Si vous dirigez une PME, la digitalisation RH est susceptible de faire partie de votre stratégie de développement. Elle améliore la productivité et la réactivité de toute l’entreprise. C’est un levier essentiel pour favoriser la fidélisation des collaborateurs. Pour autant, il ne faut pas se précipiter. Digitaliser des process confus et inefficaces revient à numériser le chaos. Sa mise en œuvre demande une préparation précise. Cela permet de réduire les risques financiers et organisationnels liés au projet.
Identifier les forces et faiblesses actuelles
Le premier intérêt de réaliser un diagnostic RH en amont de la digitalisation de votre service RH est de pouvoir identifier les atouts et les failles de votre organisation.
Ce type d’audit interne permet de cartographier les processus et les outils RH en vigueur dans l’entreprise. À sa conclusion, vous disposez d’une liste exhaustive de vos politiques et des outils utilisés.
Cela peut être, par exemple :
- Une politique de notes de frais.
- Un process de demande de congés.
- Un fichier Excel de suivi des absences.
- Un formulaire papier de demande de prêt de matériel.
- Une trame d’entretien annuel sur Word à destination des managers.
Pour obtenir les informations les plus précises possibles et bénéficier d’une vision complète de vos pratiques RH, il est conseillé d’impliquer l’ensemble des collaborateurs. Interrogez les équipes RH, les managers et les membres de chaque service de la PME.
Éviter les doublons et la dispersion d’outils
Le diagnostic RH permet d’éviter les doublons. Grâce à la cartographie de vos process et outils, vous identifiez facilement les éléments redondants.
Avant de commencer votre digitalisation RH, vous pouvez donc rationaliser les pratiques. Vous supprimez les outils inutiles. Vous rassemblez les politiques traitant de sujets similaires. Vous regroupez les process afin d’homogénéiser l’expérience collaborateur.
Grâce à l’audit RH, vous simplifiez la gestion RH. La digitalisation est alors beaucoup plus aisée et fluide. Chaque module ou logiciel vient numériser une pratique concrète et pertinente.
L’objectif du diagnostic RH est d’alléger les coûts financiers et humains. Vous investissez uniquement dans des solutions utiles. Vous limitez le temps passé par vos équipes RH. Elles travaillent uniquement sur la numérisation de pratiques à haute valeur ajoutée pour l’entreprise.
Prioriser les chantiers de digitalisation
Le diagnostic RH aide à identifier les signaux d’alerte liés au climat social. Il met en avant les problématiques auxquelles il est nécessaire d’apporter une solution afin de conserver la croissance de l’entreprise. C’est un indicateur intéressant pour prioriser les chantiers de digitalisation.
La digitalisation RH est un investissement important : consultez le guide de digitalisation RH pour en sécuriser chaque étape. Même si le retour sur investissement est rapide, il n’est pas possible de digitaliser la totalité des missions RH en une seule fois. Elle demande la mise en place d’une stratégie sur le long terme.
Le diagnostic RH permet de cibler les pratiques RH à digitaliser en premier, c’est-à-dire celles dont la simplification est la plus nécessaire.
Sécuriser l’accompagnement au changement
La digitalisation implique des changements importants : une solide conduite du changement est donc nécessaire.
Il est indispensable de communiquer de manière transparente sur les évolutions à venir. Les salariés ont besoin d’un accompagnement adapté afin d’être impliqués dans le projet de digitalisation.
La communication peut se traduire par :
- Des messages d’informations par e-mail ou sur l’intranet de l’entreprise.
- Des formations concises destinées à apprendre à se servir d’un logiciel RH en particulier.
- Le recueil de feedbacks pour suivre l’implémentation des logiciels RH.
Le diagnostic RH est également destiné à comprendre le fonctionnement de la communication interne à un instant T. Il vous permet d’identifier les outils de communication à disposition des RH afin de sélectionner les plus pertinents pour assurer l’adoption des nouveaux outils.
Garantir la cohérence avec la stratégie RH globale
La digitalisation de chaque mission RH doit s’inscrire dans une stratégie globale pour garantir l’efficacité et la pertinence du projet.
Réaliser un diagnostic RH permet d’identifier clairement les besoins de l’entreprise, ses spécificités. Il permet de s’assurer du bon alignement de la digitalisation avec la politique RH générale. Avec ses résultats, vous obtenez un plan d’action de simplification des RH.
Les trois points clés à retenir :
- La digitalisation RH est indispensable au développement des PME.
- Avant de la mettre en œuvre, il est nécessaire de disposer d’une vision claire et fiable des pratiques RH actuelles.
- Le diagnostic RH permet de faire un état des lieux de la gestion des RH dans l’entreprise et de prioriser les missions à digitaliser.
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