Vous envisagez de dire (enfin) adieu à Excel et de digitaliser la gestion des plannings pour gagner du temps ? Pour faire le bon choix de logiciel et réaliser cette transition sereinement, il est nécessaire de se poser les bonnes questions. Les voici.
1/ Quel est le cadre légal applicable dans votre entreprise ?
À quelle convention collective êtes-vous rattaché ? Existe-t-il des accords d’entreprises sur la gestion des temps ? Vos collaborateurs sont-ils annualisés ? Accordez-vous des RTT ? Toutes ces questions d’ordre légal doivent être prises en compte.
🔎 La raison ?
Certains logiciels sont spécialisés et s’adaptent aux spécificités légales de votre secteur d’activité (commerce, restauration, industrie…) tandis que d’autres sont « génériques » et ne proposent pas un niveau de personnalisation aussi poussé. Dans ce cas, vos contraintes légales ne seront donc pas prises en compte ce qui complexifiera l’utilisation de votre outil de planning.
2/ Quelles sont vos contraintes organisationnelles ?
Si vous évoluez dans le commerce, l’organisation de votre activité est segmentée entre différents pôles (caisse, rayon, logistique…). Aussi, l’activité fluctue au cours de l’année (soldes, saisons), vous devez alors organiser les plannings des équipes en conséquence.
Conclusion ?
Mieux vaut faire la liste de vos contraintes organisationnelles de façon à pouvoir identifier clairement vos besoins vis-à-vis du logiciel de planning. Par exemple, si vous fonctionnez en rotation avec des collaborateurs « en service » et d’autres « à l’accueil », il vous faudra un outil simple, intuitif, visible et ergonomique pour effectuer des modifications rapidement et fluidifier la communication avec les équipes.
3/ Quel est votre budget ?
Cela peut sembler évident, pourtant bon nombre d’entreprises procèdent à l’envers. Elles échangent avec les commerciaux et prennent un rendez-vous pour une démonstration sans avoir au préalable défini leur budget. Or, qu’on se le dise, selon le logiciel de planning, le coût peut passer du simple au double. Et même si un logiciel de planning gratuit peut présenter beaucoup d'avantages vous pouvez vite vous retrouver bloqué !
Avant que le prestataire vous présente sa solution et les fonctionnalités qu’elle a à vous offrir, déterminez le budget que vous êtes prêt à investir. C’est à partir de votre budget et des critères les plus importants pour vous que vous ferez le bon choix.
4/ Quelle est votre deadline ?
Mettre en place un logiciel de planning digitalisé ne se fait pas en deux jours. Le mot d’ordre est donc : anticipation. Commencez par fixer une deadline réaliste. Concrètement, à partir de quand aimeriez-vous que votre logiciel de planning soit effectif ?
Une fois le délai défini, nous vous conseillons d’avancer étape par étape. Définissez la première, puis la deuxième et ainsi de suite. Par exemple, pourquoi ne pas commencer par dresser un état des lieux des besoins des managers, des collaborateurs et des RH ? Pour cela, nous vous suggérons de créer un groupe de travail constitué d’un manager, d’un membre de l’équipe RH, d’un collaborateur et d’un salarié du service informatique.
5/ Quel éditeur de logiciel de planning choisir ?
Vos besoins et votre budget sont clairement définis ? Alors, c’est le moment de réaliser votre benchmark. Contactez et rencontrez différents éditeurs de logiciel. L’idée ? Prendre le maximum d’informations pour faire le meilleur choix.
Si la démo de l'outil est une excellente façon de se projeter, soyez attentif à ce qu’aucun point ne soit oublié :
- Le paramétrage. Le logiciel est-il paramétré à partir de vos obligations légales et de vos contraintes organisationnelles ? Quelles manipulations devrez-vous faire pour modifier votre process ? Est-ce à votre portée ?
- L’utilisation de l’outil. Le logiciel de planning est-il simple d’utilisation ? Les collaborateurs peuvent-ils consulter le planning sur mobile ? Comment informer le manager de son indisponibilité ?
- L’assistance. Quelles sont les conditions d’assistance en cas de problème ?
- L’intégration de l’outil. L’éditeur propose-t-il un accompagnement, une formation à la prise en main de l’outil lors de sa mise en place ?
- Le budget. Quel est le rapport qualité/prix ?
Enfin, n’hésitez pas à consulter les avis clients et à échanger avec ces derniers pour enrichir votre réflexion.
Vous avez besoin d'aide afin de choisir votre partenaire RH ? Notre grille comparative des logiciels SIRH va vous faciliter la tâche en vous guidant pas-à-pas dans l'évaluation des différents éditeurs présents sur le marché.
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6/ Comment communiquer auprès des équipes ?
Pour que l’intégration de l’outil soit une réussite, il est primordial d’obtenir l’adhésion des collaborateurs.
Pour cela, nous vous conseillons de communiquer le plus tôt possible sur le projet. Pour vous inspirer, voici quelques bonnes pratiques :
- Programmer des réunions d’information
- Nommer une personne « référente » à qui les salariés pourront s’adresser pour poser leurs questions
- Présenter une démo du logiciel choisi pour que les salariés puissent se projeter et percevoir les bénéfices de la solution
- Organiser des sessions de formation.
En résumé, pour tirer pleinement parti des bénéfices que la digitalisation des plannings horaires a à offrir, il est important de prendre le temps de se poser les bonnes questions.
Maintenant que les bases sont posées, vous êtes prêt à vous lancer ? Fiabilisez votre gestion des plannings horaires et fluidifiez la communication de vos équipes avec le module planning d’Eurécia :
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