La majorité des entreprises ont recours aux notes de frais. Les frais de déplacement, les frais de restauration, d’hébergement, de parking… tout salarié est un jour ou l'autre confronté à une demande de remboursement. Aujourd’hui les dépenses en notes de frais représentent en moyenne 10 % du budget pour une entreprise. Une dépense non négligeable et de plus en plus importante dans un exercice comptable.
L’amour rend aveugle
Imaginez-vous qu’en 2016 une entreprise sur deux gère ses demandes de remboursement de notes de frais uniquement sur support papier !
Et l’amour du papier n’a pas que de bons côtés. En effet, la comptabilisation des frais professionnels de manière manuscrite rend le processus long, fastidieux et représente très souvent une source d’erreurs.
La demande doit être récupérée à la comptabilité ou imprimée. Celle-ci est ensuite remplie tant bien que mal par le collaborateur qui ne doit pas oublier d’agrafer le justificatif et le remettre au service dédié dans les délais.
Une fois la demande sur le bureau de la comptabilité (parmi les 56 autres), vient l’étape de la vérification et de la retranscription sur le fameux fichier Excel dédié. Si le justificatif n’a pas été perdu entre temps, le remboursement peut alors être réalisé dans des délais parfois très longs, allant jusqu’à 30 jours !
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Bien plus qu’une perte de temps
Plus de la moitié des salariés trouvent le processus de remboursement long et décourageant. Certains renoncent carrément à leur remboursement. D’autres profitent du manque de temps et de contrôle de traitement pour gonfler leurs notes de frais.
Au-delà d’une baisse de productivité, un dirigeant risque de perdre la confiance de ses employés.
Une solution : la digitalisation du processus de remboursement
Fort heureusement, il est désormais possible de palier tous ces tracas grâce au numérique. Digitaliser le processus de remboursement permet de gagner en agilité. Il devient accessible à tout moment et partout grâce au mode SaaS. Il est ergonomique car plus simple à renseigner. La démarche est donc plus rapide et donne en sus l’accès à tous les intermédiaires pour permettre le contrôle.
Du côté management, les managers et contrôleurs de gestion peuvent avoir une vision analytique de l’ensemble des frais de leur service. Du côté du personnel, les employés gagnent en autonomie et en transparence. Tout le monde y trouve son compte.
Vous le savez : la digitalisation serait un réel allié dans le traitement des notes de frais de votre entreprise ! Notre logiciel Notes de Frais pourrait bien vous aider ;)
Sources : quotidiendutourisme.com, "Près de la moitié des salariés français consacrent entre 30 minutes et 2 heures par mois à leurs remboursements de frais" - Decision-achats.fr, "50% des salariés doivent attendre près de 11 jours pour le remboursement de leurs notes de frais"
