Proposer une bonne expérience collaborateur est aujourd’hui la priorité de nombreuses entreprises. Pour l’améliorer, le digital se présente comme une solution efficace. Pour quelles raisons ? On vous explique.
L’expérience collaborateur : en quoi est-ce important ?
Qu’est-ce que l’expérience collaborateur ?
L’expérience collaborateur se définit par l’ensemble des interactions, ressentis et expériences vécus par un collaborateur tout au long de sa vie dans l’entreprise : de son intégration à son départ en passant par son développement professionnel.
Dès lors, l’expérience collaborateur est une notion interconnectée avec celle d'engagement. Plus l’expérience collaborateur sera positive, plus l’engagement sera durable et solide.
Quels sont les enjeux de l’expérience collaborateur ?
Pour les salariés, le travail n’est plus un simple moyen de subvenir à leurs besoins vitaux (se loger, se nourrir, se soigner). Il doit être aussi vecteur de sens, de bien-être et d’évolution professionnelle. Ce faisant, l’expérience collaborateur soulève plusieurs enjeux RH :
- L’engagement. Comment donner envie aux employés de s’investir et de s’engager durablement dans leur travail, leur équipe et l’entreprise ?
- L’attractivité. En 2022, 61% des recrutements ont été jugés difficiles par les organisations (enquête Pôle emploi Besoins en main-d’œuvre 2023). Pour renforcer leur attractivité, les entreprises doivent améliorer leur marque employeur.
- La performance. Le baromètre Cornerstone et Féfaur sur la gestion des talents dans les entreprises françaises révèle que « 55% des entreprises interrogées estiment que leur politique de gestion des talents a permis d’augmenter l’engagement des collaborateurs, et de fait, la performance de leur entreprise ».
- La QVT et le bien-être. Selon le baromètre 2022 de JLL, les priorités des salariés français sont la qualité de vie et l’équilibre entre vie pro/vie perso (66%), la santé et le bien-être (59%), un salaire confortable (56%) et la quête de sens au travail (47%).
La notion et les enjeux RH étant posés, en quoi le digital peut-il concrètement améliorer l’expérience collaborateur ?
4 raisons de se tourner vers le digital pour améliorer l’expérience collaborateur
#1- Le digital permet de mesurer simplement le bien-être des collaborateurs
Le moyen le plus rapide et efficace de mesurer le niveau de bien-être et de satisfaction au travail est d’interroger les salariés. Or, quand les effectifs augmentent et/ou que les collaborateurs sont répartis dans différents sites, il n’est pas évident pour les managers et RH d’évaluer le bien-être.
Le digital permet de lever ces freins. Grâce à des sondages anonymes envoyés automatiquement, vous pouvez sonder le bien-être de vos employés de manière occasionnelle (ex : suite à un accident du travail) ou fréquemment (au mois, au trimestre). Aussi, certains logiciels et modules « bien-être » proposent d’orienter les sondages sur des sujets précis : équilibre vie pro/vie perso, télétravail, etc.
Ainsi, vous récoltez des données qui vous permettront d’établir des tendances, de potentiels facteurs explicatifs et d’agir rapidement et efficacement pour améliorer le bien-être des équipes.
#2-Le digital facilite la communication interne
Lorsqu’il existe des problèmes de communication entre salariés, managers et RH, c’est l’expérience collaborateur qui est impactée. C’est le cas par exemple lorsque les équipes n’ont pas accès aux mises à jour de leur planning de travail ou que le manager ne retrouve plus les notes de frais et les dates de congés de ses collaborateurs.
Avec un logiciel de gestion des temps et des absences, un logiciel de planning ou un SIRH tout-en-un, la communication est fluidifiée. Ainsi, un logiciel de gestion des temps et des absences permet de saisir automatiquement les heures de travail et d’absence grâce à un système de pointage. Les managers sont directement alertés et peuvent valider en un clic les feuilles de temps de présence et d’absence.
Même chose avec un logiciel de planning. Les collaborateurs sont alertés en temps réel de leurs horaires de travail et des éventuelles modifications. Ils peuvent également faire une demande d’absence en seulement quelques clics. Le manager reçoit une notification immédiate et valide ou non la demande.
Les malentendus entre salariés et managers sont évités. L’ambiance de travail est plus sereine.
#3-Le digital fait gagner du temps dans la gestion des tâches administratives et RH
Vous courrez après les managers pour récupérer les heures de travail et d’absences ? Quelques erreurs se glissent de temps à autre sur les fiches de paie ? Les notes de frais sont traitées avec retard ? Ces situations ont des répercussions négatives sur l’expérience collaborateur.
Un logiciel de paie et un module digitalisé de gestion des notes de frais vous feront gagner un temps précieux. En effet, avec un logiciel de paie, vous pouvez extraire automatiquement les éléments variables de paie. C’est un gain de temps considérable et un risque d’erreur maîtrisé.
De même, un logiciel de gestion des notes de frais permet aux salariés de photographier leurs justificatifs à l’aide d’une application mobile. Grâce à un système intelligent de reconnaissance des caractères et à une saisie automatique des montants des dépenses, la création d’une note de frais ne prend que quelques minutes. Elle peut être effectuée à tout moment par le salarié et de n’importe où. Vous avez ainsi la garantie de rembourser rapidement vos collaborateurs !
#4-Le digital fluidifie l’intégration des nouveaux collaborateurs
L’intégration est une étape importante dans la vie d’un salarié puisqu’elle constitue le point de départ de l’expérience collaborateur. La digitalisation du processus d’onboarding permet d’automatiser un maximum d’actions, qui en principe, demandent de faire appel à plusieurs services, à gérer plusieurs choses à la fois, et à plonger dans une montagne de paperasses.
Concrètement, un outil digital d’onboarding donne accès à diverses fonctionnalités permettant d’automatiser les tâches RH chronophages (édition du contrat de travail, mail de bienvenue, commande des outils de travail…).
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Pour l’entreprise, la digitalisation du parcours d’intégration permet de rendre le nouveau salarié rapidement opérationnel. C’est aussi un très bon moyen de donner une bonne première impression, qui est, rappelons-le, la première étape pour fidéliser les talents.
Pour les services RH et administratif, la digitalisation a des avantages très intéressants. Elle favorise la transparence et la fiabilité dans la gestion de l’arrivée du nouveau collaborateur, améliore les processus et fait gagner du temps. Aussi, elle facilite votre rôle de chef d’orchestre grâce à une ToDo liste simple, visuelle et collaborative permettant de suivre les tâches de chaque partie prenante.
Enfin, pour le nouveau collaborateur, la digitalisation de l’onboarding permet d’accélérer son intégration au sein des équipes et de gagner du temps dans la prise de fonction. Un processus d’intégration rassure aussi la nouvelle recrue.
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