Logiciel de gestion des entretiens professionnels : 
structurez les missions et facilitez la coordination

L’entretien professionnel obligatoire est prévu à l’article L 6315-1 du Code du travail. Il concerne tous les salariés :  CDI, CDD, intérimaires, alternants, apprentis, temps partiels ou temps pleins.

Ce rendez-vous est consacré aux « perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d’emploi ». Le manager doit informer son collaborateur sur :

• La validation des acquis de l’expérience (VAE).
• L’activation du compte personnel de formation (CPF).
• Les abondements de l’employeur au CPF afin de financer des formations professionnelles.
• La possibilité de faire appel à un conseil en évolution professionnelle (CEP).

Il n’a pas pour objet d’évaluer le travail du salarié, contrairement à l’entretien annuel.

Cet entretien obligatoire doit se tenir tous les deux ans. Le premier rendez-vous a lieu deux ans après l’entrée dans l’entreprise du collaborateur. Il prend la forme d’une entrevue individuelle entre le manager et le salarié.

Il se tient également à la reprise d’activité faisant suite à un congé maternité, un congé parental, un congé de proche aidant, un congé adoption, un congé sabbatique, un arrêt maladie…

Le rendez-vous doit être formalisé dans un compte-rendu rédigé par le manager. Le salarié doit se voir remettre une copie de ce document.

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel doit dresser le bilan récapitulatif du parcours professionnel du collaborateur. Il s’agit ici de s’assurer de plusieurs éléments : 

• Le salarié a suivi au moins une action de formation.
• Le salarié a acquis des éléments de certification.
• Le salarié a bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le non-respect de l’obligation d’entretien professionnel ou de réalisation d’une action de formation entraine un abondement complémentaire du CPF de l’employé concerné.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, le non-respect des obligations de l’employeur peut se traduire par un contentieux prud’homal et le paiement de dommages-intérêts.

Un des principaux défis dans la gestion des entretiens professionnels est le suivi des entretiens. Le manager et les équipes RH doivent tenir chaque entretien professionnel pour tous les salariés, dans les temps.

La date des rendez-vous varie en fonction de la date d’arrivée du collaborateur ou de ses besoins d’un accompagnement individualisé.

Il est indispensable : un calendrier RH partagé et des alertes automatiques. C’est indispensable pour garantir le respect des obligations de l’employeur, mais également pour fournir une prise en charge de qualité à l’employé.

Un fichier Excel permet de suivre les échéances des entretiens dans une certaine mesure. Pour autant, ils présentent de nombreuses limites :

• Gestion des versions du fichier en cas de partage.
• Accès collectif pour un travail collaboratif.
• Impossibilité de paramétrer des alertes.

Le logiciel de gestion des entretiens professionnels remplace avantageusement les fichiers Excel.

Avec lui, vous pouvez programmer en quelques clics des alertes automatiques pour les entretiens à venir. Pour chaque collaborateur, vous êtes notifié à temps de l’approche d’une échéance. Vous disposez du temps nécessaire pour prévenir le manager, préparer l’entretien et inviter le collaborateur.

À partir du tableau de bord de la solution, vous accédez à un calendrier partagé. Tous les responsables et tous les managers y ont accès. Chacun dispose du même niveau d’information afin de simplifier la collaboration et la communication.

Le logiciel de gestion des entretiens professionnels est un outil RH de planification. Il automatise les tâches récurrentes ; envoi de notification ou d’invitation, réservation d’une salle de réunion, partage des comptes-rendus, recueil des feedbacks.

Il offre un suivi centralisé des entretiens professionnels pour optimiser leur efficacité. Vous disposez facilement de tout l’historique des rendez-vous salarié par salarié.

L’entretien professionnel et l’entretien annuel sont les deux rendez-vous récurrents principalement utilisés par les entreprises. Si ces deux entretiens ont quelques similarités, ils sont pourtant très différents sur de multiples points.

L’entretien annuel est destiné à évaluer la performance passée d’un collaborateur. Il s’agit d’une possibilité pour l’employeur et non d’une obligation légale. Aujourd’hui, c’est une pratique employée par une majorité d’employeurs. La périodicité s’adapte aux besoins des équipes. Elle peut être d’un an, de six mois ou même d’un mois.

Si un entretien annuel est mis en place, tous les salariés doivent en bénéficier sans exception. De plus, il est nécessaire de réaliser une information sur le sujet. Ce peut être fait de manière collective sur un tableau d’affichage ou via une communication interne individuelle (email, par exemple). Une fois la procédure d’entretien annuel actée, le salarié ne peut pas refuser de s’y soumettre. Le rendez-vous fait partie de ses missions professionnelles.

Une convention collective ou un accord d’entreprise peuvent imposer des conditions relatives à ces entretiens.

L’objectif est de formaliser un temps d’échange entre un collaborateur et son manager destiné à évaluer le travail accompli. Souvent, des objectifs sont fixés pour la période à suivre.

L’employeur doit respecter certains critères dans son évaluation : 

• Elle ne doit pas générer de stress au travail.
• Elle doit être précise, objective, vérifiable.
• Les données recueillies doivent l’être dans le respect du RGPD (Règlement général sur la protection des données).

L’entretien professionnel, lui, est destiné à évoquer les perspectives d’évolution, les projets du salarié, les formations à envisager. C’est un rendez-vous obligatoire, encadré par le Code du travail, sur la forme et le fond. Pour l’employeur, c’est un outil moins flexible, mais incontournable.

Les entretiens professionnels sont parfois perçus comme une formalité administrative, sans grande utilité. Pour faire évoluer les avis sur la question, le meilleur moyen est de prouver l’impact de ces rendez-vous sur les conditions de travail ou sur l’activité de l’entreprise.

Grâce au logiciel de gestion des entretiens professionnels, il est possible d’extraire des indicateurs de performance. Ces KPI fournissent des indications sur les bénéfices des entretiens professionnels.

Voici les KPI essentiels pour mesurer l’impact des entretiens :

• Le nombre de formations réalisées suite aux entretiens : via la centralisation des comptes-rendus d’entretien, il est possible de connaitre le nombre de formations réalisées à la suite des échanges obligatoires entre l’employeur et le collaborateur. Si l’indicateur est faible, il est possible de prendre des mesures rapidement afin d’augmenter le chiffre.
• L’évolution des compétences et des responsabilités : les équipes RH disposent de données fiables afin de suivre les responsabilités confiées aux salariés et l’avancement de leurs compétences.
• La mobilisation du CPF ou de la VAE : elle informe sur le nombre de formations suivies ou sur la volonté d’évoluer professionnellement des collaborateurs. C’est un indicateur intéressant afin d’évaluer l’engagement des salariés dans le développement de leurs compétences.

Les entretiens professionnels sont un outil stratégique pour améliorer la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences). En effet, ils permettent de détecter les potentiels, les attentes des collaborateurs dans le but de leur proposer des parcours adaptés à leurs besoins et à ceux de l’entreprise.

La tenue des entretiens professionnels est complexe à organiser. Il faut trouver le bon équilibre entre efficacité, écoute et valorisation.

La préparation des entretiens joue un rôle important dans leur performance. L’objectif est d’individualiser l’exercice, de lui donner une structure adaptée.

Plusieurs outils peuvent faciliter la préparation des entretiens :

• Des guides : ils aident à comprendre les enjeux et les objectifs de l’entretien professionnel. Ces documents peuvent fournir des conseils précieux pour préparer le rendez-vous. Par exemple, ils peuvent guider la réflexion en proposant une liste de questions à se poser. Un guide est utile au manager, comme au collaborateur. Vous pouvez les diffuser en pièce jointe dans le mail d’invitation à l’entretien professionnel. Il est également possible de le laisser en libre accès sur l’interface du logiciel de gestion des entretiens.
• Des trames préremplies : il s’agit d’un cadre à l’entretien. Chaque étape de l’entretien y est précisée. Elles sont intéressantes pour homogénéiser le rendez-vous. Chaque manager utilise le même modèle d'entretien professionnel. Pour les équipes RH, cela simplifie l’analyse des données. Il est ainsi plus facile d’extraire des statistiques. Ces trames aident le manager et le salarié dans leur préparation. C’est un levier d’efficacité.
• Des formations : mener un entretien professionnel est une mission complexe. Il peut être intéressant de former tous les managers à la pratique. De cette façon, vous garantissez la pertinence de l’exercice. La formation peut porter sur la communication ouverte, par exemple. Les formations peuvent être proposées à un collaborateur si les entretiens sont particulièrement stressants pour lui.
• Un accès au CEP : le conseil en évolution professionnelle est un dispositif d’accompagnement à l’établissement d’un projet de carrière. C’est une préparation particulièrement bénéfique pour l’entretien professionnel. Il est possible de le proposer à tous vos collaborateurs. La démarche est gratuite.