3 outils à mettre en place pour optimiser sa gestion des temps

Gérer les temps de travail est une mission qui donne du fil à retordre aux RH. Tout l’enjeu est de trouver le bon outil de façon à être en conformité avec la loi, garantir une paie juste, et améliorer l’organisation et la productivité. Zoom sur 3 outils à mettre en place pour optimiser sa gestion des temps.

Quels sont les enjeux d'une bonne gestion des temps ? 

Pour choisir le bon outil de gestion des temps à déployer au sein de votre entreprise, il est préalablement nécessaire de comprendre l’importance d’une bonne gestion des temps.

Enjeu n°1 : être en conformité avec les obligations légales et garantir une paie juste 

Heures supplémentaires, temps partiel, heures de nuits, astreintes, temps de pause, temps de repos quotidien et hebdomadaire… La réglementation en matière de temps de travail est complexe et s’avère d’autant plus compliquée à gérer lorsque les salariés ne sont pas soumis aux mêmes horaires de travail. Une erreur de paie ou plus largement de la réglementation peut coûter cher : sanction pénale, contentieux prud’hommes.

Enjeu n°2 : améliorer l’organisation du travail

La dimension organisationnelle est un enjeu important d’optimisation de la gestion des temps. Les managers doivent planifier l’activité et les projets en fonction du cadre légal et conventionnel, et des contraintes et spécificités des tâches et projets à mener. Avoir un bon suivi des temps permet de prendre de meilleures décisions sur le plan organisationnel.

Enjeu n°3 : renforcer la productivité

Les risques d’erreurs, les doublons et le temps perdu à chercher les bonnes informations et récolter les éléments variables de la paie sont fréquents. Avec des outils adéquats, les RH et équipes paie gagnent en productivité en se déchargeant notamment des tâches chronophages.

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Quels outils mettre en place pour optimiser sa gestion des temps ? 

Le tableau Excel, la solution qui fonctionne pour les petites PME

Excel est l’outil le plus utilisé en entreprise pour gérer les temps. Avec cette solution, vous avez la possibilité de paramétrer le suivi des temps en fonction de la durée de travail théorique hebdomadaire ou mensuelle de vos collaborateurs. Ces derniers n’ont plus qu’à saisir leurs heures d’arrivée et de sortie, et leurs temps de pause.

Néanmoins, Excel ne convient pas à tout le monde. En règle générale, c’est un outil pertinent dès lors que vous remplissez les conditions suivantes :

• Vous avez un effectif de moins de 20 salariés ;

• Vos collaborateurs ont accès à un ordinateur dans le cadre de leurs fonctions pour saisir leurs temps ;

• Les durées de travail existantes dans votre entreprise sont majoritairement homogènes.

Au quotidien, Excel offre plusieurs avantages, en particulier aux RH qui sont chargés d’assurer le respect de la réglementation et une paie juste :

• Le calcul des durées de travail se fait de manière automatique, ce qui est l’assurance d’un calcul sans erreurs, du moment que les données saisies sont correctes ;

• Un suivi en temps réel si le tableau est partagé en ligne.

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Le logiciel de gestion des temps et des activités (GTA), le plus adapté des outils

Le logiciel de GTA a pour objectif d’optimiser la gestion des temps de travail et de faire l’interface avec la paie. Parmi les fonctionnalités proposées, vous trouverez :

• Le calcul automatique des heures et des heures supplémentaires ;

• Le badgeage virtuel ;

• La gestion des différents types de temps (temps partiel, heures de nuit, forfait jour, etc.) ;

• L’alerte automatique en cas d’anomalies de pointage directement envoyée aux collaborateurs et aux managers et RH.

C’est donc un outil qui présente plusieurs avantages pour les RH, les managers et les salariés :

• Suivre le temps de travail en temps réel. Avec la pointeuse virtuelle disponible sur ordinateur ou smartphone, les salariés qui travaillent en extérieur peuvent saisir leurs heures en direct ;

• Respecter les obligations légales et conventionnelles grâce à un paramétrage personnalisé ;

• Simplifier la collecte des EVP et une paie juste ;

• Intégrer automatiquement des données enregistrées par la pointeuse et les classer par salarié ;

• Optimiser la gestion des activités. Le logiciel de suivi des temps vous permet de suivre l’avancement des projets en matière de temps, de budget, et ainsi repérer les axes d’amélioration.

• Proposer une meilleure expérience utilisateur avec la pointeuse virtuelle : les interfaces intuitives et les fonctionnalités personnalisables des pointeuses virtuelles permettent une meilleure adoption de la part des collaborateurs.

Cependant, pour tirer profit de ces avantages, il est indispensable d’établir un cahier des charges précis et de protéger les données à caractère personnel.  

Le SIRH, la solution la plus complète pour optimiser la gestion des temps

Le SIRH est un outil plus complet qui propose de nombreuses fonctionnalités en plus de la gestion des temps et des activités. Le SIRH permet de connecter le logiciel de paie à l’interface du logiciel planning, et au logiciel de gestion des congés et absences. Les EVP (éléments variables de paie) sont donc automatiquement extraits.

Ainsi, cet outil permet d’aller au-delà de l’optimisation des temps en proposant un suivi de la performance précis, en fluidifiant la communication entre managers, RH et salariés et en vous assurant une conformité légale.

Pour conclure, à partir du moment où votre effectif augmente, que vous gérez des temps de travail hétérogènes, mieux vaut vous équiper d’un logiciel GTA avec pointeuse numérique pour optimiser votre gestion des temps. Et si vous souhaitez centraliser la gestion des temps avec vos autres logiciels de planning, de congés et absences, de recrutement, le SIRH se présente comme la solution la plus pertinente et fiable.

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