Gestion des absences et des congés, temps de travail, recrutement, administratif… Pour le bon fonctionnement de l’entreprise, ces diverses activités sont structurées par divers processus RH. De temps à autre (notamment quand les effectifs augmentent), il est nécessaire de les revoir et de les restructurer pour les rendre plus efficients.
Et si l’été était le moment idéal pour s’y mettre ? Découvrez 4 bonnes raisons.
1/ L’été au bureau, une période d’accalmie
Votre activité ralentit pendant la période estivale ? La plupart de vos prestataires et fournisseurs ferment leurs portes ? Les recrutements sont reportés à la rentrée ? Les gros chantiers sont mis en stand-by durant l’été ? Bingo, c’est une période propice pour mettre le nez dans vos process RH.
D’autant plus qu’à tour de rôle les collaborateurs et managers partent en vacances. Les sollicitations quotidiennes se font donc plus rares (normalement), ce qui n’est pas pour vous déplaire. Moins stressé, vous êtes dans de bonnes conditions pour auditer vos process RH. Ce serait dommage de ne pas en profiter, non ?
2/ Anticiper le rush de la rentrée
Tôt ou tard, vous savez que vous devrez revoir vos process RH. Et à bien y réfléchir, vous avez tout intérêt à vous y atteler cet été, parce qu’en septembre l’activité va reprendre sur les chapeaux de roues !
Entre les incendies à éteindre, les gros chantiers RH à poursuivre, les entretiens de fin d’année à préparer et les recrutements à lancer, quand allez-vous trouver du temps pour vos process RH ? En profitant de l’été pour les améliorer, vous gagnerez un temps précieux à la rentrée.
3/ Faire le bilan de l’année écoulée et repartir sur de bonnes bases
Les managers et l’équipe paie ont-ils des difficultés à récupérer les heures de travail et les absences des salariés ? Avez-vous trouvé des erreurs dans les fiches de paie au cours de l’année ? Comment s’est déroulée la campagne d’entretiens annuels ? Ces questions vont vous permettre de dresser le bilan de l’année et de faire le point sur les forces et les faiblesses de vos process RH.
➡️ Prenons l’exemple du recrutement. Vous envisagez de lancer le recrutement d’un collaborateur en septembre pour une intégration en novembre. Or, si autrefois il suffisait de diffuser votre annonce sur Indeed pour trouver votre future recrue, depuis quelques mois ce n’est plus pareil. Vous rencontrez des difficultés à attirer et à recruter des profils qualifiés. Vous êtes donc obligé de passer plus de temps sur l’étape de sourcing, ce qui allonge le processus de recrutement.
Quelle conclusion en tirer ? Peut-être que le brief manager n’est pas complet, que votre annonce manque de personnalisation, que vous n’utilisez pas les bons canaux pour diffuser votre offre ou que les candidats n’ont pas suffisamment d’informations concernant votre entreprise, ce qui pourrait s’arranger avec une page carrière.
4/ Simplifier et automatiser les process RH
On vous l’accorde : analyser vos process RH n’est pas la tâche la plus stimulante. Mais, elle est nécessaire ! En dressant le bilan de l’année, vous aurez une représentation objective des forces et faiblesses de vos process RH. Ainsi, vous serez en mesure de les simplifier et de les automatiser.
➡️ Illustrons cela avec un exemple concret : les notes de frais. Aujourd’hui, les managers et le service comptabilité perdent chaque mois du temps à courir après les justificatifs de frais professionnels. Les collaborateurs sont alors remboursés tardivement. Avec un logiciel de gestion de note de frais comme celui que nous proposons chez Eurécia, ils peuvent économiser jusqu’à 90% de temps.
Concrètement, les collaborateurs n’ont plus à scanner leurs tickets de caisse, puis à les conserver dans leurs archives. À l’aide d’une application mobile, ils photographient leurs justificatifs. Grâce à un système intelligent de reconnaissance des caractères et à une saisie automatique des montants des dépenses, la création d’une note de frais ne prend pas plus de deux minutes. Elle peut être effectuée à tout moment par le salarié et de n’importe où.
Du côté du manager, il lui suffit d’un clic sur l’application pour informer le service comptabilité de sa validation. Ce dernier reçoit des notes de frais homogénéisées, ce qui est plus facile à traiter. Et en cas de contrôle, la numérisation a une valeur probante auprès de tous les organismes de contrôle (URSSAF, Trésor Public, Inspection du travail). Il exporte les données nécessaires en quelques clics et le tour est joué.
Bien plus que les notes de frais, l’automatisation de vos processus RH vous permet de gagner du temps et structurer vos gestions des :
- Congés et absences
- Paie
- Temps et Activités
- Planning
- Entretiens
- Et bien plus !
En résumé, si vous voulez que votre quotidien et celui de vos collaborateurs et managers soient moins chargés, moins stressants, c’est le moment ou jamais de revoir et de structurer vos process RH ! Alors, on se lance ? Découvrez tous les avantages de l’automatisation de vos processus RH par vous-même en testant gratuitement pendant 30 jours notre solution Eurécia :
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