C’est parti : ce matin, vous êtes motivé, et prêt à gérer les notes de frais que vos collaborateurs vous ont transmises ce mois-ci. Mais, passée la troisième note de frais, malheur : un justificatif manque !
Comment affronter cette situation ô trop connue des responsables RH et chargés de comptabilité ? Découvrez dans cet article comment procéder, les risques inhérents à la perte d’un justificatif de notes de frais, ainsi que les clés pour éviter que la situation ne se reproduise.
Quelles sont les conséquences en cas de perte de justificatifs de notes de frais ?
Dans un premier temps, il est important que vous soyez conscient de l’impact de la perte d’un justificatif de notes de frais pour votre entreprise.
Bien entendu, le plus grand risque que vous courez face à ce souci est un redressement fiscal. En effet, en cas de contrôle de l’URSSAF, toute note de frais non-justifiée peut faire l’objet d’un redressement spécifique.
Mais la perte de ces justificatifs si cruciaux a également des conséquences sur l’organisation de votre entreprise, et l’expérience qu’en font vos collaborateurs :
- Côté RH, vous perdez du temps à courir après ces justificatifs, ou à mettre en place les solutions adaptées (que vous découvrirez dans la suite de cet article)
- Côté salarié, le remboursement prend plus longtemps, nuisant à son expérience collaborateur
Notez cependant qu’il est courant que les politiques de frais professionnels des entreprises comprennent une clause expliquant que les justificatifs originaux des notes de frais aux montants faibles (autour de 40€), ou faisant face à une situation exceptionnelle, ne sont pas obligatoires. A vous de vérifier ce qu’il en est dans votre propre entreprise avec votre pôle finance et la direction !
Que faire si un collaborateur perd un justificatif de notes de frais ?
Mais alors, que faire si vous êtes dans cette situation épineuse ? Pas de panique ! Il existe des solutions pour résoudre ce souci, si courant dans les entreprises de toute taille.
Vous pouvez…
- Soit demander au collaborateur de réclamer un duplicata du justificatif au fournisseur
- Soit faire rédiger au collaborateur une attestation sur l’honneur, explicitant le détail de la note de frais
Si vous choisissez cette deuxième option, bonne nouvelle : Eurécia vous propose un modèle d’attestation sur l’honneur, que vous n’avez plus qu’à personnaliser et à faire remplir à vos collègues. Pratique !
N’hésitez pas non plus à demander au collaborateur un relevé de son compte bancaire ou de la carte personnelle via laquelle il a effectué le paiement. Ce justificatif permet d’apporter la preuve de la date et du montant payé.
Comment éviter ce type de souci ?
Maintenant que vous savez comment résoudre ce problème, vous vous demandez sans doute comment l’éviter ? Après tout, courir après les justificatifs ou les attestations sur l’honneur de vos collaborateurs est chronophage, et vous détourne de missions RH à plus haute valeur ajoutée !
Tout d’abord, la politique de dépenses professionnelles de votre entreprise doit être claire et explicite concernant les justificatifs de notes de frais. N’hésitez pas à régulièrement la rappeler à vos collaborateurs, en vous alignant avec le pôle communication interne, pour qu’ils gardent toujours à l’esprit leurs devoirs face aux dépenses qu’ils engagent.
Veillez également à archiver dès que vous les recevez vos justificatifs, via une méthode d’archivage à valeur probante (numérique si possible, pour plus de fiabilité). Pour rappel, vous devez conserver les justificatifs de notes de frais pendant six ans après la dépense (ils peuvent vous être demandés en cas de contrôle fiscal), sauf si ces derniers sont numérisés.
Enfin, pour réellement éviter de perdre des justificatifs de notes de frais, l’idéal est de vous fier au digital. Plutôt que de gérer le tout via un tableur Excel indigeste, soumis à l’erreur humaine, et des dossiers numériques à organiser, passez par un logiciel de notes de frais.
C’est grâce à ce type de logiciel que vous pouvez…
- Laisser les collaborateurs autonomes dans la présentation de leurs justificatifs : dès qu’ils les ont en main, ils peuvent les scanner (via un mobile, un ordinateur ou une tablette) et vous les envoyer par le logiciel. Un vrai avantage en termes d’expérience collaborateur !
- Bénéficier d’un archivage à valeur probante des justificatifs, sans encombrer les étagères de votre bureau ou les disques durs de votre ordinateur.
- Mettre en place des circuits de validation automatisés de vos notes de frais : grâce à cette automatisation, les remboursements se font plus rapidement, dès lors que les justificatifs sont bien transmis par la plateforme
- Consolider automatiquement les données de ces notes de frais, mais aussi faire des reportings pour votre pôle finance et des exports automatiques pour votre expert-comptable
Alors, prêt à éviter, à vous et vos collaborateurs, des process lourds pour récupérer les justificatifs de vos notes de frais ?
Découvrez le module “notes de frais” du SIRH Eurécia, et assurez une conformité réglementaire exemplaire à votre entreprise !
