Votre entreprise envisage de mettre en place le flex office et vous appréhendez de ne pas être à la hauteur côté management ?
On vous comprend. Le flex office impose quelques changements dans votre façon de manager, et aussi bien la direction que les collaborateurs attendent que vous soyez capable de vous adapter et d’assurer un management de qualité.
Alors, comment manager votre équipe quand vos collaborateurs ne sont plus réunis dans un seul et même espace de travail ? On fait le point sur 5 règles à adopter.
1/ S’équiper de bons outils pour un management digitalisé
Avec le flex office, c’est tout le fonctionnement quotidien de votre service qui est perturbé. Du fait que vos collaborateurs n’ont plus d’espaces de travail attitrés, ils se trouvent dispersés aux quatre coins des locaux de l’entreprise ou en télétravail.
Dès lors, il ne suffit plus de passer le pas de la porte du bureau pour vous rendre compte qu’un membre de votre équipe est absent. Tout comme, vous ne pouvez plus poser une question ou donner une information à la volée à votre équipe après avoir raccroché avec votre plus gros client.
Dans ces conditions, votre management doit se digitaliser. Pour cela, questionnez-vous : de quels outils avez-vous besoin au quotidien pour manager efficacement votre équipe ? Pour suivre les projets et les temps de travail à distance ? Et pour communiquer ?
De la visioconférence pour vos réunions à distance, aux messageries internes pour maintenir le lien et échanger en privé ou en groupe, en passant par un logiciel SIRH pour suivre les temps de présence et d’absence et même l’avancée des projets de vos collaborateurs où qu’ils soient, la liste des outils est longue comme le bras !
Pour faire votre choix, la meilleure solution est d’en discuter collectivement avec votre équipe.
2/ Responsabiliser votre équipe à la gestion des espaces de travail
Qui dit flex office dit liberté des collaborateurs dans le choix de leur espace de travail. Mais rapportées au nombre de salariés dans l’entreprise, l’organisation et la gestion des espaces de travail peuvent vite devenir un casse-tête et entacher le bon fonctionnement de l’entreprise et la performance des équipes.
Les collaborateurs doivent donc faire preuve d’organisation et d’anticipation. Et en tant que manager, c’est à vous de les responsabiliser à cette nouvelle organisation du travail. Pour cela, sensibilisez-les sur la gestion des espaces de travail et ses répercussions. Communiquez clairement les règles définies en matière de réservation d’espaces de travail et montrez l’exemple.
Demandez par exemple à votre équipe d’indiquer pour la semaine suivante les jours où ils vont télétravailler sur le planning. Cela vous permet ainsi qu’à l’équipe de savoir quand programmer des réunions en présentiel ensemble.
Pour vous aider, découvrez notre planning de télétravail sur Excel à télécharger.
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3/ Adopter une posture de manager-coach
Avec le flex office, contrôler en permanence le travail de vos collaborateurs ne sera plus possible. Votre posture de manager devra évoluer vers une posture de coach.
Commencez par donner de l’autonomie et de la confiance à votre équipe. Pour y arriver, cela demande de mobiliser des savoir-être comme l’écoute, l’empathie, l’ouverture d’esprit ou encore la bienveillance. Et si vous avez besoin d’un coup de pouce pour développer vos soft skills, sachez que des formations existent.
4/Créer un climat social favorable à la cohésion
Même si chacun est libre de choisir son espace de travail, maintenez des réunions périodiques hebdomadaires ou mensuelles en présentiel (quand cela est possible). Ces moments sont essentiels pour échanger, sonder le moral de votre équipe, partager des idées ou tout simplement passer un moment de convivialité.
Aussi, n’attendez pas ces réunions pour maintenir la cohésion. Avec un réseau social d’entreprise ou les groupes de discussion à distance, toutes les occasions sont bonnes pour garder le lien : une réussite, une naissance, une nouvelle recrue, etc.
5/ Communiquer clairement
Enfin, pour manager votre équipe en flex office, votre communication doit être la plus claire possible et à tous les niveaux.
Tout d’abord, au niveau du service : quels sont vos objectifs ? Quelles sont les règles de base à respecter pour maintenir le bon fonctionnement du service en flex office ? Quelles sont vos attentes ? D’ailleurs, peut-être est-il judicieux de consigner cela dans un document écrit accessible à distance.
Ensuite, concernant les projets et missions en cours : qui fait quoi ? Quelles sont les priorités ? Le brief est-il clair ? Vos collaborateurs ont-ils accès aux coordonnées du client ? Quels sont leurs interlocuteurs ? Quelles sont les deadlines ? Qui contacter en cas de problème ? Quand faire des points sur l’avancée des projets ?
Plus vous serez clair et concis dans votre communication, plus vos relations de travail seront fluides et vos collaborateurs efficaces.
Là aussi, un outil de gestion et de suivi des projets comme un SIRH et un outil de planification comme Trello peuvent servir votre communication et alléger les sollicitations.
Aussi, si en présentiel vous avez toujours une oreille dans l’open space et que vous vous tenez plus facilement au courant des sujets, à distance l’information peut vite se perdre. N’hésitez donc pas à programmer des entretiens réguliers individuels et d’équipe pour faire le point sur les projets, l’humeur, partager les sujets sensibles.
