ne perdra plus de temps et vous éviterez des erreurs de fiches de paie.
4/Un outil de suivi des temps et des projets
Absence, temps de présence, heures supplémentaires, on en revient à la même chose : suivre les temps de travail à distance est difficile. Avec un outil de suivi des temps, vous, vos managers et vos collaborateurs suivent les temps de travail et ce, depuis n’importe quel endroit !
Et ça va même plus loin. Avec un tel outil (plus poussé que les solutions de pointage gratuites), vos managers et salariés peuvent suivre le temps passé par projet. Ainsi, si un membre de l’équipe avance vite et bien sur un projet, le manager pourra lui attribuer d’autres tâches (même à distance). Si à l’inverse un collaborateur passe plus d’heures qu’il ne faut sur un projet, une action pour l’aider pourra être mise en place.
5/Une application visio/une messagerie interne
On ne vous les présente plus, vous connaissez sûrement Zoom, Teams, Google Meet et compagnie depuis que la crise Covid-19 nous a contraints au télétravail. Comment aurait-on fait sans ces applications de visioconférence pour poursuivre nos réunions et autres échanges ?!
Même chose pour les outils de messagerie internes tels que Slack, Skype, etc. Grâce à ces outils, vos collaborateurs travaillent physiquement seuls, mais sans jamais avoir l’impression d’être seuls ! Que ce soit pour programmer des e-cafés, pour demander des informations, bavarder, faire connaissance avec une nouvelle recrue, ces outils contribuent à maintenir le lien, la cohésion d’équipe et la motivation.
6/Des outils pour mesurer le bien-être
Le télétravail n’est pas sans risques : isolement, surcharge de travail… En travaillant à distance, ce n’est plus aussi facile pour vos managers d’évaluer le moral des troupes.
C’est pourquoi il est primordial de sonder de manière anonyme vos collaborateurs de façon à ce qu’ils puissent exprimer leur humeur. Comment se sentent-ils ? Quelles difficultés rencontrent-ils en télétravail ?
Avec des sondages et outils de feedback, le manager saura si son équipe va bien. Vous pourrez aussi suivre et mesurer l’engagement. Si besoin, vous agirez en ouvrant le dialogue avec des entretiens informels et vous mettrez en place des actions correctives.
Nous en sommes convaincus, l’avenir du travail sera hybride et le télétravail a de nombreux avantages à offrir aussi bien pour vos salariés que pour vous RH et direction. Avec de bons outils, pérenniser le télétravail est possible et à la portée de tous.
Si vous êtes décidé à mettre en place le télétravail au sein de votre entreprise, mais que vous ne passez pas à l’action parce que la tâche vous semble être une montagne à gravir, on a ce qu’il vous faut !
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